Archiwizacja – jak często, kiedy i po co?

Archiwizacja do pojęcie zapewne znane, jednak czy stosujemy je w pracy z programami Asseco Wapro? Jest to czynność, która musi wejść nam w nawyk. Plusów takiego rozwiązania jest mnóstwo i najważniejszym z nich jest oczywiście bezpieczeństwo naszych danych. Producent to mocno akcentuje czego przykładem są np. komunikaty, które ukazują się po zamknięciu prostego programu jakim jest WF-Fakturka. Możemy je oczywiście wyłączyć jednak czy warto to zrobić…

Mając zarchiwizowane „świeże” dane mamy pewność, że podczas awarii naszego komputera czy programu da się je odtworzyć i nie utracimy niczego. Sytuacje takie zdarzają się podczas aktualizacji WF-Maga, instalujemy sobie najnowszy upgrade i nagle wyskakuje nam błąd, który blokuje nam wszystko, nie mamy możliwości powrotu ani zakończenia całego procesu. Jedynym wyjściem jest przeważnie powtórne zainstalowanie WF-Maga i odtworzenie archiwum. Jeśli przed rozpoczęciem aktualizacji zrobiliśmy kopię danych to nie ma powodu do paniki. Program posiada funkcję robienia kopii zapasowej (kartoteki, dokumenty itd), jak i zaczytywanie tych kopii ponownie do programu. Robimy to przy użyciu dearchiwizacji. Są jednak przypadki, gdy nie mamy kopii zapasowej naszych danych i zdarza się awaria. Jest to krytyczny moment dla wszystkich. Firma może stracić dane, nawet z wielu lat, pracownicy nie mogą wystawiać faktur i czeka nas wydatek dla informatyków którzy będą odzyskiwać utracone dane. Przed tym wszystkim uchroni nas systematyczne archiwizowanie danych.

Odpowiedź na pytanie o częstotliwość robienia archiwum jest trudna do sprecyzowania. Są firmy które wystawiają 10 faktur tygodniowo i są takie która wystawia ich ponad 100. Jest zasada, że im częściej tym lepiej. Jeśli robimy kopię codziennie to ok – kwestia tego czy wszystkie kopie pomieścimy na dysku? (niekiedy trochę zajmują). Jeśli robimy to raz w tygodniu lub rzadziej to pamiętajmy, że jeśli będziemy musieli odtworzyć archiwum z przed kilku dni, to zabraknie w nim ostatnich faktur i musimy je wprowadzić ręcznie.

Inne zasady o jakich musimy pamiętać:

1. jeśli pracujemy na kilku bazach to należy je wszystkie archiwizować oraz zachować szczególną ostrożność przy dearchiwizacji danych – ryzyko pomieszania baz i utraty zapisu.

2. najlepszym rozwiązaniem jest przetrzymywanie danych na dysku innym niż dysk systemowy – może to być inna partycja, pamięć przenośna lub dysk zewnętrzny.

3. koniecznie trzeba archiwizować dane przed aktualizacją programu i przed przeinstalowaniem systemu operacyjnego.

4. w przypadku pracy na wielu stanowiskach czynności te powinno się robić po zakończeniu pracy przez innych użytkowników i odłączeniu wszystkich stanowisk od bazy danych.

W następnym poście postaram się pokazać krok po kroku jak przeprowadzić cały proces.

Dodaj komentarz