Archiwizacja – jak często, kiedy i po co?

Archiwizacja do pojęcie zapewne znane, jednak czy stosujemy je w pracy z programami Asseco Wapro? Jest to czynność, która musi wejść nam w nawyk. Plusów takiego rozwiązania jest mnóstwo i najważniejszym z nich jest oczywiście bezpieczeństwo naszych danych. Producent to mocno akcentuje czego przykładem są np. komunikaty, które ukazują się po zamknięciu prostego programu jakim jest WF-Fakturka. Możemy je oczywiście wyłączyć jednak czy warto to zrobić…

Mając zarchiwizowane „świeże” dane mamy pewność, że podczas awarii naszego komputera czy programu da się je odtworzyć i nie utracimy niczego. Sytuacje takie zdarzają się podczas aktualizacji WF-Maga, instalujemy sobie najnowszy upgrade i nagle wyskakuje nam błąd, który blokuje nam wszystko, nie mamy możliwości powrotu ani zakończenia całego procesu. Jedynym wyjściem jest przeważnie powtórne zainstalowanie WF-Maga i odtworzenie archiwum. Jeśli przed rozpoczęciem aktualizacji zrobiliśmy kopię danych to nie ma powodu do paniki. Program posiada funkcję robienia kopii zapasowej (kartoteki, dokumenty itd), jak i zaczytywanie tych kopii ponownie do programu. Robimy to przy użyciu dearchiwizacji. Są jednak przypadki, gdy nie mamy kopii zapasowej naszych danych i zdarza się awaria. Jest to krytyczny moment dla wszystkich. Firma może stracić dane, nawet z wielu lat, pracownicy nie mogą wystawiać faktur i czeka nas wydatek dla informatyków którzy będą odzyskiwać utracone dane. Przed tym wszystkim uchroni nas systematyczne archiwizowanie danych.

Odpowiedź na pytanie o częstotliwość robienia archiwum jest trudna do sprecyzowania. Są firmy które wystawiają 10 faktur tygodniowo i są takie która wystawia ich ponad 100. Jest zasada, że im częściej tym lepiej. Jeśli robimy kopię codziennie to ok – kwestia tego czy wszystkie kopie pomieścimy na dysku? (niekiedy trochę zajmują). Jeśli robimy to raz w tygodniu lub rzadziej to pamiętajmy, że jeśli będziemy musieli odtworzyć archiwum z przed kilku dni, to zabraknie w nim ostatnich faktur i musimy je wprowadzić ręcznie.

Inne zasady o jakich musimy pamiętać:

1. jeśli pracujemy na kilku bazach to należy je wszystkie archiwizować oraz zachować szczególną ostrożność przy dearchiwizacji danych – ryzyko pomieszania baz i utraty zapisu.

2. najlepszym rozwiązaniem jest przetrzymywanie danych na dysku innym niż dysk systemowy – może to być inna partycja, pamięć przenośna lub dysk zewnętrzny.

3. koniecznie trzeba archiwizować dane przed aktualizacją programu i przed przeinstalowaniem systemu operacyjnego.

4. w przypadku pracy na wielu stanowiskach czynności te powinno się robić po zakończeniu pracy przez innych użytkowników i odłączeniu wszystkich stanowisk od bazy danych.

W następnym poście postaram się pokazać krok po kroku jak przeprowadzić cały proces.

TeamViewer czyli (nie)bezpieczny dostęp zdalny?

Jednym z programów do połączenia zdalnego jest TeamViewer. Dzięki niemu możemy połączyć sie z dowolnym komputerem za pomocą Internetu. „Wchodzimy” wtedy na drugi komputer i możemy robić to co chcemy. Ma to miejsce, gdy np. informatyk musi zrobić nam aktualizację programu i łączy się z drugiego końca Polski. Praktycznie to wygląda tak, że przejmuje nasz kursor na ekranie monitora i robi wszystko za nas. Oczywiście rodzi się pytanie: a co z bezpieczeństwem danych, czy ktoś może nam wykraść dane itd? Na początku musimy wiedzieć, że wejście na nasz komputer odbywa się zawsze za naszym przyzwoleniem. I tak właśnie jest w przypadku korzystania z tego programu. Jeśli jest inaczej, to mamy raczej do czynienia z atakiem hakerskim ale to już inna sprawa. Łącząc się za pomocą Teamviewera mamy świadomość, że:

  • musimy mieć już program na swoim komputerze – więc ktoś go musiał już pobrać,
  • aby ktoś połączył się z naszym komputerem musimy włączyć aplikację,
  • do połączenia wymagane jest podanie identyfikatora i hasła. Identyfikator składa się z 9-ciu a hasło z 4 cyfr. Identyfikator jest przyporządkowany do naszego komputera i jest niezmienny. Hasło zawsze jest inne – zarówno przy nowym połączeniu, jak i przy kolejnym uruchomieniu programu. Bez tego nikt z nami się nie połączy.

Warto zaznaczyć, że istnieje opcja w TeamViewerze, gdzie możemy ustawić stałe hasło dla nieograniczonego dostępu. Wówczas wpisujemy sobie takie hasło i już nie musimy podawać żadnych numerów, gdyż druga osoba je zna. Żeby jednak taki dostęp zrobić, musimy w programie w zakładce „opcje” – „bezpieczeństwo” zapamiętać hasło i przekazać je innym. Utworzymy w ten sposób użytkowników, którzy mają dostęp do naszego komputera. Użytkownicy uzyskają dostęp jedynie wówczas, gdy uruchomimy aplikację.

 

 

 

 

 

Na koniec zwróćmy uwagę na fakt, że podczas połączenia mamy cały czas podgląd na to, co robi informatyk aktualizujący nasz program. Widzimy na ekranie gdzie klika, co otwiera itd. Jeśli porusza się po naszych osobistych folderach lub danych to zawsze możemy się z nim rozłączyć – wystarczy zamknąć TeamViewera. Połączenie zostaje zerwane i informatyk traci kontakt z naszym komputerem. Jest to jednak rzadko spotykana sytuacja, gdyż informatyk zdaje sobie sprawę, że obserwujemy wszystko co robi. Nie bójmy się więc wykorzystywać tego typu programów – wszystko jest dla ludzi.