Konfiguracja firmy

Jesteś tutaj:
< Powrót

Przed rozpoczęciem pracy z programem zaleca się przeanalizowanie listy parametrów programu w celu ustawienia działania programu zgodnie z oczekiwaniami użytkowników. Parametry mogą być zmieniane w dowolnym momencie pracy programu jednak, nie działają wstecz. Np. jeśli użytkownik ustawi blokadę sprzedaży w przypadku kiedy cena sprzedaży jest mniejsza niż cena zakupu program zablokuje to przy nowych dokumentach, ale zmiana nie ma wpływu na źle wystawione dokumenty.

W menu Administrator | Konfiguracja firmy zebrano opcje konfiguracyjne programu, które obowiązują wszystkich użytkowników WAPRO Mag (mają charakter globalny). Z tego powodu wartości poszczególnych opcji ustala Administrator systemu, lub osoba dysponująca jego uprawnieniami.

Opcje konfiguracji systemu podzielono na następujące grupy (poniżej przedstawiono listę wybranych parametrów):

Dokumenty magazynowe

  • Automatyczne otwieranie kartoteki artykułów dla dokumentów magazynowych. Przyśpiesza wystawianie dokumentów, a konkretnie wypełnianie specyfikacji towarowej dokumentu magazynowego. Włączenie opcji powoduje, że po wstawieniu towaru do specyfikacji, automatycznie ponownie otworzy się okno kartoteki artykułów. Przy wyłączonej opcji w celu wstawienia nowej pozycji kartotekę artykułów należy każdorazowo otwierać ręcznie klawiszem [Insert].
  • Modyfikowanie cen przy dostawie. Do wyboru są następujące warianty:
    • Zakupu i sprzedaży
    • Tylko ceny zakupu
    • Bez modyfikacji.
  • Jeśli cena zakupu większa od ceny sprzedaży. Przy stosowaniu mechanizmu rabatów i upustów do automatycznego naliczania cen sprzedaży może się zdarzyć, że cena sprzedaży wstawiana do faktury będzie niższa od ceny zakupu towaru. W takim przypadku program może:
    • Ostrzec użytkownika. Jest to ustawienie standardowe.
    • Zablokować możliwość sprzedaży ze stratą.
    • Nie reagować.
  • Zasada zdejmowania ze stanu magazynowego. Opcja określa kolejność wykorzystania dostaw przy sprzedaży (rozchodzie z magazynu). Możliwe są dwa tryby:
    • FIFO (ang. First In—First Out, Pierwsze Weszło — Pierwsze Wyszło). Przy rozchodzie w pierwszej kolejności wydawany jest towar pochodzący z najstarszej dostawy. Jest to ustawienie standardowe.
    • LIFO (ang. Last In—First Out, Ostatnie Weszło — Pierwsze Wyszło). Kolejność wydawania towaru odwrotna, niż dostaw. Opcja przydatna, gdy towar w kolejnych dostawach drożeje.
  • Czy dodawać rubryki cenowe w magazynie docelowym. Opcja dotyczy przesunięcia międzymagazynowego i określa, czy czasie operacji do magazynu docelowego mają być kopiowane ustawienia dotyczące cen towaru (rubryki cenowe).
  • Modyfikowanie cen w magazynie docelowym. Opcja dotyczy przesunięcia międzymagazynowego. Do wyboru są następujące warianty:
    • Zakupu i sprzedaży.
    • Tylko ceny zakupu
    • Bez modyfikacji.

Dokumenty handlowe

  • Automatyczne otwieranie kartoteki artykułów dla dokumentów handlowych. Przyśpiesza wystawianie dokumentów, a konkretnie wypełnianie specyfikacji towarowej na fakturze. Włączenie opcji powoduje, że po wstawieniu towaru do specyfikacji, automatycznie ponownie otworzy się okno kartoteki artykułów. Przy wyłączonej opcji w celu wstawienia nowej pozycji kartotekę artykułów należy każdorazowo otwierać ręcznie klawiszem [Insert].
  • Drukuj identyfikator artykułu na paragonie. Na paragonie artykuł może być opisany za pomocą indeksu katalogowego, handlowego, domyślnego kodu kreskowego, stawki podatku VAT (PTU). Można też w ogóle zrezygnować z identyfikatora.
  • Drukuj nazwy i indeksy indywidualne. Zaznaczenie opcji powoduje drukowanie nazw i indeksów zdefiniowanych w kartotece asortymentów i wykorzystywanych przy stosowaniu mechanizmu zróżnicowanych strategii cenowych dla grup cenowych kontrahentów. Proszę zapoznać się z opisem w rozdziałach „Kartoteka asortymentów” i „Kartoteka kontrahentów”.
  • KP do sprzedaży detalicznej. Zasadniczo sprzedaż detaliczna jest dokumentowana za pomocą paragonu fiskalnego. Niniejsza opcja umożliwia drukowanie osobnego kwitu kasowego KP do każdej operacji sprzedaży, lub zbiorczego kwitu podsumowującego wszystkie operacje od poprzedniego wystawienia kwitu KP.
  • Miejsce wystawienia na fakturze lub rachunku. Należy wpisać nazwę miejscowości, która wraz z aktualną datą będzie pojawiała się w nagłówku dokumentu.
  • Ostrzegaj jeśli wystawiono dokument danego dnia.
  • Rozliczanie dokumentów gotówkowych. Opcja określa tryb rozliczania dokumenty handlowych płatnych gotówką. Dokumenty gotówkowe mogą być rozliczane:
    • Automatycznie, np. gdy opłaty dokonuje się u osoby wystawiającej dokument handlowy (fakturę, rachunek).
    • Ręcznie. Rozliczenia dokonuje się w module rozrachunków z kontrahentami na podstawie zarejestrowanego dokumentu finansowego. Ten sposób wybiera się w przypadku firm, w których rozdzielono dział sprzedaży i kasy.
  • Usuwanie dokumentów rozliczonych. Określa sposób traktowania w programie sytuacji, gdy anulowany jest rozliczony dokument handlowy — tj. gdy klient zwraca towar, za który już zapłacił.
    • Usuwanie zapłaty. W momencie anulowania rozliczonego dokumentu handlowego z programu usuwane są wszystkie ślady operacji, tzn. kasowana jest również pozycja w rejestrze rozliczeń, oraz kwit kasowy w rejestrze dokumentów finansowych. W tym trybie nie jest możliwe odtworzenie stanu sprzed operacji. Stosuje się go w przypadku, gdy np. już po wystawieniu faktury i kwitu kasowego okaże się, że klientowi zabrakło pieniędzy i całą operację trzeba „odkręcić”.
    • Generowanie rozrachunku. Ten tryb ma zastosowanie, gdy stanowiska sprzedawcy i kasjera są w firmie rozdzielone. Usunięcie zapłaconego dokumentu handlowego spowoduje powstanie w rejestrze rozrachunków zobowiązania naszej firmy wobec klienta, oraz wygenerowanie kwitu kasowego KW (zwracamy pieniądze klientowi). W tym trybie system przechowuje informację o anulowaniu sprzedaży.
    • Odmowa usunięcia. Blokuje użytkownikowi możliwość kasowania dokumentów rozliczonych.

Dokumenty finansowe

  • Blokuj dokument finansowy po wydruku. Opcja pozwala ustawić blokadę edycji dokumentu automatycznie po wydruku.
  • Domyślny tyo dokumentu przy rozliczaniu należności/zobowiązań. Pozwala określić czy domyślnie program na podpowiadać do rozliczeń dokumenty kasowe czy bankowe

Kontrahenci

  • Domyślna forma płatności. Wybrany sposób będzie proponowany przy wstawianiu nowej pozycji do kartoteki kontrahentów.
  • Maska wyróżnika kontrahenta. Przeznaczenie wyróżnika kontrahenta opisano w rozdziale „Funkcje menu Kartoteki”, w części „Kartoteka kontrahentów”. W kartotece kontrahentów wyróżnik wpisuje użytkownik według własnej koncepcji, natomiast program może kontrolować formalną poprawność wpisu za pomocą tzw. maski wyróżnika, pełniącej analogiczną rolę, jak maska indeksu katalogowego i handlowego w kartotece asortymentów.Maska wyróżnika kontrahenta może być konstruowana z następujących elementów:

    ? — Znak zapytania zastępuje dowolny znak (literę, cyfrę),
    # — Podwójny krzyżyk (hash) zastępuje dowolną cyfrę 0..9,
    Stałej części wyróżnika, złożonej z liter, cyfr, lub znaków przestankowych.

    Maska Przykład
    ?????–?????–### NAPOJ–PIWO –002
    HURT–????????? HURT–JACHOWICZ
    ##_????????? 02_BUTY

Artykuły

  • Ceny sprzedaży obliczane algorytmem Netto / Brutto. Parametr określa, czy podstawą ewidencji i obliczania cen w programie mają być wartości netto (bez podatku VAT), czy brutto (z podatkiem). Wybrany sposób stosuje się jednolicie do wszystkich cen zakupu i sprzedaży w programie. W zależności od zadeklarowanego wariantu program wychodzi od cen:
    • Netto. W przypadku wariantu z cenami netto program najpierw sumuje wartości netto z pozycji faktury dla poszczególnych stawek VAT. Następnie na podstawie obliczonych wcześniej wartości obrotów netto oblicza wartość kwoty podatku VAT oraz wartość obrotu brutto. Łączna wartość: netto, VAT, oraz brutto dokumentu handlowego jest wynikiem sumowania odpowiednich kwot w poszczególnych stawkach.
    • Brutto (z podatkiem VAT). Natomiast w przypadku dokumentu z cenami brutto najpierw dla poszczególnych stawek VAT sumowane są wartości brutto wzięte z faktury. Na tej podstawie program oblicza kwoty podatku VAT, zaś wartości netto dokumentu w poszczególnych stawkach są różnicami odpowiednich wartości brutto i podatku.

    Teoretycznie wariant obliczania cen nie powinien mieć znaczenia dla działania programu. W rzeczywistości należy mieć na względzie, że program dokonując przeliczeń zmuszony jest zaokrąglać ich wyniki z pewną skończoną dokładnością. Może to spowodować sytuację, w której suma obrotów netto plus suma podatku nie zbilansuje się z sumaryczną wartością obrotu brutto.

    Dlatego zaleca się, aby wybrać jako podstawę ewidencji ten wariant cen, który jest bardziej „naturalny” dla firmy. Na przykład, jeśli większość obrotu jest realizowana z płatnikami VATu, lepiej jest za podstawę przyjąć ceny netto. Natomiast dla podmiotów gospodarczych stosujących ceny urzędowe, bądź stosujących ceny brutto jako podstawę ewidencji (np. gastronomia, handel detaliczny) można przyjąć ceny brutto (z podatkiem).

  • Domyślna jednostka magazynowania. Określa jednostkę miary wykorzystywaną przez program do ewidencji stanów magazynowych i proponowaną w czasie wypełniania kartoteki artykułów.
  • Numeracja indeksu katalogowego artykułu. Indeksy (numery) katalogowe, którymi oznaczane są w programie towary, mogą być nadawane:
    • Automatycznie przez program, lub
    • Ręcznie przez użytkownika.W obu przypadkach program kontroluje numerację i zapobiega powtarzaniu się indeksów (muszą być unikatowe). Szablon (format) indeksu katalogowego związany jest z kategoria asortymentową i może być zaprojektowany w kartotece kategorii asortymentowych.
  • Numeracja indeksu handlowego artykułu. Obowiązują identyczne zasady i uwagi, jak w przypadku indeksu katalogowego.
  • Numeracja kodu kreskowego. Obowiązują identyczne zasady i uwagi, jak w przypadku indeksu katalogowego.
  • Format kodu kreskowego nadawanego automatycznie. Szablon kodu kreskowego dotyczy kodów w standardzie EAN13. Dwie pierwsze cyfry tego kodu powinny być wartością stałą i z reguły stanowią kod kraju (dla Polski jest to 59 i takie cyfry proponuje domyślnie program). Ostatnia cyfra stanowi sumę kontrolną kodu. Dla użytkownika pozostaje więc dziesięć cyfr znaczących do dowolnego wypełnienia tzn. cyfry stałe w formacie kodu wpisujemy bezpośrednio, zaś cyfry które będą przybierały kolejne wartości podczas nadawania kodów kreskowych oznaczamy znakiem #.
  • Obsługa zamienników. Opcja decyduje, czy w programie będzie można stosować zamienniki towarów. Lista zamienników tworzona jest w kartotece asortymentów i zawiera propozycje towarów (usług, produktów), które będą oferowane klientowi w przypadku, gdy w magazynie zabraknie żądanego towaru.
  • Przeliczanie cen zakupu. Wybiera domyślny sposób obliczania ceny sprzedaży — przy zmianie ceny zakupu — obowiązujący w kartotece asortymentów. W razie potrzeby można zmienić ten wariant dla konkretnego towaru w kartotece asortymentów (zakładka Jednostki i ceny).Do wyboru są dwa warianty:
    • Przeliczanie ceny sprzedaży. Zachowuje stałe wartości narzutu/marży. Cena sprzedaży jest obliczana przez dodanie do ceny zakupu stałej (liczonej w procentach) wartości narzutu.
    • Przeliczanie marży i narzutu. Wartości cen sprzedaży podaje użytkownik. Przy zmianie ceny zakupu przeliczana jest wartość marży i narzutu (cena sprzedaży nie ulega zmianie).

Zamówienia

  • Automatyczne otwieranie kartoteki artykułów dla zamówień. Przyśpiesza wystawianie dokumentów, a konkretnie wypełnianie specyfikacji towarowej zamówienia. Włączenie opcji powoduje, że po wstawieniu towaru do specyfikacji, automatycznie ponownie otworzy się okno kartoteki artykułów. Przy wyłączonej opcji w celu wstawienia nowej pozycji kartotekę artykułów należy każdorazowo otwierać ręcznie klawiszem [Insert].
  • Domyślny tryb rezerwacji. Opcja decyduje o sposobie rezerwowania w magazynie towaru zamówionego przez klienta. W trybie automatycznym program stara się objąć rezerwacją całą ilość, natomiast w trybie ręcznym wielkość rezerwacji określa użytkownik.

 

Zlecenia produkcyjne

> Funkcja dostępna w wariancie Prestiż oraz Prestiż Plus systemu WAPRO Mag <

  • Automatyczne otwieranie kartoteki artykułów dla zleceń produkcyjnych. Przyśpiesza wystawianie dokumentów, a konkretnie wypełnianie specyfikacji towarowej zlecenia. Włączenie opcji powoduje, że po wstawieniu towaru do specyfikacji, automatycznie ponownie otworzy się okno kartoteki artykułów. Przy wyłączonej opcji w celu wstawienia nowej pozycji kartotekę artykułów należy każdorazowo otwierać ręcznie, naciskając klawisz [Insert].

Rachunki bankowe

  • Domyślne numery rachunków w formacie IBAN. Począwszy od 2003 roku będzie w Polsce obowiązywał nowy format numerów dla rachunków bankowych, tzw. numer IBAN (International Banking Account Number), lecz niektóre firmy stosują go w swojej praktyce już teraz. Numer IBAN zawiera tzw. sumę kontrolną (podobnie jak numer NIP), umożliwiającą wykrycie błędnie podanego numeru. Włączenie opcji powoduje, że we wszystkich miejscach programu, w których użytkownik proszony jest o podanie numeru rachunku bankowego, program jako domyślny zaproponuje właśnie format IBAN. Zmiana formatu jest również możliwa na formatce danych przy wpisywaniu numeru (będzie dotyczyć tylko konkretnego rachunku).

Walutowość

> Funkcja dostępna w wariancie Prestiż systemu WAPRO Mag <

  • Wypełniaj waluty przy starcie systemu. Po włączeniu opcji w chwili uruchamiania WAPRO Mag wyświetlana będzie tabela kursów walut, umożliwiająca wpisanie aktualnych wartości. Dzięki temu użytkownik zyskuje pewność, że transakcje będą zewidencjonowane w poprawny sposób — w przypadku operacji walutowych rozliczenie dotyczy zawsze kwoty w walucie obcej, a nie złotówkach.

Sprzedaż detaliczna

  • Domyślny płatnik karty kredytowej przy sprzedaży detalicznej. Właściwego płatnika wybiera się w oknie kartoteki kontrahentów.
  • Domyślny płatnik kredytu gotówkowego przy sprzedaży detalicznej. Właściwego płatnika wybiera się w oknie kartoteki kontrahentów.
  • Domyślny płatnik sprzedaży ratalnej przy sprzedaży detalicznej. Właściwego płatnika wybiera się w oknie kartoteki kontrahentów.