Gdzie i jak uruchomić raporty Crystal Reports w WF-Magu

Jedną z zalet WF-Maga w wersji Prestiż jest jego kreatywność. Zastosowano w nim  środowisko raportujące Crystal Reports, które daje użytkownikowi możliwość samodzielnego budowania wielowymiarowych, hierarchicznych raportów w postaci tabelarycznej lub graficznej. Tylko wariant Prestiż i Prestiż Plus posiada tą funkcjonalność. W praktyce są to opcje tworzone i modyfikowane przez wdrożeniowców i programistów. Tworzą oni dla użytkowników WF-Maga indywidualne wzory faktur (również w obcym języku) dokumentów magazynowych, raportów sprzedażowych, analiz ekonomicznych i wiele innych dokumentów. Niestety są to modyfikacje, które są poza zasięgiem przeciętnego użytkownika. Gdy już jednak dostaniemy gotowy raport, to sami możemy go umieścić w WF-Magu by mógł działać.

Na początku umieszczamy plik raportu (jest to plik z rozszerzeniem rpt) w WF-Magu. Kopiujemy plik i wklejamy go najlepiej do folderu, w którym mamy zainstalowanego WF-Maga (w przypadku pracy wielostanowiskowej w sieci najlepiej umieścić plik na wspólnym zasobie, by każdy miał do niego dostęp). Umieszczamy tam plik i zapamiętujemy jego lokalizację – później się to nam przyda. Resztę ustawień przeprowadzamy w samym programie.

Uruchamiamy Maga i wybieramy z paska menu „administratora” – „definicje” – „raporty”. Wciskamy „Ins” lub ikonkę „dopisz”. W nowym oknie wpisujemy swoja nazwę raportu i wybieramy rodzaj raportu (najczęściej będzie to opcja utworzenia raportu za pomocą programu Crystal Reports). Przy „pliku definicji” wskazujemy miejsce, gdzie skopiowaliśmy nasz raport (jak poniżej). Jeśli nie musimy określać parametrów raportu to nasze zadanie jest ukończone. Dajemy zapisz i tyle.

 Musimy również wskazać miejsce wywołania raportu (fot. poniżej). Oznaczenie go spowoduje, że nasz raport będzie podpięty i zadziała w konkretnym miejscu, np. przy tworzeniu FV, PZ, WZ itd.

Ważną rzeczą, którą należy zrobić na końcu to udostępnić te raporty, gdyż domyślnie są wyłączone nawet dla administratora. Jeśli to zrobimy to możemy przetestować nasz raport.

Pamiętajmy, że sam raport zawsze jest projektowany pod konkretną firmę i jej bazę, więc nie sposób coś zepsuć.

Wprowadzenie kodu aktywacyjnego do WF-Maga, WF-Fakira, WF-Kapera czy WF-Ganga

Aktywacja programu to proces dwuetapowy. Zarówno w WF-Magu, w WF-Gangu, WF-Fakirze czy w WF-Kaperze przebiega tak samo. Pierwszy etap polega na wygenerowaniu pliku z zamówieniem kodu aktywacyjnego lub jego wydrukowaniu. Posłuży on do uzyskania kodu, który uaktywni naszą aplikację. Drugi etap to właśnie wprowadzenie go do programu. Jeśli dostaniemy już oczekiwany kod to możemy go sami umieścić w programie. Będziemy musieli to zrobić w przypadku np. zmiany wariantu programu na wyższy, po dokonaniu aktualizacji, zmiany liczby stanowisk czy po przeinstalowaniu systemu operacyjnego.

Cała procedura wygląda następująco: uruchamiamy WF-Maga i w okienku z logowaniem klikamy „administracja licencją i bazami danych”. Wybieramy nazwę naszego serwera i logujemy się do niego. Gdy już otworzy się okienko administratora wybieramy zakładkę „licencje”. Po prawej stronie mamy wprowadzenie kodu aktywacyjnego i uruchamiamy tą opcję. Pojawi się okno z pustym miejscem na wpisanie kodu, które uzupełniamy. Gdy już wpiszemy nasz kod (cyfrowo-literowy) klikamy „aktywuj”, po czym wyskakuje informacja o potwierdzeniu naszej licencji, wariantu programu i liczby stanowisk. Po potwierdzeniu tego mamy wszystko gotowe. Zamykamy wszystkie okna i możemy się już logować i pracować. Jak widać można to zrobić szybko i bez pomocy specjalistów.

Trochę inaczej wygląda aktywacja programów DOS. W tych programach wprowadzamy kod po otwarciu programu, gdy program jest uruchomiony. Służy do tego specjalny znaczek w górnym pasku menu (pierwszy po lewej stronie ma którym są trzy poziome linie). Wchodząc na tą ikonkę rozwijają się opcje, w których mamy „moduł aktywacji/zamówień”. Jest to opcja, która po uruchomieniu wskaże nam pole gdzie musimy wpisać nasz kod aktywacyjny.

Wprowadzanie i zmiana parametrów licencji w WF-Magu i w innych programach Asseco Wapro

Czy ustawienia lub zmiana parametrów licencji to skomplikowana sprawa? Otóż nie! Bez problemu możemy zrobić to sami. Jest kilka sytuacji, w których będziemy musieli zmienić ustawienia lub będzie to musiał ktoś za nas zrobić. Jedyne o czym musimy pamiętać to nasze hasła i loginy!

Pierwsza sytuacja pojawi się, gdy przechodzimy z wersji demonstracyjnej na wersję pełną. Uruchamia się wówczas wersja 30 dniowa programu a my nie mamy jeszcze numeru licencji. Bez tego numeru nie możemy aktywować programu i dopiero gdy już dostaniemy w ręce nowy pakiet WF-Maga, możemy uzupełnić wszystkie dane licencyjne w programie. Wchodzimy wówczas przy logowaniu do programu w „administrację licencją i bazami danych” i łączymy się z serwerem (wprowadzając hasło i login). Gdy już się połączymy i pojawi się okienko zarządzające programem  przechodzimy do zakładki „licencje” i „zmiana parametrów licencji”. Wpisujemy nasz nowy numer z certyfikatu autentyczności, wybieramy wariant i liczbę stanowisk. Reszta danych firmowych pozostaje bez zmian i zapisujemy ponownie zamówienie kodu aktywacyjnego. Jest on wówczas poprawnie uzupełniony i zawiera wszystkie potrzebne dane do aktywacji. Teraz tylko czekamy na kod aktywacyjny i aktywujemy WF-Maga.

Inna sytuacja to zakup kolejnego stanowiska do pracy w programie lub rozbudowa posiadanego wariantu to wyższej wersji. W tym przypadku cała filozofia polega nie na instalowaniu nowej wersji WF-Maga czy WF-Fakira ale na zmianie samego wariantu w aplikacji. Program po takiej zmianie uaktywnia odpowiednie funkcje, które do tej pory nie były dostępne.Przykładowo mamy WF-Maga w wersji Start i zakupiliśmy rozbudowę do wersji Biznes. Wchodzimy ponownie do „administratora licencji i bazami danych”, logujemy się do naszego serwera i klikamy w zakładkę „licencje”. Po prawej stronie wybieramy „zmiana parametrów licencji” i zmieniamy wariant ze Starta na Biznes. Potem już klikamy dalej i potwierdzamy nasze dane firmowe (chyba, że zaszła w nich jakaś zmiana). Na końcu wybieramy sposób otrzymania kodu i sposób jego zapisu.Jeśli już zaznaczymy wybraną opcję to klikamy w „zapisz licencję” i wskazujemy miejsce zapisu pliku z zamówieniem kodu lub go drukujemy. Umowy licencyjnej nie musimy drukować. To by było wszystko. Teraz standardowo mamy 30 dni na wprowadzenie kodu aktywacyjnego. W ten prosty sposób zmieniliśmy wariant programu i możemy już na nim pracować.

 

Jak przejść z trybu demonstracyjnego na pełną wersję WF-Maga

Jeśli przez jakiś czas testowaliśmy WF-Maga i stwierdziliśmy, że chcemy na nim pracować, możemy zmienić tryb demonstracyjny i przejść na normalną pełną wersję programu. W tym celu nie musimy odinstalowywać wersji demo i ponownie instalować WF-Maga. Możemy w programie zmienić ustawienia i spowodować, że nasz Mag „przeskoczy” na płatną, licencyjną wersję. Oczywiście wszystkie dane, które do tej pory wprowadziliśmy pozostaną w programie (np. kontrahenci, asortyment itd.). Żeby zmienić tryb pracy WF-Maga robimy tak:

  1. Uruchamiamy WF-Maga i gdy pojawi się okienko z logowaniem, nie logujemy się tylko klikamy na „administracja licencją i bazami danych”. Pojawi się drugie okienko z logowanie do serwera SQL. Tutaj wybieramy nasz serwer (będzie to prawdopodobnie nazwa naszego komputera) i zatwierdzamy wybór bez hasła i loginu (chyba, że takie dane wcześniej ustawiliśmy sobie w programie).
  2. Po połączeniu z serwerem ukazuje się okienko z kilkoma zakładkami u góry. Widzimy, że w zakładce „bazy danych” mamy zaznaczony tryb demonstracyjny. Przechodzimy do zakładki „licencja” i tworzymy nową licencję. Wybieramy jedną z trzech opcji, która nam odpowiada. Jeśli jeszcze nie mamy zakupionego programu to zaznaczamy trzecią opcję i wypełniamy podstawowe dane (wybieramy wariant programu, z którego będziemy korzystać i liczbę stanowisk). Uzupełniamy dane firmy, dane sprzedawcy (jeśli wiemy gdzie dokonamy zakupu). Ostatnia opcja to wybór metody otrzymania kodu kodu aktywacyjnego (np. e-mail, sms), zgoda na przetwarzanie danych osobowych przez producenta Asseco Wapro, i na samym dole zaznaczamy w jaki sposób zapisać zamówienie kodu aktywacyjnego (możemy wydrukować lub zapisać do pliku). Gdy wszystko jest już wybrane, klikamy w przycisk „zapisz licencję”. Wybór zostaje potwierdzony komunikatem, że nasz program przechodzi w stan 30 dnowej aktywności wstępnej. W następnym kroku zapisujemy nasze pliki w widocznym miejscu na komputerze i  możemy wydrukować sobie umowę licencyjną (jeśli chcemy oczywiście).
  3. Teraz musimy wyłączyć tryb demonstracyjny. Wracamy do zakładki „bazy danych” i po prawej stronie klikamy w opcję „wyłącz tryb demonstracyjny”. Pojawia się komunikat mówiący o powiązania licencji z bazą główną, który zatwierdzamy.
  4. W ten sposób utworzyliśmy pełną wersję programu, na którym możemy normalnie pracować przez 30 dni. W tym czasie musimy zakupić program (np. na www.waprosklep.pl) i aktywować program. Wszystko to zrobimy po otrzymaniu pakietu, w którym znajdziemy nasz numer licencji. Jest on istotny, gdyż tylko dzięki niemu możemy bezterminowo aktywować nasz program. Teraz już przy każdym uruchamianiu programu będzie pojawiał się komunikat, który będzie nam to przypominał.
  5. Gdy już będziemy mieli fizycznie pakiet w rękach, będziemy musieli dopisać nasz nowy numer licencji w programie. Jak to zrobić?. Zapraszam do następnego tematu poświęconemu wypełnianiu i zmianie parametrów licencji.

Dane niezbędne przy zamówieniu kodu aktywacyjnego i w ustawieniach programu

Instalując i uruchamiając po raz pierwszy program Asseco Wapro musimy uzupełnić kilka danych. Oczywiście ma to miejsce zarówno w WF-Magu, we WF-Fakirze, czy w prostej WF-fakturce. Oprócz naszych danych firmowych jest też miejsce na wpisanie danych dealera (sprzedawcy), od którego kupiliśmy program, numeru licencji, wariantu (Start, Biznes, Prestiż itd) oraz ilości stanowisk . Są to informacje, które zapisują się w programie i później w wygenerowanym zamówieniu kodu aktywacyjnego. Musimy uważać, by przy wpisywaniu nie popełnić błędu, gdyż wszystkie dane muszą być autentyczne i zgodne z certyfikatem dołączonym do programu. Jesli jakiś numer nie będzie się zgadzał to bedziemy musieli to poprawić w ustawieniach i ponownie wygenerować zamówienie na kod. Oczywiście takie dane jak: nazwa firmy, nip czy numer licencji są istotniejsze niż dane dealera.  Warto jednak uzupełnić wszystkie dane, nawet te dotyczące sprzedawcy, gdyż nic na tym nie tracimy a możemy tylko zyskać. Po pierwsze, w razie problemu z którymi sobie nie poradzimy, producent wie do kogo się zwrócić i kto ma go rozwiazać. Sytuacja taka ma miejsce, gdy zgubiliśmy certyfikat autentyczności programu, gdzieś zapodziała się faktura zakupowa a my potrzebujemy dokumentów poświadczajacych zakup. Wówczas producent może zwrócić sie bezpośrednio do dealera o potwierdzenie informacji. Dodatkowo mamy zapewnioną opiekę ze strony sprzedawcy, do którego możemy zwrócić sie z naszymi problemami. Oczywiscie, jeśli nasz sprzedawca nie spełnia naszych oczekiwań, to zawsze możemy mu podziękować i np. zakupić aktualizację u innego dostawcy i zmienić dane w programie.

Wszystkie te informacje maja znaczenie dla producenta i gwarantują, że kupujący zakupił program legalnie i używa właściwego wariantu i wersji. Asseco Wapro gromadzi te dane i to m.in. dzięki dealerom mamy do nich dostęp.

Zakup pierwszego urządzenia fiskalnego – wybrać droższe czy tańsze?

Problem na pierwszy rzut oka wydaje się łatwy do rozwiązania. Kupujemy to co nam odpowiada np. ze względu na jego cechy użytkowe lub wybieramy coś ze względu na cenę. Nie zawsze przy zakupie kasy te czynniki muszą być najważniejsze. Warto wiedzieć, że kupując pierwsze urządzenie fiskalne  i spełniając określone warunki, możemy liczyć na częściowy zwrot wydatków na jego zakup. Możemy więc zakupić droższe urządzenie bo i tak możemy część pieniędzy odzyskać.

A możemy to wykorzystać przy:
– odliczenie podatku VAT zawartego w cenie kasy,
– zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów,
– dodatkowa ulga VAT na zakup kasy fiskalnej – 90% ceny zakupu netto nie więcej niż 700 zł.

Warunkiem skorzystania ze zwolnienia jest:
1. zakup i fiskalizacja kasy przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej, (posiadamy dokument zakupu)
2. zgłoszenie miejsca instalacji kasy fiskalnej do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji,
3. złożenie przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania, pisma o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które podatnik zamierza stosować do ewidencjonowania,
4. dopilnowanie wstępnego i kontrolnych przeglądów kasy,
5. zapłata całości należności za kasę lub kasy oraz posiadanie dowodu zapłaty za te kasy,
6. rozpoczęcie ewidencjonowania w terminie ustawowym.

Ulga dotyczy tylko zakupu kas w związku z rozpoczęciem ewidencjonowania. Ilość kas nie ma znaczenia. Dodatkowo nie możemy w ciągu 3 lat m.in: zaprzestać działalności, wkroczyć na drogę postępowania likwidacyjnego czy ogłosić upadłość firmy, sprzedać firmę. W tych przypadkach będziemy musieli zwrócić odpis za kasę/drukarkę fiskalną.

 

Kasa czy drukarka fiskalna?

Decudując się na zakup urządzenia do rejestracji sprzedaży zastanawiamy sie co wybrać: kasę fiskalną czy może drukarkę fisklaną?. Wybór na rynku jest duży ale jest również uzależniony od takiech czynników jak np. rodzaj czy wielkość naszej działalności . Warto więc przez zakupem poznać zasadnicze różnice między tymi urządzeniami.

Jeśli wybierzemy kasę to:

  • sprzedajemy towary z kasy i w przypadku obłsugi programu sprzedażowego musimy także rejestrować go na komputerze (czyli np. ręcznie sprzedajemy coś na kasie oraz wystawiamy paragon w WF-Magu). Dopiero wówczas aktualizujemy stany magazynowe na bieżąco. Drugi sposób to synchronizacja kasy z programem, która polega na wymiana danych miedzy nimi. Niestety trzeba pilnować i pamiętać o tej czynności – dzięki temu wszystkie sprzedane na kasie towary były zdjęte ze stanu. Kasa działa samodzielnie i nie komunikuje się bezpośrednio z komputerem.
  • musimy zaprogramować towary/usługi wcześniej do pamięci kasy. Jeśli to zrobimy to możemy je zacząć sprzedawać.
  • ilość kodów które możemy wprowadzić jest ograniczona (małe kasy mogą pomieścić do 500 PLU).
  • kody nabijamy ręcznie na klawiaturze lub za pomoca skanera.
  • wydatek na zakup będzie jednak mniejszy niż w przypadku drukarki (np. kasa Elzaba Mini kosztuje około 1200 zł netto).

Jeśli decydujemy się na drukarkę to:

  • sprzedajemy towary korzystając z programu sprzedażowego (np. z WF-Maga).
  • nie mamy mozliwości nabicia towaru bezpośrednio na drukarce, wszystko obsługuje nasz program komputerowy. Paragon wystawiany jest w programie a drukarka go tylko drukuje i  rejestruje w swojej pamięci.
  • automatycznie aktualizowane są stany magazynowe i odbywa się to w momencie wystawienia paragonu.
  • cena drukarki jest wyższa (np. Elzab Mera – 2700 zł netto)

Wybierając jedno czy drugie urządzenie, możemy zwrócić jeszcze uwagę czy posiada opcję zapisu kopii paragonów w wersji elektonicznej. W tym przypadku oryginał paragonu drukowany jest dla klienta, a kopia paragonu zapisywana jest na  wymiennej karcie pamięci. Karta taka wystarcza na kilka lat i może być póżniej wymieniana.

Częściej czy może rzadziej kupować aktualizacje?

Pisałem już o tym czy musimy kupować płatne aktualizacje. Teraz z kolei warto zastanowić się na częstotliwością zakupu upgrade. Rozważenia opierają się na prostym wyliczeniu zysków i strat. Każdy pewnie zastanawiał się czy kupować teraz aktualizację, czy może poczekać i zakupić następną, bo przecież za jakiś czas ukaże się nowa? Na początku przeanalizujemy przykład zakupu upgrade do WF-Maga Start. Kosztuje odpowiednio 25 % i 40 % ceny nowego pakietu w zależności czy mamy aktualną wersję czy starszą. W pierwszym przypadku, gdy mamy najnowszą wersję zapłacimy 72,50 zł netto, jeśli mamy natomiast starszy wariant to zapłacimy 116 zł netto. Kupując systematycznie wydajemy 150 zł – jak co drugą to 116 zł. Zysk jaki otrzymamy z tego typu oszczędności to tylko 34 zł. Czy warto?

Wydając 34 zł więcej i systematycznie aktualizując program mamy zapewnione najnowsze poprawki, udoskonalenia itd. Dodatkowo producent często honoruje tych użytkowników promocjami i bonusami np. przy zakupie kolejnego upgradu czy dodatkowego stanowiska. Do tego warto zaznaczyć, że samo rozwiązywanie problemów i wszelkie modyfikacje z poziomu aplikacji są łatwiejsze i przez to tańsze przy serwisowaniu. Są to czytniki, które dla firmy mogą mieć znaczenie w przyszłości.

Faktem jest to, że aktualizacje wyższych wariantów programów ( Biznes czy Prestiż w WF-Magu) będą droższe. Pociąga to za sobą również wyższą funkcjonalność zmian w wersjach. Co zrobić w takim wypadku? To już każdy musi sobie odpowiedzieć i zdecydować czy warto na tym oszczędzać.

Czy muszę płacić za aktualizacje?

Pytanie choć banalne to w praktyce może okazać się mniej oczywiste. Dlaczego? Wszystko zależy od punktu widzenia i naszych oczekiwań. Pierwsza sprawa to poważniejsze aktualizacje programu, które miały miejsce np. na przełomie 2010/2011 roku. Związane były ze zmiana stawki VAT i w pewnien sposób wymusiły aktualizację WF-Maga czy WF-Fakira. Niestety chcą dalej pracować w programie musieliśmy zakupić płatną aktualizację (wyjątkiem sa osoby, które zakupiły program do 9 m-cy wstecz i przysługiwał im darmowy upgrade). Jak jednak wyglądałaby sytuacja, gdyby nie wprowadzono nowej stawki Vat? Zapewne część użytkowników dalej pracowałaby na starych wersjach i nie wykupywała aktualizacji. W sumie jeśli mamy wersję programu z którym nie mamy żadnych problemów i nie będziemy korzystać z „nowinek” to nikt nie zmusi nas do zakupu (mamy demokrację przecież). Użytkownicy tracą za to dodatkowe funkcjonalności,  nie będą korzystać np. z nowych druków czy wyliczeń itd. Natomiast w przypadku jeśli mamy różnorakie problemy z aplikacją to warto zaktualizować sobie program i mamy szansę na ich naprawę. Serwis jak wiem też kosztuje i niekiedy więcej niż aktualizacja.

Wyjątkiem są te „mniejsze” aktualizacje, które ukazują się częściej. Dotyczą zmian w numeracji wersji i podwyższają trzecią i/lub czwartą cyfrę (np. 7.6X.X). Są darmowe dla wszytskich, którzy posiadaja aktualne wersje programów. Warto je instalować, gdyż wprowadzają wiele poprawek i niwelują ewentualne błędy.

Sprawa zakupu płatnej aktualizacji pozostaje otwarta. Wszystko uzależnione jest od tego na ile korzystamy z programu, czego od niego oczekujemy i wielu innych czynników, o których autor tekstu nie chce powiedzieć 🙂

Zgubiłem kartę rejestracyjną lub certyfikat autentyczności programu – co teraz?

Na początku wyjaśnię co to za dokumenty i czym sie różnią. Asseco Wapro do każdego nowego pakietu lub aktualizacji dodaje certyfikat autentyczności programu. Jest to pewnego rodzaju dokument potwierdzający zakup i legalność posiadanego oprogramowania. Znajdują sie na nim takie informacje jak: numer seryjny, numer licencji, wariant naszego programu i ilość stanowisk oraz numer tajny pod zdrapką. Numery te przydadzą się nam przy aktywacji programu, zakupu aktualizacji lub przy róznego rodzaju problemach i zmianach w funkcjonalności programu.

Karta rejestracyjna w przeciwieństwie do certyfikatu nie jest dostarczana razem z pakietem. Kiedyś producent dodawał kartę do nowego pakietu i po jej wypełnieniu trzeba było odesłać ją do producenta, który na jej podstawie rejestrował użytkownika i program. Obecnie wyglada to troche inaczej. Karta rejestracyjna jest drukowana z poziomu programu i może być również zapisywana do pliku tekstowego. Jeśli nawet nie odeślemy jej do producenta listownie czy też mailowo, to rejestracja nowego użytkownika może odbyć się przy pomocy pliku z zamówieniem kodu aktywacyjnego.

Co jednak zrobić jeśli zgubimy certyfikat? Powiem tak: zastąpić go może faktura zakupowa programu. Jeśli pojawi się sytuacji gdy wymagany będzie certyfikat możemy przedstawić fakturę zakupową. Sytuacja skomplikuje się jeśli nie mamy tego ani tego. Wówczas będziemy musieli potwierdzać nasze dane przy pomocy innych dokumentów firmowych. Jeśli nie bedziemy mogli aktywować sami programu, bo nasz certyfiakt gdzieś przepadł, to zawsze możemy to zrobić wysyłając zamówienie kodu na informatyka@dabkomp.com.pl W przypadku zaginięcia karty rejestracyjnej sytuacja jest prosta – możemy generować ja wielokrotnie z programu.