Opis formatki danych

< Powrót

Opis formatki danych

Formatka danych i obsługa wszystkich typów dokumentów magazynowych w WAPRO Mag, zarówno standardowych jak i tworzonych przez użytkownika, jest bardzo zbliżona. Różnice dotyczą jedynie wybranych pól danych, dlatego opis będzie ogólny, bez rozgraniczenia na poszczególne typy.

Nagłówek

W nagłówku dokumentu magazynowego znajdują się pola:

  • Typ dokumentu. Z rozwijanej listy wybieramy sygnaturę dokumentu. Oprócz predefiniowanych: PZ, PZk, WZ,WZk, MM, ZU,ZUk, SU,SUk na liście mogą też być dokumenty definiowane przez użytkownika (w menu Administrator | Definicje | Typy dokumentów | Dokumenty magazynowe).

  • Numer. Jednoznacznie identyfikuje dokument magazynowy w WAPRO Mag, jest wykorzystywany przez inne części programu.Tryb numerowania dokumentów magazynowych można wybrać w konfiguracji programu (menu Administrator | Konfiguracja firmy | Numeracja dokumentów). Przy numeracji automatycznej program tworzy dokumenty nadając im kolejne numery w chwili zatwierdzenia. O wyborze tego trybu informuje napis AUTO wyświetlany zamiast numeru. W tym trybie nie jest możliwa zmiana numeru i sygnatury tworzonego dokumentu. Natomiast przy wyborze numeracji ręcznej użytkownik musi podać sygnaturę i właściwy numer dokumentu, program ostrzega jedynie przed jego powtórzeniem.
  • Datę wystawieniaprogram ustala na bieżący dzień. Istnieje możliwość ręcznej korekty (np. gdy wystawiamy dokument zaległy). W programie można zablokować wystawianie dokumentów przed konkretną datą, lub starszych niż pewna liczba dni. Slużą do tego opcje w menu Administrator | Konfiguracja firmy, zebrane w sekcji zatytułowanej Blokady w systemie.
  • Kontrahent. Wyboru firmy dokonujemy z kartoteki kontrahentów. Jeżeli firmy nie ma na liście, można uzupełnić kartotekę bez przerywania operacji wystawiania dokumentu magazynowego. W przypadku wystawiania dokumentu przesunięcia międzymagazynowego MM zamiast kontrahenta wskazujemy Magazyn docelowy, do którego mają trafić towary (towar przenoszony jest zawsze z magazynu aktualnego do magazynu docelowego).
  • Tryb sumowania. Określa jakim algorytmem ma być obliczany dokument czy od netto czy od brutto.
  • Przychód odłożony w czasie. Określa czy towar ma pojawić się na stanie natychmiast po zatwierdzeniu dokumentu czy dopiero po zatwierdzeniu towaru. Opcja przydatna kiedy towar dostarczany jest później niż dokumenty.
Ilość pól zależy od wybranego typu dokumentu.

Zakładka Inne informacje

W zakładce Inne informacje znajdują się dodatkowe pola:

  • Sekcja Moment obowiązku podatkowego. Pozwala określić momenty podatkowe jakie powinny wystąpić w systemie finansowo księgowym dla tego dokumentu.
  • Wartość odchyłki. Wartość wyliczana np. podczas zleceń produkcyjnych kiedy w wyniku zaokrągleń nastąpi różnica nagłówka i pozycji.
  • Kod kreskowy. Pole pozwalające na automatyczne wygenerowanie kodu kreskowego, który jednoznacznie oznaczy dokument i pozwoli wydrukować kod na dokumencie w celu późniejszego skanowania i przeszukiwania systemu.
  • Odebrał. Pole określające odbiorce dokumentu.
  • Do kiedy wystawić dokument handlowy. Pole pozwalające wprowadzić datę do kiedy należy wystawić fakturę do tego dokumentu magazynowego.
  • Uwagi. Pole do dowolnego wykorzystania przez użytkownika. Wpisane uwagi mogą ułatwić kojarzenie dostaw z dokumentem, przykładowo może to być nazwisko osoby, która dostarczyła towar (jeśli dostawca ma kilku dostarczycieli), informacje o warunkach zapłaty itp. Pole może być również wypełniane automatycznie. Po włączeniu opcji Przenoś pole „Uwagi”na dokument magazynowy w menu Administrator | Konfiguracja firmy | Dokumenty handlowe treść uwag wpisana podczas wystawiania faktury zostanie powielona na powiązanym z fakturą dokumencie magazynowym.
  • Pracownik. Program może przechowywać wraz z dokumentem informację o osobie jego wystawcy. Nazwisko wybiera się z kartoteki pracowników (kartoteka pracowników jest wspólna dla wszystkich aplikacji WAPRO ERP). Jeżeli w kartotece pracowników powiązano nazwiska pracowników z konkretnymi użytkownikami systemu WAPRO Mag, to program automatycznie wypełni tę rubrykę, kierując się tym, kto jest aktualnie zalogowany do WAPRO Mag (użytkownik aktywny). Cechowanie dokumentów nazwiskiem wystawcy wykorzystuje się m.in. w niektórych raportach, np. Obroty pracowników.

Specyfikacja towarowa

Zakładka Pozycje dokumentu

Specyfikację towarową dokumentu można tworzyć następującymi sposobami:

  • Ręcznie. Najczęściej stosowany sposób. Użytkownik korzysta wówczas z listy asortymentowej zapisanej w kartotece artykułów i wywoływanej klawiszem [Insert]. Przy próbie ponownego wprowadzenia na listę tego samego artykułu pojawi się ostrzeżenie. Program zaproponuje albo rezygnację z powielania pozycji, albo wstawienie go mimo wszystko. Wybranie trzeciej opcji [Popraw] otwiera okienko, w którym podaje się ilość towaru, ma to na celu skorygowanie pierwotnej wartości.Jeżeli potrzebnej pozycji brak na liście towarów w kartotece, można ją uzupełnić bez przerywania wypełniania dokumentu po ponownym naciśnięciu klawisza [Insert]. Wpisana pozycja jest dołączana do kartoteki i będzie dostępna w przyszłości.Kolejność zdawania towaru z magazynu ustala opcja konfiguracyjna Zasada zdejmowania ze stanu magazynowego w menu Administrator | Konfiguracja firmy | Dokumenty magazynowe | Rozchodu. Do wyboru są dwa warianty: standardowo przyjmuje się FIFO (towar wydawany jest od najstarszej dostawy), na życzenie użytkownika w pierwszej kolejności może być sprzedawany towar najnowszy — LIFO. Przewidziano również możliwość swobodnego wyboru asortymentu z dowolnej dostawy za pomocą klawisza [Dostawy] na ekranie kartoteki asortymentowej podczas wystawiania dokumentu magazynowego rozchodowego, lub dokumentu handlowego sprzedaży.
  • Z zamówienia. Jeśli uprzednio zarejestrowano zamówienie od lub do kontrahenta, program umożliwia przeniesienie całości lub części specyfikacji z zamówienia do dokumentu. Dostęp do funkcji Realizacja zamówień jest możliwy po naciśnięciu klawisza [Ctrl+R]. Opis znajduje się w rozdziale poświęconym zamówieniom.

Możliwe jest oczywiście łączenie wymienionych metod przy sporządzaniu jednego dokumentu.

Niezależnie od sposobu wprowadzenia danych do specyfikacji, program pobiera informacje o towarach z katalogu asortymentów. Przy każdej pozycji użytkownik proszony jest o podanie ilości towaru. Ponieważ informacje znajdujące się w kartotece mogą być nieaktualne, przewidziano możliwość zmiany niektórych danych. Zmiany te dotyczą wyłącznie aktualnie wystawianego dokumentu, nie będą miały wpływu na zawartość kartoteki. Modyfikację można przeprowadzić w okienku wprowadzania danych. Występuje ono w dwóch wariantach: podstawowym, w którym użytkownik może jedynie zmieniać ilość towaru, oraz rozszerzonym — dającym większe możliwości edycji: można modyfikować pola: Ilość, Jednostka miary, Cena netto, Cena brutto (po włączeniu stosownej opcji konfiguracyjnej), Stawka VAT, Rabat/Narzut. W wariancie rozszerzonym można skorzystać z funkcji Podglądu cen, uruchamianej klawiszem [Ctrl+C]. Można zapoznać się wówczas z ceną zakupu, oraz cenami sprzedaży (rubrykami cenowymi) w wariancie netto i brutto. Informację o cenach sprzedaży uzupełniają wyliczone wartości marży i narzutu.

 

Lista towarów w dokumencie magazynowym jest oczywiście edytowalna. Poza dopisywaniem nowych pozycji — klawiszem [Insert], użytkownik może poprawiać pozycję wskazaną kursorem — klawiszem [F2], ewentualnie usunąć pomyłkowo wprowadzony towar — klawiszem [Delete].

Przy wybraniu asortymentu, który został już umieszczony w specyfikacji towarowej dokumentu, program wyświetli ostrzeżenie i zaproponuje użytkownikowi do wyboru:

  • Dopisanie nowej pozycji (powielenie pozycji),
  • Rezygnację z dodawania tej pozycji,
  • Poprawienie ilości dla pozycji już wprowadzonej.

Naciśnięcie klawisza [Ctrl+O] uruchamia w nowym oknie funkcję Opisu pozycji asortymentowej. Należy podać:

  • Opis pozycji. Miejsce na wpisanie dowolnego tekstu komentarza.
  • Numer serii. W przypadku, gdy towar znakowany jest indywidualnym numerem serii produkcyjnej (np. leki).
  • Data ważności.

Informacje podane w tym miejscu trafiają do kartoteki towarów. Ponieważ w programie obowiązuje zasada pełnej identyfikacji dostaw (tzn. program „pamięta” skąd pochodzi każda partia towaru) w przyszłości przy sprzedaży będzie można skorzystać z funkcji wyboru towaru z konkretnej dostawy. Przy tej okazji użyteczne będą informacje z pól Numer serii i Data ważności.

  • Kody egzemplarzowe.. Istotnym rozszerzeniem funkcjonalności programu jest obsługa tzw. kodów egzemplarzowych, czyli definiowania dla każdej pozycji dokumentu magazynowego, zamówienia i handlowego indywidualnych kodów (charakterystyk) poszczególnych egzemplarzy np. numerów fabrycznych, kodów identyfikacyjnych itp. Program pilnuje, aby ilość zdefiniowanych kodów dla pozycji asortymentowej nie była większa, niż ilość towaru określona w pozycji. Może być jednak mniejsza (tzn. egzemplarze bez kodu są „anonimowe”). Możliwe jest wyszukiwanie dostaw i rozchodów gdzie znajdują się poszczególne kody oraz, po ustawieniu opcji w wariancie wydruku, drukowania ich na dokumentach. Dostęp do ekranu wprowadzania odbywa się po wybraniu funkcji Kody egzemplarzowe (menu pod prawym klawiszem myszy), lub przez skrót klawiszowy [Ctrl+E] na ekranie edycji dokumentu (zamówienia).

 

Przy wyświetlonej kartotece artykułów w celu przyśpieszenia pracy można skorzystać z następujących funkcji:

Funkcja sortowania. Klawisz [F6] służy do zmiany sposobu uporządkowania listy asortymentów. Towary na liście mogą być uporządkowane względem: Porządku dodawania, Nazwy, Indeksu katalogowego, Indeksu handlowego.

Szybkie wyszukiwanie. Ułatwia znajdowanie pozycji w kartotece. Naciśnięcie dowolnej litery lub cyfry powoduje wpisanie jej do okienka wyszukiwania umiejscowionego powyżej listy. Lista jest przeszukiwana z góry na dół, a podświetlenie ustawiane jest na pierwszej pozycji, której nazwa pokrywa się z tekstem wprowadzonym do okienka wyszukiwania. Jeżeli wyszukiwana sekwencja znaków nie zostanie znaleziona, to podświetlenie ustawia się na kolejnej pozycji w porządku alfabetycznym.

Działanie funkcji dotyczy zawsze tylko kolumny będącej podstawą sortowania tabeli. Aktualne kryterium sortowania jest wyświetlane w okienku zatytułowanym [F6] — Szukaj według. Dodatkową metodą jest wyszukiwanie towaru według kodu kreskowego. Można ją uruchomić naciskając klawisz [F11]. Nie przewidziano opcji sortowania kartoteki według kodów kreskowych, ponieważ jeden towar może mieć przypisany więcej niż jeden kod.

Bez względu na wybór metody wyszukiwania, małe i duże litery nie są rozróżniane. Oznacza to, że niezależnie od tego czy piszemy małymi czy dużymi literami, nazwa (jeśli tylko istnieje) zostanie znaleziona.

Zakres prezentowanej listy można ograniczyć korzystając z funkcji: filtrowania listy oraz z drzewa filtrowania listy. Drzewo filtrowania listy dzieli dokumenty według jednego kryterium — Rodzaju artykułu. Natomiast Filtrowanie listy (funkcja wywoływana klawiszem [F8] ), jest bardziej elastyczne i może dotyczyć różnych kryteriów. Użytkownik może również budować własne złożone warunki filtrowania. Proszę zapoznać się z rozdziałem „Obsługa programu”.

Klawisz [F7 > od 0] działa jak przełącznik i powoduje na przemian wyświetlanie całej listy towarowej, bądź jedynie towarów które są dostępne w magazynie (stan magazynowy większy od zera).

Przy wyświetlonej kartotece artykułów dostępne są również wszystkie funkcje pomocnicze działające w tej kartotece, np. Historia przychodów i rozchodów, czy Wybór towaru z konkretnej dostawy.

Aby usprawnić pracę przy wypełnianiu specyfikacji towarowej program ustawia kursor w kartotece asortymentów w miejscu ostatnio wstawionej pozycji (nie trzeba przewijać listy od początku), podobnie zapamiętywane jest położenie kursora na drzewku kategorii asortymentowych.

Specyfikacja towarowa dokumentu magazynowego zawiera następujące dane:

Nazwa artykułu. Błędnie wpisaną pozycję można usunąć naciskając klawisz [Delete].

Rodzaj artykułu. Przypadki szczególne:

W WAPRO Mag usługi można kupować i świadczyć — czyli sprzedawać — wyłącznie za pośrednictwem specjalnych dokumentów „magazynowych” oznaczonych sygnaturą, odpowiednio ZU i SU. Od zwykłych dokumentów PZ i WZ różnią się one tym, że nie zmieniają wartości stanów magazynowych, choć są oczywiście uwzględniane w rozliczeniach z kontrahentem.

Specyficzne zasady obowiązują także przy wprowadzaniu do specyfikacji opakowań. Opakowania mogą być jednak sprzedawane i kupowane w analogiczny sposób jak towary po włączeniu odpowiedniej opcji konfiguracyjnej. Proszę również zapoznać się z rozdziałem „Opakowania zwrotne”.

Ilość. Korekty ilości przyjmowanego w dostawie towaru można dokonać po naciśnięciu klawisza [F2].

Jednostka miary. Związana jest z towarem, zmiany można dokonać po naciśnięciu klawisza [F2]. Program dopuszcza stosowanie trzech niezależnych jednostek miary: ewidencyjnych — w których prowadzona jest ewidencja i rozliczanie magazynu, zakupu — stosowanych do wprowadzania towaru do magazynu, oraz sprzedaży — proponowanych przy tworzeniu dokumentów rozchodu. Jeżeli w kartotece jednostek miary zdefiniowano odpowiedni zestaw jednostek, wybrano jednostkę podstawową i podano przeliczniki między jednostkami, to możliwe jest przeliczanie ilości towaru. Pozwala to na wprowadzenie do magazynu dostawy towaru w innej postaci opakowania, niż jest wykorzystywana przy sprzedaży. Jeżeli więc na przykład ewidencjonujemy towar w sztukach, a przy zakupie wybierzemy z listy inną jednostkę, np. tuzin, to zakup 10 tuzinów spowoduje wprowadzenie do ewidencji 10×12szt = 120 sztuk towaru.

Cena.Ceny zakupu i sprzedaży są podawane w wariancie bez podatku i z podatkiem (netto i brutto), dotyczy to również Wartości. Wypełnienie w formatce dowolnego pola spowoduje obliczenie pozostałych, przy uwzględnieniu Ilości. Modyfikacja cen — odpowiednio: zakupu w przypadku dokumentu PZ i ZU, i sprzedaży w dokumencie WZ i SU — możliwa jest w czasie dodawania pozycji, lub w trybie poprawiania specyfikacji (klawisz [F2] ). W przypadku dokumentu MM możliwość modyfikacji cen i jednostek działa w trybie edycji dokumentu MP lub MW: pojawia się wówczas klawisz ekranowy [F3] dający dostęp do pól z cenami, oraz [Ctrl+C] wyświetlający listę cen sprzedaży danego towaru.

Zaznaczenie pola Drukuj opis wyceny w oknie edycji Wariantu wydruku dokumentu magazynowego dołącza do wydruku informację w jakich cenach wykonano wydruk dokumentów.

Jeśli przy wystawianiu dokumentu zmieniono domyślne ceny sprzedaży (rozchodu), to istnieje prosty sposób zamiany cen umownych w dokumencie na ceny pobrane z Cennika sprzedaży. Proszę zapoznać się z opisem w rozdziale „Rejestr dokumentów magazynowych”, w części „Poprawianie wystawionego dokumentu”.

Stawka podatku VAT. Wybierana z rozwijanej listy.

Rabat / Narzut. Procentowa wartość rabatu/narzutu dotyczy konkretnej pozycji (towaru) — (w formatce dokumentu pole R/N 1). Klawisz ekranowy [R], znajdujący się na prawo od pola, otwiera okno umożliwiające skalkulowanie wartości rabatu i narzutu wyrażonego procentowo, bądź kwotowo. Wpisanie dowolnej wartości spowoduje wyliczenie pozostałych. Natomiast podczas wystawiania dokumentu handlowego (faktury, rachunku) istnieje jeszcze możliwość udzielenia dodatkowego rabatu dla całego dokumentu (dla wszystkich pozycji faktury łącznie). Ma to swoje odzwierciedlenie w pozycjach dokumentu — pole R/N 2.

W zależnośi od rodzaju wystawianego dokumentu system może udostępniać dodatkowe zakładki 3)Intrastat  – w przypadku dokumentów UE oraz 4) Akcyza w przypadku obrotu wyrobami węglowymi.

W celu przyśpieszenia działania programu użytkownik może zadysponować, aby na podstawie tworzonego dokumentu magazynowego od razu wystawiany był dokument handlowy (faktura, rachunek), oraz spowodować automatyczny wydruk tych dokumentów. Służą do tego następujące funkcje:

Wymuszenie rejestracji dokumentu handlowego. Zaznaczenie klawiszem [Ctrl+W] pola Dokument wymagany spowoduje, że po zatwierdzeniu dokumentu magazynowego wywołany zostanie moduł obsługi dokumentów handlowych, w którym użytkownik będzie mógł podać dane do faktury.

Automatyczny wydruk dokumentu. Z kolei zaznaczenie (przez „wciśnięcie”) przycisku ekranowego z ikoną drukarki, znajdującego się przy klawiszu [Ctrl+D] spowoduje, że zatwierdzone dokumenty zostaną niezwłocznie skierowane do wydruku.

Zatwierdzenie dokumentu magazynowego

Po wypełnieniu nagłówka i specyfikacji towarowej dokumentu magazynowego zatwierdzamy go w standardowy sposób, tj. klawiszem [F10]. Dalsze postępowanie zależy od rodzaju dokumentu:

Dokument PZ. Ostatnią czynnością jest weryfikacji kwot z faktury dostawcy. Przepisy stanowią, że obowiązkiem przyjmującego fakturę jest skontrolowanie poprawności dokumentu, w tym kwot netto i podatku (podatek naliczony). Na podstawie specyfikacji towarowej wystawianego dokumentu przyjęcia program wylicza sumę wartości obrotu netto i brutto oraz kwoty podatku VAT — oddzielnie dla każdej stawki. W przypadku stwierdzenia niezgodności, wynikających z błędu wystawcy dokumentu lub będących skutkiem różnych algorytmów zaokrągleń stosowanych w programach, konieczne jest wpisanie kwot netto i podatku zgodnych z fakturą dostawcy. W takim przypadku powstaje odchylenie między wartością dokumentu magazynowego i handlowego, lecz do rejestru VAT oraz do rozrachunków trafiają prawidłowe kwoty.

Dokument WZ. Jeśli zaznaczono opcję Dokument wymagany, program zaproponuje wystawienie dokumentu handlowego (zazwyczaj faktury sprzedaży) związanego z WZ–ką. Trafi on do kartoteki dokumentów handlowych, dostępnej w menu Operacje handlowe | Dokumenty handlowe, lub Operacje handlowe | Sprzedaż.

Na zakończenie można wydrukować dokument magazynowy i handlowy.

Dokument MM. W chwili zatwierdzenia towar przenoszony jest z magazynu aktualnego do magazynu docelowego, wybranego z listy magazynów w nagłówku dokumentu MM. Jeżeli w kartotece magazynu docelowego brak niektórych pozycji asortymentowych, to zostaną one automatycznie dopisane z wykorzystaniem informacji z kartotek magazynu źródłowego.

Tworzone są przy tym dwa dokumenty o tym samym numerze:

  • MM rozchodowy (sygnatura MW — Magazyn Wyda) w magazynie aktualnym, oraz
  • MM przychodowy (sygnatura MP — Magazyn Przyjmie) w magazynie docelowym.

Wyjątkiem może być dokument MM odłożony w czasie, pojego utworzeniu tworzony jest MP w magazynie docelowym, które trzeba zatwierdzić poprzez operacje dodatkowe Zatwierdzanie przychodu odłożonego w czasie [Ctrl + Shift + M]. Dopiero po wykonaniu zatwierdzenia dokumentu MP stan zostanie powiększony o wartości z tego dokumentu.