Kartoteka kategorii asortymentowych

< Powrót

Kartoteka kategorii asortymentowych

W WAPRO Mag artykuły (towary, produkty, usługi i opakowania) dzielą się na kategorie, przy czym kryterium ich tworzenia określa użytkownik według własnych potrzeb. Przypisanie towaru do kategorii jest wykorzystywane między innymi przy:

  • podziale towaru na grupy, co ułatwia sprawne korzystanie z programu,
  • określaniu obowiązujących dla kategorii rubryk cenowych oraz domyślnych wartości narzutu i marży,
  • definiowaniu szablonów indeksu katalogowego i handlowego.

Przykład:

Asortymenty elektroniki użytkowej można podzielić na:
Telewizory, Magnetowidy, Radioodbiorniki, Magnetofony,…

Użytkownik ma do dyspozycji podziałna kategorie podstawowe oraz kategorie wielopoziomowe kategorie podstawowe są płaskie ale system podczas przypisywania do nich pozycji przepisuje na te pozycje takie dane z kategorii jak szablon indeksu handlowego i katalogowego podczas automatycznego ich nadawania czy ustawienia rubryk cenowych. Kategorie wielopoziomowe służą tylko do klasyfikacji na wielu poziomach asortymentu.

Dostęp do listy kategorii asortymentowych podstawowych uzyskuje się po wybraniu funkcji Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Kategorie asortymentowe natomiast do wielopoziomowych jest to ścieżka Kartoteki | Powiązane z asortymentem | Kategorie wielopoziomowe. Wyświetlona zostaje uporządkowana alfabetycznie lista nazw kategorii (lista może być pusta). Obsługa kartoteki odbywa się na zwykłych zasadach.

Stosowanie kategorii wielopoziomowych nie jest obowiązkowe.

Funkcja Eksport do Excela, dostępna poprzez podręczne menu kontekstowe, wywoływane prawym klawiszem myszy, umożliwia zapisywanie treści kartoteki kategorii asortymentowych w pliku tekstowym akceptowanym m.in. przez arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel.

Jeżeli użytkownik nie chce podziału towaru na kategorie, należy zdefiniować jedną kategorię (np. „Towary” albo nazwa firmy) i przypisać do niej wszystkie artykuły.

Przy wypełnianiu kartoteki należy podać następujące dane:

Zakładka Informacje podstawowe

Okno zawiera następujące dane:

  • Nazwa kategorii. Można wpisać dowolną. Początkowe znaki nazwy kategorii mogą być wykorzystane przy automatycznym generowaniu numeru katalogowego i handlowego asortymentów.
  • Domyślna dla dodawanych artykułów. Pozwala określić aby towary były domyślnie dodawane do tej kategorii.
  • Rubryki cenowe. Z każdą kategorią asortymentową może być związany zestaw dostępnych dla niej cen sprzedaży (np. cena detaliczna, hurtowa, specjalna z upustem, z dostawą do domu). Nazwy cen tworzone są przez użytkownika i zapamiętywane w kartotece rubryk cenowych. Lista wszystkich rubryk cenowych zdefiniowanych w programie wyświetlona jest w tabeli. Wybrane pozycje należy wskazać kursorem i zaznaczyć klawiszem [F3] — funkcja Przydziel cenę. Usunięcie znacznika  odbywa się w identyczny sposób. Jedna z zaznaczonych cen może być domyślną ceną sprzedaży, do jej zaznaczania służy klawisz [F4]. Natomiast klawisz [F6] umożliwia podanie domyślnej wartości narzutu obowiązującego dla danej kategorii.
  • Ustaw domyślną cenę i narzut dla wszystkich towarów z tej kategorii. Zaznaczenie tej opcji powoduje w kartotece asortymentów automatyczną aktualizację narzutów dla wszystkich cen przypisanych do kategorii asortymentowej w momencie, gdy w kartotece kategorii asortymentowych zmieni się domyślna wartość narzutu. Aby więc zmienić narzut z 5% na 8% dla wszystkich cen detalicznych dla artykułów spożywczych wystarczy w kartotece kategorii asortymentowych wybrać kategorię Art. spożywcze, podać nową wartość narzutu dla ceny detalicznej (klawiszem [F6] ) i zaznaczyć niniejszą opcję. Po zatwierdzeniu zmian klawiszem [F10] wszystkie artykuły spożycze będą miały nowe detaliczne ceny sprzedaży. Przeliczenie nie będzie jednak dotyczyło innych cen dla artykułów spożywczych (np. ceny hurtowej), ani żadnej ceny dla towarów z innych kategorii.Jeśli natomiast przy zmianie domyślnej wartości narzutu w kartotece kategorii zechcemy zostawić stare wartości narzutu w kartotece asortymentów, niniejszą opcję należy wyłączyć. W tym stanie możliwa jest aktualizacja domyślnego narzutu tylko dla wybranych artykułów. Wystarczy wejść do kartoteki asortymentów i ponownie wybrać nazwę kategorii na ekranie edycji danych artykułu.

Zakładka Indeksy

Okno zawiera następujące dane:

  • Szablon indeksu katalogowego (obowiązuje przy ustawionej w konfiguracji opcji automatycznego generowania numerów katalogowych i handlowych). Indeks (numer) katalogowy jest najważniejszym wyznacznikiem towaru w programie i jednoznacznie go określa (pełni więc taka rolę, jak numer PESEL dla obywatela Najjaśniejszej Rzeczpospolitej). Szablon definiują kolejno:
    • Maska indeksu. Maska indeksu katalogowego określa sposób tworzenia numeru (np. Foto–8926), obowiązujący przy numeracji automatycznej. Maska może być konstruowana z następujących elementów:
      • Stałej części indeksu. Można używać liter, cyfr, znaków przestankowych. Wpisane znaki stają się stałą częścią indeksu katalogowego. Ta część indeksu może by pominięta w definicji maski.
      • Znaku automatycznej numeracji: # (podwójny krzyżyk, na klawiaturze nad cyfrą 3). Symbolizuje pojedynczą cyfrę w numerze, a liczba znaków „#” oznacza liczbę cyfr numeru (np. # # # # pozwala na ewidencję towarów od 0001 do 9999). Konkretna wartość liczbowa będzie generowana przez program podczas dopisywania nowej pozycji do kartoteki artykułów i usług. W przypadku gdy numer nie mieści się w zadanym polu, drukowane są gwiazdki: *******.
    • Ostatni numer. Pole informuje jaki numer katalogowy miał towar ostatnio wprowadzony do kartoteki. Wpisując nową liczbę można ręcznie wymusić numerację od innej wartości, np. aparatom fotograficznym przypisujemy numery z zakresu 0001 do 0999, zaś akcesoriom fotograficznym od 1000 do 9999.
  • Szablon indeksu handlowego (przy ustawionej w konfiguracji opcji automatycznego generowania numerów katalogowych i handlowych). Indeks handlowy ma znaczenie wtórne wobec numeru katalogowego i może być pominięty (nieużywany).
    • Maska indeksu. Sposób tworzenia wzorca jest analogiczny jak w przypadku numeru katalogowego. Numerator może być pominięty — indeks nie będzie wówczas tworzony.
    • Ostatni numer. Uwagi jak w przypadku numeru katalogowego.

    Przykłady konstruowania masek indeksu katalogowego i handlowego:

    Format numeru: Przykład:
    ### 003
    T–#### T–0234
    Foto–######/ABC Foto–000234/ABC

Zakładka Inne

Okno zawiera pola:

  • Numer działu w kasie fiskalnej, oraz
  • Stawka VAT zakupu
  • Stawka VAT sprzedaży
  • Nr analityki dla danej kategorii

 

Kategorie wielopoziomowe

Po wywołaniu z menu kartotek powiązanych z asortymentem okna kategorii wielopoziomowych użytkownik, może dodać je do listy za pomocą opcji Dodaj , opcją popraw można zmienić nazwę kategorii a za pomocą strzałek kierować poziomem zagnieżdżenia poszczególnych kategorii. Aby przesuwać kategorie w pionie należy stosować strzałki góra/dól natomiast dla sterowania poziomem zagnieżdżenia można wykorzystać strzałki prawo/lewo. Pod prawym przyciskiem myszy na liście użytkownik ma dodatkowe opcje wśród nich m.in. grupowe kasowanie kategorii wielopoziomowych importowanie kategorii z bieżącego magazynu lub z innego magazynu oraz eksport dl Excela.

Kategorie wielopoziomowe nie podlegają procesowi synchronizacji, dzięki temu można na różnych magazynach mieć inny podział na kategorie wielopoziomowe. Jeśli jednak użytkownik chce mieć ten sam podział na wszystkich magazynach, powinien skonfigurować ten podział na jednym magazynie a następnie logując się kolejno na pozostałe wykonać operację importowania kategorii z innego magazynu.

Domyślnie kartoteka towarowa prezentuje towary w podziale na kategorie podstawowe, aby wyświetlić podział kategorii wielopoziomowych należy w panelu po lewej stronie wybrać zakładkę Kategorie wielopoziomowe.

Jeśli zakładka nie jest widoczna należy posłużyć się ikonami strzałek prawo/lewo lub poszerzyć belkę lewego panelu przytrzymując ją lewym przyciskiem myszy i przesuwając w prawo.

Po wyświetleniu listy kategorii wielopoziomowych można również pod prawym przyciskiem myszy wybrać filtrowanie lub grupowo zwijać/rozwijać poziomy. Użytkownik ma tam do dyspozycji następujące opcje:

  • Tylko z tej kategorii
  • Ze wszystkich podkategorii
  • Uwzględniaj zablokowane
  • Zwiń wszystko
  • Rozwiń wszystko

Zarówno dla kategorii podstawowych jak i wielopoziomowych można wykonać grupowe przenoszenie towaru do kategorii. W tym celu należy zaznaczyć na liście interesujące nas towary a następnie przytrzymując lewy przycisk myszy przesunąć kursor myszy na interesującą nas kategorie. System w zależności od rodzaju kategorii może wyświetlić dodatkowe pytanie.