Problem na pierwszy rzut oka wydaje się łatwy do rozwiązania. Kupujemy to co nam odpowiada np. ze względu na jego cechy użytkowe lub wybieramy coś ze względu na cenę. Nie zawsze przy zakupie kasy te czynniki muszą być najważniejsze. Warto wiedzieć, że kupując pierwsze urządzenie fiskalne  i spełniając określone warunki, możemy liczyć na częściowy zwrot wydatków na jego zakup. Możemy więc zakupić droższe urządzenie bo i tak możemy część pieniędzy odzyskać.

A możemy to wykorzystać przy:
– odliczenie podatku VAT zawartego w cenie kasy,
– zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów,
– dodatkowa ulga VAT na zakup kasy fiskalnej – 90% ceny zakupu netto nie więcej niż 700 zł.

Warunkiem skorzystania ze zwolnienia jest:
1. zakup i fiskalizacja kasy przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej, (posiadamy dokument zakupu)
2. zgłoszenie miejsca instalacji kasy fiskalnej do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji,
3. złożenie przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania, pisma o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które podatnik zamierza stosować do ewidencjonowania,
4. dopilnowanie wstępnego i kontrolnych przeglądów kasy,
5. zapłata całości należności za kasę lub kasy oraz posiadanie dowodu zapłaty za te kasy,
6. rozpoczęcie ewidencjonowania w terminie ustawowym.

Ulga dotyczy tylko zakupu kas w związku z rozpoczęciem ewidencjonowania. Ilość kas nie ma znaczenia. Dodatkowo nie możemy w ciągu 3 lat m.in: zaprzestać działalności, wkroczyć na drogę postępowania likwidacyjnego czy ogłosić upadłość firmy, sprzedać firmę. W tych przypadkach będziemy musieli zwrócić odpis za kasę/drukarkę fiskalną.

Decudując się na zakup urządzenia do rejestracji sprzedaży zastanawiamy sie co wybrać: kasę fiskalną czy może drukarkę fisklaną?. Wybór na rynku jest duży ale jest również uzależniony od takiech czynników jak np. rodzaj czy wielkość naszej działalności . Warto więc przez zakupem poznać zasadnicze różnice między tymi urządzeniami.

Jeśli wybierzemy kasę to:

• sprzedajemy towary z kasy i w przypadku obłsugi programu sprzedażowego musimy także rejestrować go na komputerze (czyli np. ręcznie sprzedajemy coś na kasie oraz wystawiamy paragon w WF-Magu). Dopiero wówczas aktualizujemy stany magazynowe na bieżąco. Drugi sposób to synchronizacja kasy z programem, która polega na wymiana danych miedzy nimi. Niestety trzeba pilnować i pamiętać o tej czynności – dzięki temu wszystkie sprzedane na kasie towary były zdjęte ze stanu. Kasa działa samodzielnie i nie komunikuje się bezpośrednio z komputerem.
• musimy zaprogramować towary/usługi wcześniej do pamięci kasy. Jeśli to zrobimy to możemy je zacząć sprzedawać.
• ilość kodów które możemy wprowadzić jest ograniczona (małe kasy mogą pomieścić do 500 PLU).
• kody nabijamy ręcznie na klawiaturze lub za pomoca skanera.
• wydatek na zakup będzie jednak mniejszy niż w przypadku drukarki (np. kasa Elzaba Mini kosztuje około 1200 zł netto).

Jeśli decydujemy się na drukarkę to:

• sprzedajemy towary korzystając z programu sprzedażowego (np. z WF-Maga).
• nie mamy mozliwości nabicia towaru bezpośrednio na drukarce, wszystko obsługuje nasz program komputerowy. Paragon wystawiany jest w programie a drukarka go tylko drukuje i  rejestruje w swojej pamięci.
• automatycznie aktualizowane są stany magazynowe i odbywa się to w momencie wystawienia paragonu.
• cena drukarki jest wyższa (np. Elzab Mera – 2700 zł netto)

Wybierając jedno czy drugie urządzenie, możemy zwrócić jeszcze uwagę czy posiada opcję zapisu kopii paragonów w wersji elektonicznej. W tym przypadku oryginał paragonu drukowany jest dla klienta, a kopia paragonu zapisywana jest na  wymiennej karcie pamięci. Karta taka wystarcza na kilka lat i może być póżniej wymieniana.