Moduł serwisu

Jesteś tutaj:
< Powrót

Moduł serwisu

Moduł serwisu jest funkcją dostępną od wariantu BIZNES, która umozliwia realizację obsługi serwisowej towarów i urządzeń pozwala między innymi na:

  • Utworzenie grupy urządzeń
  • Utworzenie urządzeń serwisowanych – mogą one pobierać dane z wybranej kartoteki towarowej lub być wprowadzone ręcznie
  • Możliwość definiowania typów zleceń serwisowych
  • Dodawanie zleceń serwisowych
  • Obsługę pól dodatkowych na zleceniach serwisowych
  • Obsługę kosztorysu zlecenia Możliwość generowania faktur
  • Obsługę e-Dokumentów dla zleceń serwisowych
  • Generowania zadań CrM dla pracowników realizujących zlecenie wraz z opcją automatycznej synchronizacji stanu realizacji zlecenia
  • Automatyczne wysyłanie SMS do klienta po zmianie statusu zlecenia

Poniżej opisano poszczególne elementy modułu serwisu:

 

GRUPY URZĄDZEŃ

Przyjmując zlecenie serwisowe należy wskazać urządzenie – jest ono sklasyfikowane w grupy, które pozwalają łatwiej katalogować obsługiwane urządzenia. Słownik grupy urządzeń dostępny jest w menu Kartoteki > Grupy urządzeń . Po dodaniu grupy jest ona widoczna w menu w oknie listy urządzeń serwisowych

 

URZĄDZENIA

Urządzenie odpowiada konkretnemu towarowi przyjętemu w ramach zlecenia. Lista urządzeń dostępna jest w menu Kartoteki > Urządzenia. Użytkownik dodając urządzenie określa jego szczegółowe dane takie jak:

  • Nazwę
  • Czy produkt jest powiązany z towarem z WAPRO Mag
  • Magazyn
  • Nr fabryczny/seryjny
  • Daty produkcji, sprzedaży czy daty przeglądu oraz okres trwania gwarancji
  • Producenta
  • Dodatkowe informacje

Dodatkowo użytkownik może do każdego urządzenia podpiąć dodatkowe załączniki w module e-Dokumenty np. oryginalny dokument reklamacji od klienta w PDF czy też protokół usterek lub specyfikację techniczną urządzenia.

 

TYPY ZLECEŃ

Użytkownik może określić jakiego rodzaju zlecenia w serwisie są realizowane może wprowadzić nazwę opisową, która pozwoli odpowiednio klasyfikować zlecenia np.:

  • Reklamacja
  • Zlecenie serwisowe

Słownik typów zleceń dostępny jest w menu Kartoteki > typy zleceń

 

STATUSY ZLECEŃ SERWISOWYCH

Słownik statusów zleceń serwisowych jest analogiczna jak statusy zamówień WAPRO Mag. Pozwala ona wprowadzić pewnego rodzaju “workflow” czyli stany przejść zlecenia na poszczególnych etapach np. :

Przyjęte do realizacji > W trakcie realizacji > Zrealizowane > Odebrane Pozwala to odpowiednio klasyfikować zlecenia jak również pozwala to na automatyczne wysyłanie wiadomości SMS przy przejściu dla poszczególnych etapów zleceń serwisowych. Dzięki temu klient jest odpowiednio informowany na każdym etapie zlecenia.

Statusy dostępne są w menu Administrator > Statusy dokumentów > Statusy zleceń serwisowych

Aby wysłać wiadomość SMS należy w odpowiednich statusach zlecenia wskazać szablon SMS jaki ma być użyty do zbudowania treści. Szablony są personalizowane, co oznacza, że zmienne użyte w treści szablonu, w trakcie wysyłki automatycznie zamienanie są na wartości odpowiadające danemu zleceniu.

Dodatkowo w zleceniu serwisowym należy podać kontakt kontrahenta, który ma wprowadzony tel. kom. oraz wyrażoną zgodę na wysyłanie wiadomości SMS.

 

ZLECENIE SERWISOWE

Zlecenia serwisowe służą do przyjęcia konkretnego zlecenia od klienta, dostępne są w menu CrM > Zlecenia serwisowe.

Wprowadzając nowe zlecenie użytkownik musi podać typ zlecenia, wskazać kontrahenta, kontakt oraz urządzenie, którego zlecenie dotyczy.

Dodatkowo operator może wprowadzić dodatkowe informacje takie jak:

  • Opis zlecenia
  • Stan urządzenia
  • Opis wyposażenia dodatkowego
  • Nr zewnętrzny
  • Osobę realizującą zlecenie – w tym przypadku zostanie utworzone zadanie CrM dla pracownika realizującego, jeśli pracownik ten zmieni w zadaniu CrM postęp realizacji tego zadania, zostanie on wyświetlony jako postęp realizacji tego zlecenia, dzięki czemu operator zleceń serwisowych widzi postęp prac osób realizujących bezpośrednio zlecenia

W kolejnych przejściach realizacji danego zlecenia osoba realizująca może uzupełniać historię zlecenia o:

  • Bieżący status zlecenia
  • Komentarz do zmiany statusu -> w tym przypadku można realizować już wysyłkę SMS do klienta informaującą o aktualnym stanie zlecenia
  • Opis naprawy czy zalecane czynności serwisowe

Finalnie do zlecenia może zostać utworzony kosztorys naprawy, z którego powstanie opcjonalnie faktura.

KOSZTORYS

Kosztorys jest odzwierciedleniem czynności oraz podzespołów zużytych do realizacji danego zlecenia. Operator może dodawać do niego pozycje, które zostaną wykazane na fakturze jako pozycje lub nie czyli ich wartość zostanie wliczona w fakturę ale nie będą one fizycznie widoczne dla klienta końcowego na fakturze, np. zwiększenie kosztów naprawy o podzespoły zużyte do naprawy ale bez wykazania ich bezpośrednio na fakturze.

W związku z tym podczas definiowania kosztorysu operator może wskazać pozycje:

  • część fakturowana – pozycja będzie uwzględniona w WZ/FV
  • usługa bazowa – pozycja techniczna, do której wartości sumowane będą pozycje, które zostały zużyte ale nie mają być wykazane w WZ/FV
  • Wartość doliczaj do usługi bazowej – powoduje sumowanie wartości tej pozycji do wartości usługi bazowej

 

Po zakończeniu zlecenia użytkownik może utworzyć FV/WZ z menu prawego przycisku myszy lub utworzyć tylko RW na zdjęcie podzespołów użytych do realizacji.