Dokumenty magazynowe

Jesteś tutaj:
< Powrót

Dokumenty magazynowe

Dostęp do listy dokumentów magazynowych wystawionych w czasie pracy z programem (a ściślej: wystawionych od czasu ostatniego zamknięcia okresu rozliczeniowego) umożliwia funkcja Magazyn | Dokumenty magazynowe.

Okno listy dokumentów stanowi centrum zarządzania dokumentami magazynowymi w systemie WAPRO Mag. Wygląd okna, dostępne funkcje pomocnicze (np. sortowania, filtrowania) oraz podstawowe czynności (tj. dodawanie i przeglądanie dokumentów, poprawianie lub anulowanie istniejących danych) są standardowe. Dokładniejszy opis zamieszczono w rozdziale „Obsługa programu”.

Do prowadzenia ewidencji towarów w magazynie pod względem rodzaju, ilości, oraz wartości stosuje się trzy rodzaje dokumentów, oznaczanych sygnaturami np. PZ, WZ i MM:

  • Dokument Przyjęcia Zewnętrznego, PZ. Stosowany jest do odnotowania przyjęcia towaru do magazynu. Wystawiany jest na podstawie np. faktury lub rachunku dostarczonego przez dostawcę.
  • Dokument Wydania Zewnętrznego, WZ. Wystawiany jest przy zdejmowaniu towaru ze stanu magazynowego (wydawaniu towaru z magazynu). Na podstawie WZ–ki sporządza się dokument handlowy (fakturę, rachunek lub paragon) dla odbiorcy.
  • Dokument przesunięcia Między-magazynowego, MM. Wykorzystywany jest przy przenoszeniu towaru między dwoma magazynami należącymi do tego samego przedsiębiorstwa. W wyniku wystawienia MM powstają dwa dokumenty magazynowe: rozchodowy MW w magazynie, z którego wydawany jest towar, oraz identyczny dokument przychodowy MP w magazynie, do którego przyjmowany jest towar. Opcja nie dotyczy programu WAPRO Mag w wariancie Start, który jest jednomagazynowy.

Dodatkowo WAPRO Mag korzysta standardowo z dwu innych rodzajów dokumentów:

  • Dokument Zakupu Usług, ZU. Stosowany jest do odnotowania zakupu usług w firmie. Podobnie jak PZ wystawiany jest na podstawie np. faktury lub rachunku dostarczonego przez dostawcę.
  • Dokument Sprzedaży Usług, SU. Stosowany przy świadczeniu usług na rzecz klienta. Na podstawie SU sporządza się również dokument handlowy (fakturę, rachunek lub paragon) dla odbiorcy

Dokumenty SU/ZU są dokumentami technicznymi, w związku z tym nie ma możliwości wystawienia bezpośrednio korekty takiego dokumentu analogicznie jak jest to w przypadku PZ/WZ. Korekty do SU/ZU powstają tylko w wyniku korekty dokumentu handlowego, na którym znajduje się usługa.

Wprowadzenie tych dokumentów w programie było podyktowane tym, że w przypadku usług nie są odnotowywane stany magazynowe, a dokument handlowy (faktura, rachunek) musi powstawać na podstawie dokumentu magazynowego.
W gospodarce materiałowej stosuje się także inne rodzaje dokumentów magazynowych, noszących sygnatury: PW (Przychód Wewnętrzny), RW (Rozchód Wewnętrzny). Jeżeli zaistnieje potrzeba, w WAPRO Mag można tworzyć własne rodzaje (sygnatury) dokumentów. Obsługa takich dokumentów (tworzenie, drukowanie, przeglądanie, poprawianie, anulowanie) jest analogiczna, jak dokumentów standardowych. Dokumenty własne mogą być również podstawą do wystawienia dokumentu płatności (faktury, rachunku), pod warunkiem zaznaczenia opcji Dokument związany z fakturą w czasie definiowania dokumentu — funkcja Administrator | Definicje | Typy dokumentów | Dokumenty magazynowe.Wprowadzenie tych dokumentów w programie było podyktowane tym, że w przypadku usług nie są odnotowywane stany magazynowe, a dokument handlowy (faktura, rachunek) musi powstawać na podstawie dokumentu magazynowego.

W systemie WAPRO Mag wszystkie operacje związane ze zmianą stanów magazynowych związane są z wystawieniem stosownego dokumentu magazynowego — na przykład przy sprzedaży faktura powstaje na podstawie WZ–ki (specyfikacji towarowo–wartościowej). Zasadniczo wystawianie dokumentów magazynowych odbywa się w rejestrze dokumentów magazynowych, dostępnym w menu Magazyn | Dokumenty magazynowe. Ponieważ jednak nie każda firma ma w swojej strukturze wyodrębniony dział magazynowy i nie każda posługuje się dokumentami magazynowymi, użytkownik może wystawiać i rejestrować faktury i rachunki od kontrahentów w module dokumentów handlowych, dostępnym w menu Operacje handlowe. W takich przypadkach WAPRO Mag automatycznie wygeneruje odpowiedni dokument magazynowy stowarzyszony z fakturą i umieści go w rejestrze dokumentów magazynowych.

Niektóre pozycje na liście dokumentów mogą być wyróżnione kolorem:

  • Czcionka niebieska. Przy pracy wielostanowiskowej (w sieci) oznacza, że dokument jest chwilowo niedostępny — najprawdopodobniej pracuje z nim inny użytkownik. Nazwa tego użytkownika wyświetlana jest na belce tytułowej (u góry) okna programu WAPRO Mag po wybraniu funkcji Pokaż — [Shift+F2].
  • Czcionka czerwona. Oznacza, że dokument nie został prawidłowo zamknięty i zapisany na dysku, np. w wyniku awarii komputera lub zaniku zasilania. W celu naprawienia zapisu należy skorzystać z funkcji w menu Administrator | Funkcje naprawcze | Dokumenty niezatwierdzone.
  • Czcionka szara. Dokument wygenerowany automatycznie przy okazji wystawiania faktury korygującej do dokumentu handlowego nierejestrowanego w systemie WAPRO Mag. Więcej informacji znajduje się w rozdziale „Operacje handlowe”, w części zatytułowanej „Wystawianie faktury korygującej do dokumentu nierejestrowanego w systemie”.
  • Czcionka czarna (standardowa). Dotyczy pozostałych pozycji.

Przy wyświetlonej liście dostępne są następujące operacje:

  • Wystawianie nowego dokumentu, inicjowane klawiszem [Insert]. Właściwy typ dokumentu (sygnaturę) wybiera się z proponowanej listy. W dalszej kolejności wypełnia się formatkę dokumentu magazynowego składającą się z nagłówka i specyfikacji towarowej. W zależności od typu dokumentu program prezentuje odpowiedni zestaw pól do wypełnienia. Opis formatki danych zamieszczono w dalszej części instrukcji.
  • Przeglądanie dokumentów, inicjowane klawiszem [Shift+F2]. Okno podglądu dokumentu wyświetla:

Informacje z nagłówka dokumentu: typ dokumentu, numer, nazwa kontrahenta, data wystawienia, sposób obliczania wartości (wg cen netto lub brutto).

Krótkie podsumowanie wartościowe (kwota netto, brutto, oraz suma łączna podatku VAT).

Podczas operacji przeglądania lub edycji dokumentu magazynowego, poniżej danych z nagłówka znajduje się lista zawierająca specyfikację towarowo–wartościową dokumentu. Wskazanie dowolnej pozycji (towaru) na liście, naciśnięcie prawego klawisza myszy oraz wybranie opcji Lista powiązanych pozycji otwiera okno dokumentów powiązanych z tym towarem. Znajdują się tam informacje o pochodzeniu dostawy, tj. numer dokumentu magazynowego PZ i stowarzyszonego z nim dokumentu handlowego (faktury zakupu), ewentualnie o numerze zamówienia. Analogiczna funkcja działa w rejestrze dokumentów handlowych.

Wyświetlony w oknie podglądu dokument można wydrukować (klawisz [Ctrl+D] ).

  • Podgląd dokumentu handlowego, stowarzyszonego z dokumentem magazynowym możliwy jest w głównym oknie rejestru dokumentów magazynowych. Wskazanie dokumentu magazynowego na liście i naciśnięcie prawego klawisza myszy otwiera okno podglądu dokumentu handlowego (dla PZ–ki będzie to faktura zakupu, zaś dla WZ–ki faktura sprzedaży).
  • Drukowanie dokumentów, inicjowane klawiszem [Ctrl+D]. Po uruchomieniu funkcji prezentowana jest zależna od kontekstu lista możliwych wariantów wydruku. Przewidziano także możliwość skonfigurowania parametrów wydruku oraz parametrów drukarki.
  • Poprawianie wystawionego dokumentu, inicjowane klawiszem [F2]. Zmiany w dokumencie mogą dotyczyć danych z nagłówka oraz specyfikacji towarowo–wartościowej. Ponadto możliwa jest edycja danych dokumentu handlowego związanego z poprawianym dokumentem magazynowym, wywołanie klawiszem [Ctrl+H]. W przypadku dokumentu przyjęcia PZ są to dane dotyczące dokumentu na podstawie którego zarejestrowano dostawę, natomiast w przypadku dokumentu wydania WZ uzupełnienie będzie dotyczyć związanego z nim dokumentu handlowego (faktura VAT, rachunek). Natomiast klawisz [Ctrl+R] otwiera moduł obsługi zamówień, związanych z edytowanym dokumentem magazynowym.

Należy zwrócić uwagę, że nie wszystkie zmiany są dopuszczone przez program, np. nie można poprawiać remanentu ani faktury korygującej. W razie potrzeby program wygeneruje odpowiednie ostrzeżenie dla użytkownika.

  • Kasowanie dokumentów, inicjowane klawiszem [Delete]. Ponieważ dokumentowi magazynowemu towarzyszy zazwyczaj dokument handlowy (faktura, rachunek, ew. paragon), program pozwala zadecydować, czy anulowane mają być oba dokumenty, czy tylko jeden z nich. Przy kasowaniu obowiązują pewne ograniczenia:

Nie można kasować dokumentu PZ, jeśli sprzedawano już towar pochodzący z tej dostawy (niezależnie od tego, ile sprzedano).

Podobnie niedopuszczalne jest kasowanie faktur zakupu i sprzedaży do których wystawiono dokumenty korygujące — możliwe jest tylko anulowanie ostatniego dokumentu korygującego. Inne zmiany należy rejestrować przez wystawienie kolejnego dokumentu korygującego.

Jeżeli zajdzie konieczność anulowania dokumentu MM, należy tego dokonać w obu magazynach — osobno dla MP i MW. Zachowanie programu można zmienić w tym zakresie poprzez parametr konfiguracyjny Administrator | Konfiguracja Firmy | Dokumenty magazynowe | MM | Wzajemne kasowanie MW i MP po ustawieniu wartości na Tak program będzie kasował jednocześnie obydwa dokumenty.

  • Lista dokumentów korygujących, wyświetlana klawiszem [Ctrl+K]. Program prezentuje historię wszystkich korekt związanych z konkretnym dokumentem magazynowym, które zostały poczynione w module dokumentów handlowych (menu Operacje handlowe | Dokumenty handlowe) z możliwością podglądu faktury korygującej.
  • Podsumowanie listy dokumentów. Uruchomienie funkcji klawiszem [Ctrl+S] wyświetla krótkie podsumowanie wartościowe (kwota netto, brutto, oraz suma łączna podatku VAT). Dodatkowo można wybrać zakres uwzględnionych dokumentów: tylko dokumenty filtrowane lub tylko dokumenty zaznaczone na liście.
  • Eksport i import dokumentów magazynowych. W przypadku dokumentów magazynowych, podobnie jak dla zamówień, istnieje możliwość eksportu całych dokumentów, lub wybranych pozycji, w formie pliku tekstowego i wczytanie ich w innej instalacji WAPRO Mag. Eksport i import dostępny jest w oknie operacji dodatkowych otwieranym w rejestrze dokumentów klawiszem [Ctrl+O].

Jeśli przesuwamy tym sposobem towar między magazynami, to należy pamiętać, że eksportujemy dokumenty MW — Magazyn Wyda, ale przyjmujemy towar importując dokumenty MP — Magazyn Przyjmie (i tak to robi program). Ponadto funkcja może być użyta jako rodzaj zapisanego na stałe dokumentu w przypadku, gdy wielokrotnie zachodzi potrzeba wystawienia takiego samego, lub bardzo zbliżonego dokumentu. Wystarczy wyeksportować na dysk specyfikację takiego dokumentu i w razie potrzeby wykonać import i uaktualnić wpisy (daty, ceny, ilości itp.) Przy dużych dokumentach znakomicie zaoszczędza to pracy operatorowi.

Przed wywołaniem funkcji należy zaznaczyć w rejestrze dokumenty przeznaczone do eksportu, lub w przypadku eksportu części dokumentu zaznaczyć pozycje asortymentowe w specyfikacji towarowej. Program zapisuje dane do wskazanego przez użytkownika pliku dyskowego. Zapis odbywa się w formacie czystego tekstu ASCII, dzięki czemu łatwo jest zapoznać się i w razie potrzeby wyedytować ręcznie taki plik, czy przesłać go kontrahentowi za pośrednictwem Internetu.

Program umożliwia także wzajemną modyfikację dokumentów MM. Modyfikacja możliwa jest od strony dokumentu MW (zarówno dla dokumentu z przychodem odłożonym w czasie jak również z przychodem natychmiastowym).

Modyfikacja MP możliwa jest tylko wtedy kiedy MM zostało utworzone z opcją przychód odłożony w czasie. Jedyną operacją jaką można wykonać na modyfikowanym MP to zmniejszenie ilości w pozycji dokumentu. Nie jest możliwa cena ani zwiększenie ilości.

Twórcy programu dołożyli starań, aby przenoszenie dokumentów tą drogą było możliwie zautomatyzowane. Poza zwykłą specyfikacją towarową do pliku transferowego trafiają także inne potrzebne informacje o wersji i strukturze bazy danych, informacje z kartotek itp. Dlatego przy wczytywaniu danych w innym komputerze nie powinno być problemów z włączeniem nowych pozycji do istniejącego rejestru dokumentów magazynowych, a bazy danych zostaną w razie potrzeby odpowiednio zmodyfikowane i uzupełnione.

  • Zamknięcie okna listy dokumentów magazynowych — klawiszem [Esc].

Powrót towaru do magazynu źródłowego po wykonaniu MM

W momencie wystawienia dokumentu MM towar po przesunięciu na inny magazyn z jakiegoś powodu może być z powrotem przesuwany do magazynu źródłowego. Przy domyślnej konfiguracji programu nastąpi przesunięcie do dostawy pierwotnej. W praktyce oznacza to tyle że jeżeli towar został zakupiony dokumentem FZ1 na Mag1 a następnie rozchodowany MM na Mag2 i z jakiegoś powodu ponownie za pomocą MM wraca do Mag1 to program powiąże przychód do dokumentu FZ1. W wyniku tej operacji użytkownik może bez problemu wykonać operację korekty ilościowej na dostawie pierwotnej czyli FZ1. Należy pamiętać jednak, że w przypadku kiedy ta operacja wykonywana jest po upływie czasu może dojść do zaburzenia kolejki FIFO ponieważ towar wróci do dostawy, po której mogły być kolejne dostawy i mogły być wykonywane z niej rozchody.

Aby zmienić to zachowanie programu dodano parametr w Administrator | Konfiguracja firmy | Dokumenty magazynowe | MM | MP wraca do dostawy pierwotnej po ustawieniu wartości na Nie system zamiast podpiąć ponownie pozycje do FZ1 założy nową dostawę wynikającą z dokumentu MP, który powstaje na skutek przesunięcia międzymagazynowego. Operacja ta pozwala potraktować ten dokument jako nowa dostawa i nie zaburza kolejki jednak uniemożliwia wykonania operacji korekty ilościowej na dokumencie pierwotnym zakupu FZ1 ponieważ fizycznie towar z tej dostawy został rozchodowany.

Możliwość wykonania korekty na dokumencie pierwotnym jest ściśle uzależniona od tego jaka ilość towaru została zakupiona względem tego jaka ilość została rozchodowana oraz na jaką ilość ma zostać wykonana korekta ilościowa.


Filtry dokumentów magazynowych

W wersji 8.00.0 WAPRO Mag dodano nowe filtry dokumentów magazynowych. Filtry pozwalają bardzo szybko wyświetlić dokumenty, których termin realizacji przypada dzisiaj lub w termin realizacji w dniu dzisiejszym już został przekroczony.

W przypadku zamówień filtr bazuje na zawartości kolumny „Do kiedy wystawić dokument handlowy”.