e-Dokumenty

< Powrót

e-Dokumenty

Moduł e-Dokumenty to wspólny moduł dla aplikacji WAPRO ERP, pozwalający na zapisywanie dokumentów wersji elektronicznej takich jak dokumenty PDF, WORD, Excel czy też zdjęcia w bazie danych. Program pozwala zapisywać załączniki do konkretnych obiektów programu np. do:

  • kontrahenta
  • artykułu
  • dokumentu magazynowego
  • dokumentu handlowego
  • zlecenia produkcyjnego
  • zamówienia
  • firmy
  • zadania CrM
  • pracownika

Załączniki zapisywane są w bazie danych programu dzięki czemu wykonując kopię zapasową danych programu od razu zabezpieczane są także załączniki.

Dane zapisywane są w bazie danych serwera bazy danych SQL Server. Należy pamiętać, że powoduje to także wzrost rozmiaru bazy danych. Wersja serwera bazy danych dostarczana z programem SQL Server 2008 R2 posiada ograniczenie rozmiaru bazy danych do 10GB, SQL Server 2005 posiada ograniczenie do 4GB.

Aby uruchomić moduł e-dokumentów należy na danym ekranie wybrać opcję e-Dokumenty, moduł zostanie uruchomiony w kontekście wybranego rekordu oznacza to tyle, że jeśli użytkownik uruchomi moduł mając podświetlonego kontrahenta Jan Kowalski to załączniki podepną się właśnie pod tego kontrahenta. Jeśli zaznaczona zostanie faktura o nr Fv/00001/2014 to załączniki podpięte zostaną do tego dokumentu handlowego. Użytkownik może także wyświetlić załączniki z całej firmy poprzez uruchomienie opcji e-Dokumenty z poziomu menu Kartoteki.

Opcje modułu

Po uruchomieniu modułu użtytkownik może wybrać na wstążce następujące opcje:

Dodaj – pozwala dodać nowy załącznik

Odznacz wszystkie – odznacza zaznaczone załączniki

Zaznacz wszystkie – zaznacza załączniki

Zapisz zaznaczone – opcja pozwala zapisać ponownie załączniki na dysku

Usuń zaznaczone – opcja oznacza załączniki w bazie jako usunięte ale fizycznie ich nie kasuje

Trwale usuń zaznaczone – powoduje fizyczne usunięcie załączników z bazy (opcja nieodwracalna)

Odśwież wszystko – odświeża zawartość kartoteki

Odśwież rodzaj – odświeża bieżący rodzaj załączników

Domyślnie moduł ogranicza rozmiar dodawanych załączników do 20Mb, aby zmienić rozmiar należy wybrać System > Opcje > Maksymalny rozmiar dokumentu.

Podgląd załączników

Użytkownik może podglądać załączniki bezpośrednio w module, jeśli dodaje zdjęcia są one wyświetlane od razu w miniaturce w sekcji szczegóły a po kliknięciu w nazwę pliku uruchomione zostanie dodatkowe systemowej aplikacji do przeglądania zdjęć. Jeśli załącznik jest typu tekstowego np. dokument w notatniku system po wybraniu nazwy wyświetli okno modułu z zawartością tekstową.

 

Dane załącznika

Podczas dodawania załącznika system nadrzędny w tym przypadku WAPRO Mag przenosi dodatkowe informacje do załącznika takie jak:

Nazwa dokumentu (może tu trafić nazwa dokumentu lub nazwa kontrahenta, do którego załącznik został podpięty)

Sygnatura typu (sygnatura dokumentu, może być przydatna do grupowania załączników)

Nazwa firmy (nazwa firmy, w której dany załącznik został podpięty)

Opis (np. uwagi dokumentu, do którego załącznik został dodany)

 

Filtrowanie, sortowanie i grupowanie danych

Użytkownik może filtrować zawartość okna załączników, w tym celu wystarczy kliknąć na ikonę filtra (lejek po najechaniu na nagłówek kolumny np. Sygnatura typu) pojawi się lista, gdzie można wybrać zawartość do prezentacji danych. Dodatkowo klikając prawym przyciskiem myszy na nagłówku kolumn dostępna jest opcja Pokaż panel wyszukiwania który pozwala przeszukać listę po szukanej frazie. Do dyspozycji znajduje się także Filtrowanie zaawansowane dostępne jako zakładka na dole ekranu, w której użytkownik może wybrać interesujące go warunki jakie mają spełniać wyświetlane załączniki.

Dodatkowo użytkownik może sortować klikając po nagłówkach kolumn, wystarczy kliknąć w nagłówek aby lista została posortowana zgodnie z wybranym porządkiem.

Jeśli użytkownik ma podpięte dużo załączników można definiować grupowanie poprzez przeciągnięcie nagłówka kolumny do sekcji “Przeciągnij tutaj nagłówek kolumny, jeśli ona ma być podstawoą grupowania”.

 

Konfiguracja kolumn

Użytkownik może skonfigurować widoczność kolumn w module e-Dokumentów poprzez wybranie prawego przycisku myszy na nagłówkach kolumn i wybraniu opcji Wybór kolumn. Użytkownik może zdecydować jakie kolumny mają być widoczne a jakie nie. Przytrzymując lewy przycisk myszy na nagłówku kolumny można zmienić jej położenie na liście.

 

Przenoszenie załączników pomiędzy programami na wspólnej bazie

Jeśli użytkownik posiada na jednej bazie danych struktury programu WAPRO Mag oraz WAPRO Fakir , załączniki mogą być widoczne np. na poziomie dokumentu zarówno w WAPRO Mag jak i w WAPRO Fakir. System przenosi podpięte załączniki pod dokumenty WAPRO Maga automatycznie podczas opcji dekretacji i importu dokumentów z programu handlowego do finansowo księgowego.

 

Kasowanie załączników

Użytkownik może zdecydować czy podczas kasowania obiektu nadrzędnego (asortymentu, kontrahenta, dokumentu itp.) w programie magazynowym powiązane do niego załączniki mają zostać także skasowane (trwale) czy też mają zostać przeniesione do poziomu firmy. Jeśli zostaną przeniesione po skasowaniu użytkownik nadal ma dostęp do załącznika wybierając opcję e-Dokumenty z menu Kartoteki. Parametr konfigurowalny jest dla użytkownika w menu Administrator > Konfiguracja użytkownika > archiwum e-Dokumentów > Usuwanie załączników po skasowaniu obiektu

Program umożliwia automatyczne zapisywanie dokumentu po wydruku w formacie PDF. W tym celu na oknie wydruku należy włączyć opcję w konfiguracji firmy (Administrator > Konfiguracja firmy > Dokumenty handlowe > Zapisz obraz faktury). Obraz może być zapisany po wysłaniu, wydrukowaniu itp.

Automatyczne tworzenie obrazu faktury

Funkcja pozwala tworzyć automatyczne archiwum zapisywanych dokumentów. Użytkownik może określić w menu Administrator > Konfiguracja Firmy > Dokumenty handlowe > Zapisz obraz dokumentu przy jakich zdarzeniach taki obraz powinien być tworzony.

Do dyspozycji są 4 opcje:

  • Brak zapisu – domyślna
  • Po zatwierdzeniu – zapisze dokument po zatwierdzeniu w systemie
  • Po wydruku lub wysłaniu mailem – zapisze dokument po wydrukowaniu na drukarce/do pliku lub po wysyłce mailem
  • Po zablokowaniu – po zablokowaniu dokument (z operacji lub zgodnie z ustawieniem w konfiguracji firmy)

Jeśli użytkownik ma zapisany już obraz faktury, a wykona ponownie np. wydruk dokumentu system poinformuje go o tym, że istnieje obraz i zapyta czy dodać kolejny czy nie.
Utworzone załączniki można obejrzeć w module e-Dokumenty po wybraniu przycisku e-Dokumenty lub za pomocą skrótu Ctrl+E. Należy pamiętać, że dokumenty wyświetlane są kontekstowo (oznacza to, że lista załączników prezentowana jest dla podświetlonego wiersza przed uruchomieniem załącznika).

Opcja pozwala na automatyczną archiwizację dokumentów w postaci pliku. W przyszłości pojawi się możliwość podpisania cyfrowo takiego załącznika wraz z możliwością wysyłki mailem.