Korekty dokumentów handlowych

Jesteś tutaj:
< Powrót

Korekty dokumentów handlowych

Korekty dokumentów handlowych obejmują korekty faktur VAT sprzedaży i faktur zakupu, oraz paragonów fiskalnych, tj. dokumentów, które w świetle przepisów po wystawieniu nie powinny podlegać żadnym modyfikacjom, za wyjątkiem wystawienia oddzielnego dokumentu korygującego.

Faktura korygująca odnotowuje zmianę wielkości obrotu i, co za tym idzie, wpływa na stan rozliczeń z kontrahentem oraz na rejestr zakupów i sprzedaży VAT (kwotę podatku naliczonego i należnego). Faktura korygująca powinna być stosowana w każdej sytuacji, gdy zmianie ulega kwota podatku od towarów i usług, np. przy:

  • Uznaniu reklamacji i zwrocie wadliwego towaru (zmianie ilości),
  • Zmianie ceny,
  • Zmianie upustu lub rabatu,
  • Zmianie stawki podatku VAT.

W programie przewidziano rejestrację dokumentu korygującego zakup (FK od dostawcy) oraz wystawienie dokumentu korygującego dla odbiorcy (FK sprzedaży), a także przyjęcie zwrotu z paragonu fiskalnego PK — korekta paragonu, w tym przypadku na wydruku faktura korygująca otrzyma tytuł Zwrot do paragonu). Istnieje również możliwość wystawienia faktury korygującej do dokumentu handlowego nie zarejestrowanego w systemie. Jest to potrzebne, gdy np. użytkownik korzystał wcześniej z programu innej firmy, lub prowadził księgowość ręcznie.

Program umożliwia wystawienie szeregu korekt do jednego dokumentu pierwotnego. Każdy kolejny dokument korygujący musi uwzględniać zmiany wprowadzone przez dokumenty poprzednie. Dlatego w razie potrzeby odwołania korekty anulowanie musi odbywać się kolejno, począwszy od ostatniej modyfikacji.

Faktura korygująca sprzedaży

Korekty faktur sprzedaży dokonuje się w rejestrze operacji handlowych, w menu: Operacje handlowe | Dokumenty handlowe. Pierwszą czynnością jest wskazanie na liście dokumentu, do którego chcemy wystawić korektę, lub istniejącej już korekty. Po uruchomieniu klawiszem [Ctrl+K] funkcji Korekty wyświetlana jest chronologiczna lista korekt związanych z aktualnym dokumentem. Lista ta obsługiwana jest na zwykłych zasadach obowiązujących w programie. Korekty nie podlegają edycji (poprawianiu). Ponieważ każda kolejna korekta musi uwzględniać stan dokumentu będący wynikiem działania wszystkich poprzednich korekt, dopuszczalne jest tylko anulowanie (skasowanie) ostatnio wykonanej korekty. Pozostałe pozycje są niedostępne dla operacji kasowania.

Dodanie nowej korekty inicjuje się klawiszem [Insert]. Wyświetlana jest wówczas formatka dokumentu podzielona na dwie zakładki:

  • Informacje podstawowe. Dokument korygujący otrzymuje numer (w zależności od ustawienia w konfiguracji generowany automatycznie lub wpisywany ręcznie), zapamiętywana jest też data operacji. W tym miejscu można również skorygować niektóre informacje nagłówka dokumentu: Miejsce wystawienia, Osoba upoważniona do odbioru faktury, Sposób i Termin płatności.
  • Pozycje korekty. Każda pozycja specyfikacji towarowej jest wyświetlana w dwu wierszach. W górnym znajduje się pierwotna (oryginalna) treść dokumentu. Dane w tej linii nie podlegają zmianom. Poniżej znajduje się powielona treść oryginału. Użytkownik może zmienić:
    • Ilość towaru,
    • Cenę.
    • Rabat/Narzut. Procentową wartość należy podać, osobno dla każdej pozycji w specyfikacji. Klawisz ekranowy [P], znajdujący się na prawo od pola, otwiera okno umożliwiające skalkulowanie wartości rabatu i narzutu wyrażonego procentowo, bądź kwotowo.
    • Stawkę VAT.

    W programie nie jest możliwa jednoczesna zmiana ilości i ceny towaru — w razie potrzeby wykonuje się to na raty, tworząc dwie faktury korygujące.

    Zatwierdzenie korekty powoduje powrót do listy korekt bieżącego dokumentu handlowego i uzupełnienie jej o nową pozycję.

Podręczne menu kontekstowe

Podobnie jak w większości rejestrów i kartotek WAPRO Mag, w rejestrze dokumentów korygujących dostępne jest:

  • Podręczne menu kontekstowe, uruchamiane przez kliknięcie prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu na obszarze listy dokumentów. Poza standardowym zestawem poleceń (zob. opis w rozdziale „Obsługa programu. Kartoteki i rejestry. Podręczne menu kontekstowe i Okno operacji dodatkowych”) można stąd uruchomić funkcje:
  • Korekty do dokumentu nierejestrowanego w systemie.  Funkcję opisano w dalszej części.
Korekta dokumentu nierejestrowanego występuje tylko w dokumentach sprzedaży. Dla dokumentu zakupu w zależności od rodzaju korekty zazwyczaj wystarczają operacje na dokumentach wewnętrznych PW/RW.

Rejestracja faktury korygującej od dostawcy

Rejestracja faktury korygującej od dostawcy przebiega analogicznie, jak w przypadku faktury korygującej sprzedaż. Użytkownik wpisuje dane z faktury korygującej dostawcy. Na podstawie zmian obrotu program wylicza automatycznie zmiany naliczonego podatku. Informacje te są potrzebne do rozliczeń z dostawcą i wpływają na stan rejestru zakupów VAT.

Dzięki obowiązującemu w WAPRO Mag mechanizmowi pełnej identyfikacji dostaw możliwy jest zwrot towaru do dostawy pierwotnej. Oznacza to, że przy kolejnych dostawach dla każdego towaru zapamiętywane są nie tylko ilości i ceny zakupu, lecz także numery dokumentów przychodu, na podstawie których został on przyjęty. W konsekwencji umożliwia to również odszukanie i skorygowanie faktury zakupu w przypadku, gdy do magazynu wraca towar (np. z powodu uszkodzenia), nawet jeśli był wielokrotnie przesyłany między magazynami przy użyciu dokumentów MM. Więcej na ten temat można przeczytać w rozdziale „Dokumenty magazynowe. Gospodarka magazynowa w WAPRO Mag”.

Wystawianie faktury korygującej do dokumentu nierejestrowanego w systemie

Wystawianie faktury korygującej do dokumentu handlowego nie zarejestrowanego w systemie jest przydatne, gdy użytkownik korzystał wcześniej z programu innej firmy, lub prowadził księgowość ręcznie. Aktualnie operacja wykonalna jest tylko dla dokumentów sprzedaży.

Funkcja dostępna jest w rejestrze operacji handlowych, w menu: Operacje handlowe | Dokumenty handlowe. Po uruchomieniu klawiszem [Ctrl+K] funkcji Korekty (nie ma znaczenia, która faktura będzie podświetlona na liście), należy nacisnąć klawisz [Shift+Ins] — Dodaj korektę do nierejestrowanego dokumentu. Program wyświetla wówczas okienko informacyjne z wyjaśnieniem, jak przeprowadzić operację. Rejestracja takiej faktury przebiega w dwu etapach:

Najpierw należy wprowadzić do programu WAPRO Mag dokument pierwotny — fakturę sprzedaży. Odbywa się to analogicznie jak przy wystawianiu zwykłej faktury, z tym, że jej numer wpisuje się ręcznie. Po zatwierdzeniu dokument pierwotny zapisywany jest do rejestru faktur, oraz tworzony jest stowarzyszony z nim dokument wydania magazynowego WZ (również bez numeru — można skorygować to w rejestrze dokumentów magazynowych). W celu wyróżnienia na liście oba dokumenty wyświetlane są jaśniejszą (szarą) czcionką.

W drugim etapie wystawia się fakturę korygującą do wprowadzonego wcześniej dokumentu pierwotnego. Odbywa się to w zwykły sposób (zob. opis wyżej). Wygenerowana faktura korygująca jest dołączana do rejestru dokumentów handlowych.

Ponieważ FK powstała na podstawie dokumentu pierwotnego spoza systemu, nie ma w WAPRO Mag powiązania towaru na specyfikacji ze stosownym dokumentem magazynowym PZ i co za tym idzie nieznana jest cena zakupu tego towaru. Jako że przy zmianie ilości — zwrocie towaru — jest on przyjmowany do magazynu zawsze według ceny zakupu, w sytuacji tej brak jest możliwości obliczenia zysku / straty w saldzie magazynu. Dlatego też przewidziano możliwość podania (skorygowania) ceny zakupu dla tych pozycji FK, dla których zmieniono ilość towaru. Okno modyfikacji ceny zakupu jest dostępne na dwa sposoby:

Przez moduł obsługi dokumentów korygujących. Po podświetleniu w rejestrze dokumentów handlowych faktury VAT nierejestrowanej w systemie, lub wystawionej do niej faktury korygującej, należy nacisnąć klawisz [Ctrl+K] — Korekty, po czym w oknie dokumentów korygujących klawisz [Shift+F3] — Modyfikacja cen zakupu. Wyświetlona zostanie specyfikacja faktury korygującej. Po wskazaniu kursorem właściwego towaru na liście FK naciskamy klawisz [F2] — Modyfikacja ceny zakupu.

W trybie podglądu dokumentu korygującego: Po podświetleniu w rejestrze dokumentów handlowych faktury korygującej wystawionej do dokumentu nierejestrowanego w systemie należy nacisnąć klawisz [Shift+F2] — Pokaż dokument. Wyświetlona zostanie specyfikacja faktury korygującej. Po wskazaniu kursorem właściwego towaru na liście FK naciskamy klawisz [F2] — Modyfikacja ceny zakupu.