Bilans otwarcia

Jesteś tutaj:
< Powrót

Bilans otwarcia

Przed rozpoczęciem pracy z remanentem lub bilansem otwarcia użytkownik powinien zapoznać się z parametrami w konfiguracji firmy dotyczącymi przeprowadzania funkcji remanentu. Parametry dostępne są w menu Administrator | Konfiguracja firmy | Dokumenty magazynowe | remanent/bilans

Bilans otwarcia kasuje dokumenty bezpowrotnie, jedyna metoda na ich odtworzenie to przywrócenie archiwum bazy danych. Należy szczególnie uważać przy pracy z tą funkcją.

Sposób wystawiania dokumentów bilansu otwarcia oraz remanentu jest analogiczna, różnią się one tylko skutkiem magazynowym oraz operacjami jakie są dokonywane podczas zatwierdzania w rejestrach dokumentów.

Funkcja Magazyn | Bilans otwarcia, poza ustalaniem faktycznych stanów magazynowych, daje użytkownikowi możliwość modyfikowania informacji zebranych w kartotece asortymentów, tzn. poprawiania, dopisywania i kasowania pozycji (podobne możliwości daje też funkcja Remanent) oraz na życzenie użytkownika czyści rejestry operacji magazynowych, handlowych i zamówień (kasuje dokumenty i zeruje ich liczniki). Z tego względu jest szczególnie polecana na początku pracy z programem, lub na początku okresu rozliczeniowego, zaś do przeprowadzania okresowych spisów kontrolnych należy wykorzystać funkcję Magazyny | Remanent. Użytkownik może w ogóle zaniechać tworzenia kartoteki asortymentów w osobnym etapie — wypełnianie informacjami będzie się odbywać na bieżąco, przy okazji inwentaryzacji.

Po uruchomieniu funkcji program wyświetla listę bilansów tymczasowych zgromadzonych w systemie, oraz ustala aktualny stan posiadania w magazynie.

Dodanie nowego dokumentu inwentaryzacyjnego inicjuje się klawiszem [Insert]. Otwiera się wówczas okno Dodawania remanentu, będącym arkuszem spisowym — początkowo dokument jest pusty. Stan magazynowy wynikający z danych programu będzie wpisywany w rubryce Stan przed, zaś stwierdzony stan faktyczny w rubryce Stan po.

Kolejne pozycje do arkusza wprowadzane są po naciśnięciu klawisza [Insert], otwierającego okno kartoteki asortymentów. Wyboru towaru dokonuje się bądź pojedynczo, przez wskazanie go (podświetlenie) na liście i naciśnięcie klawisza [Enter], bądź wykorzystując funkcję operacji grupowych (zaznaczając zestaw pozycji do umieszczenia w spisie). Jeżeli wybrano pojedynczą pozycję asortymentową, to automatycznie wyświetlane jest okno umożliwiające podanie ilości i ceny. Natomiast przy przenoszeniu większej liczby pozycji (operacje grupowe) okno to trzeba otwierać ręcznie dla każdej pozycji w spisie. W razie potrzeby w dokumencie remanentowym można umieścić dowolną liczbę pozycji asortymentowych tego samego artykułu o tej samej cenie. Należy jednak pamiętać, że program w celu uniknięcia pomyłki dublowania pozycji po wprowadzeniu jednej pozycji na dokument blokuje ją przed ponownym dodaniem. Aby wprowadzić tą samą pozycję, która już występuje w dokumencie z innym stanem i inną ceną należy skorzystać z opcji Powiel dostępnej w menu prawego przycisku myszy na danej pozycji.

Przed przeniesieniem pozycji do arkusza spisowego należy jeszcze zadecydować, czy w rubryce Stan po program ma podawać stan magazynowy wynikający z obliczeń, czy też wartość ta ma być zerowana. Program zadaje pytanie w specjalnie wyświetlanym okienku dialogowym.

Dla każdej pozycji w spisie należy podać Ilość i Cenę zakupu netto. W razie potrzeby można jeszcze potem skorygować ilość towaru podświetlając jego nazwę w spisie remanentowym i naciskając [F2] lub [Enter]. Dla wygody użytkownika pozycje w dokumencie remanentowym podawane są w jednostkach magazynowania (ewidencyjnych) oraz w jednostkach z pozycji dokumentów przychodowych. Jeśli na przykład towar przyjmowany jest w kartonach po 24 sztuki, zaś ewidencjonowany i sprzedawany w sztukach, to w arkuszu spisowym znajdzie się zapis: „2 kartony = 48 sztuk”. Jeżeli konkretny towar pochodzi z kilku dostaw różniących się ceną zakupu, to w spisie zostanie to uwzględnione w osobnych pozycjach. Podświetloną pozycję można powielić naciskając kombinację [Ctrl+P], a następnie zmienić cenę zakupu i ilość. Kasowanie pozycji błędnie wprowadzonej do bilansu otwarcia następuje po naciśnięciu klawisza [Delete].

Jeśli w kartotece asortymentów brak jakiegoś artykułu, to możliwe jest uzupełnienie jej o nową pozycję po ponownym naciśnięciu klawisza [Insert]. Wyświetlana jest wówczas formatka towaru, analogiczna jak przy tworzeniu kartoteki asortymentów. Informacje o nowych artykułach, dopisane w czasie tworzenia bilansu, zostaną automatycznie przeniesione do kartoteki asortymentów, o ile operacja zostanie doprowadzona do końca. Przy wyświetlonym oknie kartoteki asortymentów możliwe jest również poprawianie danych o towarze, klawiszem [F2], oraz usuwanie niepotrzebnych pozycji z kartoteki — klawiszem [Delete].

Należy w tym miejscu zwrócić uwagę, że przy wypełnianiu kartoteki asortymentów znakomitą oszczędność czasu daje funkcja powielania danych z pozycji istniejącej. Jeśli musimy wprowadzić do kartoteki szereg artykułów różniących się nieznacznie (powiedzmy, kilka filmów fotograficznych jednej marki — różnica będzie tylko w nazwie i cenie), to po wypełnieniu formatki towaru dla jednego typu filmu wystarczy w kartotece wskazać go kursorem i nacisnąć Powiel — [Shift+Insert]. Spowoduje to wstawienie do kartoteki nowej pozycji, z opisem pól danych identycznym jak w pozycji pierwotnej. Potem wystarczy już tylko zmienić nazwę i skorygować dane w cennikach.

W dowolnym momencie wykonywania remanentu można zapoznać się z podsumowaniem wartości netto i brutto stanów magazynowych. Ponieważ przy pracy w sieci i bardzo obszernej liście asortymentowej obliczenia mogą potrwać dłuższą chwilę, sumowanie wykonywane jest na życzenie, klawiszem [Ctrl+S].

Ponieważ pełna inwentaryzacja magazynu jest pracochłonna, przewidziano możliwość wykonania bilansu otwarcia „na raty” przez wielu użytkowników jednocześnie. Za każdym uruchomieniem tworzony jest tymczasowy dokument inwentaryzacyjny oznaczony sygnaturą BT — Bilans Tymczasowy. Dokument ten trafia na listę tzw. bilansów roboczych. Dzięki temu sporządzanie bilansu można w dowolnej chwili zawiesić — klawiszem [Ctrl+Z] i w dogodnym momencie wznowić wywołując ponownie funkcję bilansu otwarcia i wybierając opcję [F2] — Popraw bilans tymczasowy. Z oczywistych względów w czasie przerwy nie mogą być wykonywane żadne operacje wpływające na stany magazynowe, dlatego też większość funkcji WAPRO Mag jest wówczas nieaktywna (funkcje te wyświetlane są szarą czcionką).

Aby uniknąć sytuacji, w której ten sam towar pojawi się w kilku arkuszach (zostanie policzony kilkakrotnie), obowiązuje zasada, że każda pozycja asortymentowa może znaleźć się tylko w jednym dokumencie tymczasowym. Dla pozostałych użytkowników pozycja taka będzie niedostępna w kartotece asortymentów (pozycje zablokowane wyświetlane są z zielonym podświetleniem tła).

Zakończenie tworzenia bilansu tymczasowego następuje po wciśnięciu klawisza [F10]. Spowoduje to zapisanie dokumentu roboczego na dysk, ale nie jest jeszcze równoznaczne z zakończeniem bilansu otwarcia.

Po zgromadzeniu kompletu danych inwentaryzacyjnych należy wykonać operację scalenia wszystkich dokumentów roboczych klawiszem [Ctrl+Z] — Połącz i zatwierdź (przedtem należy zaznaczyć scalane dokumenty, np. klawiszem [Spacji] ). Program kontroluje kompletność bilansu i proponuje ostateczną akceptację scalonego BO. Zatwierdzenie spowoduje zapisanie na dysku ostatecznego dokumentu bilansowego. Aktualizacja stanów magazynowych odbywa się poprzez wygenerowanie pojedynczego dokumentu magazynowego z sygnaturą BO (Bilans otwarcia), uzgadniającego stan faktyczny z obliczonym.

Przy tej okazji uzupełniane są kartoteki asortymentów, o ile w trakcie spisu dopisano nowe pozycje. Jeżeli przerwiemy bilans klawiszem [Esc], to wszystkie zmiany zostaną stracone (stan magazynu i kartotek będzie taki jak przed inwentaryzacją). Uprzedza o tym stosowny komunikat. Jeżeli natomiast w czasie bilansu pominięto w spisie towary o niezerowym stanie magazynowym, program wyświetla ostrzeżenie dla użytkownika, zaś wszystkie niespisane pozycje przenosi do automatycznie utworzonego Bilansu Tymczasowego i umożliwia dokończenie inwentaryzacji.

Zakończenie bilansu otwarcia jest równoznaczne z rozpoczęciem nowego okresu rozliczeniowego, tzn. z rejestrów usuwane są wystawione dokument. magazynowe i zerowane są ich liczniki. Sposób potraktowania innych dokumentów zależy od decyzji użytkownika. W wyświetlonym oknie dialogowym dostępne są następujące opcje kasowania dokumentów:

  • Dokumenty magazynowe. Pole zawsze jest zaznaczone.
  • Dokumenty handlowe. Pole zawsze jest zaznaczone
  • Kartoteki towarowe nie uwzględnione w bilansie otwarcia. Pole opcjonalnie zaznaczane
  • Wszystkie rozrachunki i dokumenty finansowe powiązane z dokumentami magazynowymi. Pole opcjonalnie zaznaczane.

Podręczne menu kontekstowe

Podobnie jak w większości rejestrów i kartotek WAPRO Mag, w rejestrze bilansów otwarcia dostępne jest:

  • Podręczne menu kontekstowe, uruchamiane przez kliknięcie prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu na obszarze listy dokumentów. Standardowy zestaw poleceń opisano w rozdziale „Obsługa programu. Kartoteki i rejestry. Podręczne menu kontekstowe i Okno operacji dodatkowych”).

 

Wybrane opcje remanentu

  • Zeruj “stany po” – opcja powoduje wyzerowanie automatyczne dla wszystkich pozycji remanentu wartości w kolumnie Stan PO jest to przydatne jeśli remanent prowadzony jest w trybie pesymistycznym, czyli zakładamy, że na stan zostanie wprowadzone tylko to co zostało zliczone przez pracowników
  • Akcje po czytniku / dodaniu – opcja określa jaki tryb ma być wykonany poprawiania stanu po wczytaniu pozycji na dokument remanentu, trybbrak powoduje brak poprawiania stanu, tryb poprawianie powoduje edycję jednej pozycji (pozycji może być wiele w zależności od rozbijania na dostawy) oraz tryb ilość grupowa powoduje tryb podawania sumy stanu końcowego dla wszystkich pozycji
  • Filtr niedobory / nadwyżki – pozwala wyfiltrować w dokumencie tylko określony rodzaj różnic
  • F11 – pozwala wczytywać pozycje za pomocą czytnika kodów kreskowych
  • Tryb dodawania | odejmowania | szukania | nadpisywania – w zależności od wybranej opcji po wczytaniu pozycji za pomocą czytnika system może dodać do towaru 1szt lub ją odjąć ewentualnie może ją tylko znaleźć na dokumencie
  • Kolektor – opcja pozwala wczytać pozycje dokumentu z kolektora
  • Ilość grupowa art. – w przypadku kiedy mamy towar rozbity na dostawy (wiele pozycji w dokumencie np. w różnych cenach zakupu) system pozwala w tym trybie wprowadzić grupowy stan danej pozycji dla wszystkich pozycji. Można określić wg jakiej kolejki np. ma być dodana nadwyżka
  • Ilość grupowa dokumentu – pozwala określić dla dokumentu algorytm wg jakiego mają być dopisywane nadwyżki czy fifo czy lifo