Opis formatki danych

< Powrót

Opis formatki danych

Poniżej zamieszczono opis większości pól w formatce dokumentu handlowego.

Lista pól na formatce zależna jest od rodzaju wystawianego dokumentu np. faktura sprzedaży może mieć inne pola niż faktura zakupu.
  • Typ dokumentu. Decyzję podejmuje się dwustopniowo: najpierw określa, czy chodzi o dokument zakupu, czy sprzedaży, a potem wybiera właściwy typ (fakturę VAT, rachunek itd.).
  • Numer. Może być generowany automatycznie, lub wprowadzany ręcznie. Proszę zapoznać się z opisem kartoteki typów dokumentów i konfiguracji programu. Numer faktury zakupu zawsze wprowadzany jest ręcznie, gdyż jest to dokument dostarczany przez kontrahenta.
  • Z dnia.
  • Kontrahent. Nazwa dostawcy/odbiorcy przenoszona jest z dokumentu magazynowego.
  • Tryb sumowania. Należy określić, czy obliczenia mają być wykonywane według cen:
    • Netto. W przypadku wariantu z cenami netto program najpierw sumuje wartości netto z pozycji faktury dla poszczególnych stawek VAT. Następnie na podstawie obliczonych wcześniej wartości obrotów netto oblicza wartość kwoty podatku VAT oraz wartość obrotu brutto. Łączna wartość: netto, VAT, oraz brutto dokumentu handlowego jest wynikiem sumowania odpowiednich kwot w poszczególnych stawkach.
    • Brutto (z podatkiem VAT). Natomiast w przypadku dokumentu z cenami brutto najpierw dla poszczególnych stawek VAT sumowane są wartości brutto wzięte z faktury. Na tej podstawie program oblicza kwoty podatku VAT, zaś wartości netto dokumentu w poszczególnych stawkach są różnicami odpowiednich wartości brutto i podatku.

    Teoretycznie oba sposoby powinny prowadzić do identycznych wyników. Ponieważ jednak obliczenia zawsze wykonywane są ze skończoną dokładnością, zawsze przy tej okazji powstają różnice wynikające m.in. z zaokrągleń kwot do pełnych groszy.

    Wybrany wariant dotyczy dokumentu handlowego (faktury VAT lub rachunku zwykłego). Paragon dokumentuje sprzedaż detaliczną i wystawiany jest zawsze w wariancie z cenami brutto.

  • Walutowy. Opcja dostępna w wariancie Prestiż WAPRO Mag. Zaznaczana automatycznie, gdy wystawiana jest faktura walutowa sprzedaży. Przy włączonej opcji uaktywniają się pola: Waluta, Kurs, Z dnia w zakładce Informacje podstawowe (zob. dalej).
  • Zaliczkowy. Znacznik odpowiada wystawieniu dokumentu zaliczkowego, nie generuje on ruchu magazynowego do momentu wystawienia faktury końcowej.
  • Faktura MP. Faktura VAT dla osób rozliczających się na zasadach “Mały podatnik”.
  • Metoda kasowa. Oznacza to wystawienie dokumentu przez podmiot korzystający z instytucji Mały podatnik oraz rozlicza się metodą kasową.
  • Krajowy. Opcja realizowana w powiązaniu z dokumentem walutowym jeśli użytkownik chce wystawić fakturę krajową w walucie obcej.
  • Wewnętrzny. Opcja realizowana przy wystawianiu faktury na własną firmę.

  • Odwrotny. Znacznik związany z dostawą towarów, dla których obowiązanym do rozliczenie podatku od towarów i usług jest odbiorca towaru lub usługi.

  • Uproszczony. Pozwala wystawić fakturę uproszczoną w EUR (do 100 EUR) lub PLN (do 450 PLN) dla kontrahentów, którzy podają tylko numer identyfikacji podatkowej bez danych firmy.

 

Zakładka Informacje podstawowe

  • Data sprzedaży/zakupu.
  • Data wpływu. Pole dostępne przy zakupie towarów. Należy wpisać, kiedy do naszej firmy wpłynęła faktura od kontrahenta.
  • Miejsce wystawienia. Wartość domyślna może być zapisana w konfiguracji systemu.
  • Płatnik. WAPRO Mag rozróżnia firmę dostarczającą/odbierającą towar i firmę z którą prowadzimy rozrachunki. Domyślnie wartości obu pól są jednakowe. W programie przewidziano możliwość przypisania każdemu kontrahentowi, lub grupie kontrahentów, innej firmy pełniącej rolę płatnika. Wówczas wybranie kontrahenta spowoduje automatyczne wypełnienie pola Płatnik. Opis znajduje się w rozdziale zatytułowanym „Kartoteka kontrahentów”.
  • Dokument odebrał. Imię i nazwisko osoby upoważnionej do odbioru faktury może być pobierane z kartoteki kontrahentów, lub wpisane ręcznie. Jeśli faktury stale odbiera ta sama osoba, można wpisać jej dane w kartotece kontrahentów korzystając z zakładki Kontakty, powiązania.
  • Rabat/Narzut. Pozwala podać procentową wartość narzutu i rabatu (odpowiednio ze znakiem [+] lub [–] ) dla faktury (dla wszystkich pozycji faktury łącznie). Ma to swoje odzwierciedlenie w pozycjach dokumentu (pole R/N 2). Natomiast przy tworzeniu specyfikacji towarowej można podać wartości narzutu i rabatu odnoszące się tylko do wybranej pozycji (pole R/N 1). Klawisz ekranowy [P], znajdujący się na prawo od pola, otwiera okno umożliwiające skalkulowanie wartości rabatu i narzutu wyrażonego procentowo, bądź kwotowo. Wpisanie dowolnej wartości spowoduje wyliczenie pozostałych.

  • Waluta—Kurs—Z dnia. Pole uaktywnia się, gdy w nagłówku włączona jest opcja Dokument walutowy. Umożliwia to wybranie waluty, w której wystawiony zostanie dokument sprzedaży (pole dostępne tylko w wariancie Prestiż WAPRO Mag).
  • Kwota do zapłaty. Pole nie podlega edycji. Wartość pola obliczana jest na podstawie specyfikacji towarowo–wartościowej faktury oraz uwzględnia wszystkie rabaty i narzuty. Początkowo wartość wynosi zero.
  • Forma płatności. Sposób zapłaty wybiera się z listy.
  • Termin płatności. Data płatności. Pola są ze sobą związane — podanie terminu płatności powoduje obliczenie daty płatności, a zmiana daty płatności spowoduje obliczenie w ciągu ilu dni, począwszy od dzisiejszego, ma nastąpić zapłata. Jeśli jako sposób płatności wybrano gotówkę z terminem 0 dni, program przyjmuje, że zapłata nastąpi od ręki i wypełnia pole wpłata bieżąca kwotą do zapłaty, blokując jednocześnie edycję tego pola.
  • Suma zaliczek. Pole informuje o łącznej kwocie dokonanych zaliczek. Klawisz [Ctrl+L] uruchamia moduł zaliczek, umożliwiający przypisanie do bieżącego dokumentu handlowego dokumentów finansowych związanych z konkretnym kontrahentem (o ile nie zostały już wykorzystane do rozliczenia innych faktur).
  • Wpłata bieżąca. Kwota wpłacona przez odbiorcę zostanie zaksięgowana jako wpływ gotówki do kasy. W kasie domyślnej dla danego użytkownika powstanie odpowiedni dokument KP z datą bieżącą, który w rozrachunkach zostanie potraktowany jako częściowe lub całkowite rozliczenie dokumentu handlowego.
  • Uwagi. Pole uwag przeznaczone jest dla użytkownika do dowolnego wykorzystania i pozwala na wpisanie notatki objaśniającej fakturę, lub przypominającej o terminie, czy czynności.
  • Pracownik. Program może przechowywać wraz z dokumentem informację o osobie jego wystawcy. Nazwisko wybiera się z kartoteki pracowników (kartoteka pracowników jest wspólna dla wszystkich aplikacji WAPRO ERP). Jeżeli w kartotece pracowników powiązano nazwiska pracowników z konkretnymi użytkownikami systemu WAPRO Mag, to program automatycznie wypełni tę rubrykę, kierując się tym, kto jest aktualnie zalogowany do WAPRO Mag (użytkownik aktywny). Cechowanie dokumentów nazwiskiem wystawcy wykorzystuje się m.in. w niektórych raportach, np. Obroty pracowników.
  • Opis marży (tylko dla fv marża). Pozwala wybrać procedury marży jaka ma pojawić się na wydruku.

Sekcja Pozycje dokumentu

Specyfikację dokumentu handlowego tworzy się w sekcji Pozycje dokumentu. Jak już wyjaśniono na początku rozdziału specyfikację można tworzyć:

  • Ręcznie, wprowadzając pozycje z kartoteki asortymentów — funkcja inicjowana klawiszem [Insert].W WAPRO Mag w wariancie Prestiż oraz Prestiż Plus możliwa jest bezpośrednia sprzedaż towarów pochodzących z różnych magazynów na jednej fakturze. Podczas tworzenia specyfikacji towarowej, przy wyświetlonej kartotece asortymentów, dostępny jest klawisz [F9] — Magazyn, służący do zmiany aktywnego magazynu. W chwili zatwierdzenia faktury program automatycznie wygeneruje stosowne dokumenty WZ we wszystkich magazynach, z których wydano towar.
  • Podłączając specyfikacje z wystawionych uprzednio dokumentów magazynowych — klawisz [Ctrl+M] (zob. opis na początku rozdziału „Dokumenty handlowe”).
  • Realizując zamówienia — klawisz [Ctrl+R]. Realizacja może dotyczyć jednego lub kilku zamówień, a każde zamówienie może być realizowane w całości lub częściowo (zob. opis w rozdziale „Zamówienia”).

Przy każdej pozycji asortymentowej należy podać: Ilość, Cenę, oraz ewentualnie skorygować Stawkę podatku VAT i Jednostkę miary. Przewidziano również możliwość udzielenia procentowego Rabatu – Narzutu, który dotyczy wyłącznie konkretnego towaru. Natomiast rabat i narzut z nagłówka dokumentu handlowego stosują się do wszystkich pozycji w dokumencie. Aby podkreślić tę różnicę w specyfikacji towarowej faktury występują dwie kolumny rabatu/narzutu, oznaczone odpowiednio: R/N 1 (dla konkretnego towaru) oraz R/N 2 (dla wszystkich pozycji). Z kolei klawisz [Ctrl+C] otwiera okno podglądu cen, w którym można zapoznać się z ceną zakupu, oraz cenami sprzedaży (rubrykami cenowymi) w wariancie netto i brutto. Informację o cenach sprzedaży uzupełniają wyliczone wartości marży i narzutu.

Lista towarów w dokumencie handlowym jest oczywiście edytowalna. Poza dopisywaniem nowych pozycji — klawiszem [Insert], użytkownik może poprawiać pozycję wskazaną kursorem — klawiszem [F2], ewentualnie usunąć pomyłkowo wprowadzony towar — klawiszem [Delete].

Naciśnięcie klawisza [Ctrl+O] uruchamia w nowym oknie funkcję Opisu pozycji asortymentowej. Należy podać:

  • Opis pozycji. Miejsce na wpisanie dowolnego tekstu komentarza.
  • Numer serii. W przypadku, gdy towar znakowany jest indywidualnym numerem serii produkcyjnej (np. leki).
  • Data ważności.

Informacje podane w tym miejscu trafiają do kartoteki towarów. Ponieważ w programie obowiązuje zasada pełnej identyfikacji dostaw (tzn. program „pamięta” skąd pochodzi każda partia towaru) w przyszłości przy sprzedaży będzie można skorzystać z funkcji wyboru towaru z konkretnej dostawy. Przy tej okazji użyteczne będą informacje z pól Numer serii i Data ważności.