Obrót opakowań zwrotnych

Jesteś tutaj:
< Powrót

Gospodarka opakowaniami i fakturowanie opakowań zwrotnych.

 

Funkcja rozliczania opakowań zwrotnych ma spełniać dwa podstawowe cele:

1) W każdej chwili operator systemu powinien mieć możliwość skontrolowania stanu opakowań zwrotnych , wydanych poszczególnym klientom ,a które nie zostały dotychczas rozliczone (zafakturowane)

2) Po zapoznaniu się z bilansem opakowań u konkretnego kontrahenta, operator powinien mieć możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży (F-VAT) na odpowiednią ilość opakowań.

 

Obok standardowego pojęcia opakowania wprowadziliśmy pojęcie OPAKOWANIA REFERENCYJNEGO (SKOJARZONEGO) , które ma być bliźniaczym uzupełnieniem dla “starych” opakowań , które nie podlegały sprzedaży a jedynie obrotowi. Opakowanie referencyjne (skojarzone) widnieje w kartotece asortymentowej jako TOWAR , co pozwala na jego sprzedaż na warunkach ogólnych (z zastosowaniem 22% stawki VAT). Podstawą do sprzedaży odpowiedniej ilości opakowań referencyjnych , będzie  ilość wynikająca z ewidencji opakowań podstawowych , rejestrowanych na dokumentach RO  (rozliczenie opakowań).

 

Poniżej przedstawiamy skrócony szablon pracy , dla użytkownika pragnącego stosować nowy mechanizm opakowań zwrotnych.

 

Krok 1 – Definicja w kartotece

Przede wszystkim należy zdefiniować w kartotece odpowiednie wpisy , które później posłużą do pracy z opakowaniami.

Utworzenie definicji opakowania dzieli się na dwa etapy:

Etap I

UWAGA – TEN ETAP OPUSZCZAJĄ UŻYTKOWNICY WCZEŚNIEJSZYCH WERSJI PROGRAMU , POSIADAJĄCY JUŻ ZDEFINIOWANE OPAKOWANIA W KARTOTECE ASORTYMENTOWEJ.

Zakładamy nowa kartotekę dla opakowań , które będą wydawane i rozliczane PRZED ich zafakturowaniem. Innymi słowy tworzymy kartotekę asortymentową dla opakowań , które będą przez system traktowane jako opakowania podlegające obrotowi a nie sprzedaży.

W tym celu w kartotece asortymentowej zakładamy nowy wpis (klawiszem INSERT) i w pierwszej zakładce (Informacje podstawowe) jako rodzaj artykułu wybieramy OPAKOWANIE  , w zakładce “Jednostki i Ceny ” podajemy cenę zakupu opakowania zwrotnego a następnie zatwierdzamy kartotekę przyciskiem F10. Komunikat , który się pojawi (“Nie wybrano towaru skojarzonego (fakturowanie opakowań) Czy zapisać?”) potwierdzamy przyciskiem TAK .

 

Etap II – Zaraz po zapisaniu kartoteki w Etapie I pojawi się okno z pytaniem Czy utworzyć na podstawie definicji opakowania towar skojarzony.

System proponuje utworzenie bliźniaczej kartoteki dla opakowania , tak aby identyczna w nazwie pozycja służyła jako towar handlowy podlegający zafakturowaniu. Na tym etapie możemy zrezygnować z automatycznego utworzenia definicji referencyjnej (powiązanej) , co skutkuje koniecznością wykonania tej operacji we własnym zakresie. Użytkownik będzie zobowiązany do utworzenia odpowiedniego wpisu w kartotece asortymentowej.

Ważna informacja dla użytkowników poprzednich wersji programu, którzy posiadają już definicje opakowań w kartotece asortymentowej.

W takim przypadku powiązanie opakowania podstawowego (typ OPAKOWANIE) z opakowaniem referencyjnym (fakturowalnym) należy wykonać ręcznie , tworząc odpowiedni wpis w kartotece asortymentowej (należy założyć nowy artykuł o nazwie która będzie figurowała na fakturach za opakowania zwrotne) a następnie , w kartotece opakowania podstawowego (typu OPAKOWANIE) , w zakładce “Definicje” należy wskazać która pozycja towarowa będzie fakturowalnym odpowiednikiem opakowania zwrotnego.

Krok II – Parametry i dodatkowe ustawienia.

Podczas wydawania towarów system powinien automatycznie proponować odpowiednią ilość opakowań zwrotnych , co wymaga kilku dodatkowych ustawień.

Po pierwsze należy zadbać aby parametr odpowiedzialny za automatyczne wydawanie opakowań zwrotnych był załączony. Znajdziemy go w konfiguracji firmy :

Wartość parametru należy ustawić w pozycji “TAK”

Kolejna istotna sprawa to zdefiniowanie ilości opakowań zwrotnych , wydawanych automatycznie do określonej ilości towaru. Przykład – dla jednej oranżady wydajemy jedna butelkę , ale dla 25 butelek oranżady dochodzi jeszcze dodatkowa skrzynka. Tych ustawień , dokonujemy w kartotece towaru w zakładce Definicje >> Powiązane opakowania :

Przyciskiem DODAJ otwieramy nowe okno , wybieramy OPAKOWANIE powiązane z danym towarem (np. butelka 0,5l) i określamy ilość opakowania przypadającą na jedną jednostkę towarową.

Krok III – Przyjęcie opakowań , wydanie, bilans opakowań u kontrahenta, fakturowanie opakowań.

Podczas zakupu towarów od naszego dostawcy , musimy samodzielnie zadeklarować ilość przyjmowanych opakowań zwrotnych (system nie zrobi tego automatycznie !) . W tym celu podczas dodawania pozycji przychodowych do dokumentu zakupu , wybieramy z kartoteki jako kolejną pozycje opakowanie zwrotne (typu OPAKOWANIE) i podajemy ilość wykazaną przez dostawce.

Po zatwierdzeniu dokumentu zakupu , na stanie pojawi się wprowadzona ilość opakowań typu Opakowanie , możemy więc rozpocząć sprzedaż towarów wraz z automatyczną dystrybucją opakowań.

Podczas wystawiania standardowego dokumentu rozchodu NIE należy ręcznie dodawać opakowań , ponieważ zadba o to automatyczny mechanizm skonfigurowany w Kroku II .

Po naciśnięciu przycisku F10 – Utwórz/Popraw dokument RO , otworzy się kolejne okno pozwalające na ew. korektę ilości wydawanych opakowań i po zatwierdzeniu (F10) , w systemie zarejestruje się dokument magazynowy RO (Rozliczenie opakowań).

 

Kontrola stanu i fakturowanie opakowań.

Kontroli stanu opakowań u kontrahenta dokonujemy poprzez zaznaczenie nie zafakturowanych dokumentów RO dla konkretnego kontrahenta (znajdziemy je w oknie dokumentów magazynowych) , a następnie naciskamy przycisk SUMA. Na ekranie pojawi się informacja o aktualnym stanie (bilansie) opakowań u naszego odbiorcy). Ułatwi nam to kontrolę wartości wydanych , nie fakturowanych dotychczas opakowań. Druga forma kontroli to sprawdzenie dokumentów wydania opakowań zwrotnych , które zostały wydane określoną ilość dni wstecz i dotąd nie zostały zafakturowane. W tym celu w filtrze daty powstała nowa sekcja “Starsze niż” , z domyślną wartością 60 dni.

Dokumenty RO zostały już wyfiltrowane – teraz należy je zaznaczyć w małym okienku po lewej stronie numeru dokumentu , a następnie uruchomić dostępna pod prawym przyciskiem myszy operację dodatkową o nazwie “Fakturuj dokumenty RO” .

Po wybraniu tej funkcji , system rozpocznie generowanie dokumentu przychodu PZ na odpowiednie ilości opakowań zwrotnych , z jednoczesnym wystawieniem faktury sprzedaży dla wybranego kontrahenta. Jeżeli parametry pozostaną w takim ustawieniu , w jakim proponuje je system – cały proces odbędzie się niemal automatycznie.

Zadaniem użytkownika będzie jedynie wybranie kontrahenta (dostawcy) dla fakturowanych opakowań (np. producent Oranżady) i wydruk F-ry VAT .