Pomysł na zarządzanie stanem magazynowym w WAPRO Mag

Jesteś tutaj:
< Powrót

Pomysł na zarządzanie stanem magazynowym w WAPRO Mag

Wskazówki dla użytkowników programu jak wykorzystać generator zamówień do zarządzania magazynem w firmie prowadzącej ożywioną działalnością handlową związaną z obrotem magazynowym towarami handlowymi.

Każda firma prowadząca ożywioną działalnością handlową związaną z obrotem magazynowym towarami handlowymi, zmuszona jest do ciągłej kontroli stanu „zatowarowania” swojego magazynu. Musi dbać o ciągłość dostaw tak, aby nie mieć przerw ponieważ mogą powodować one utratę potencjalnych zysków. Z drugiej strony, nie można zamrażać gotówki w nadmiernych stanach magazynowych, ponieważ może to doprowadzić do (w skrajnym przypadku) utraty płynności finansowej.

Musimy ciągle decydować od którego dostawcy wybrać towar, od tańszego, ale z dłuższym terminem dostawy czy też od droższego, ale z krótszym terminem dostawy. Prowadząc np. hurtownię, sklep sprzedaży detalicznej, sprzedaż prowadzoną poprzez aktywny sklep internetowy, rotacja towarów może być bardzo duża i z pewnością wymaga cały czas kontroli i uzupełniania stanu o rozchodowane towary. Należy uwzględniać przy tym sezonowość sprzedaży, szybkość obrotu dla każdego towaru, dodatkowo należy uwzględnić zewnętrzne zamówienia od odbiorców, bieżący stan magazynowy i wiele innych czynników.

Poza tym, że może to stać się to z czasem bardzo pracochłonne (powodując dodatkowe koszty), jest to zadanie z pewnością bardzo odpowiedzialne ponieważ w bardzo znaczący sposób wpływa z jednej strony na zysk firmy, a z drugiej na płynność finansową i koszty firmy. Podsumowując, w tego rodzaju działalności trudno przecenić rolę osoby odpowiedzialnej za stan „zatowarowania” magazynu.

Zdecydowałem się napisać ten artykuł ponieważ wydaje mi się, że niewiele osób korzysta z generatora zamówień (mało zgłaszanych pytań, wątpliwości), w który wyposażony jest nasz program (warianty BIZNES, PRESTIŻ, PRESTIŻ PLUS) a zasługuje on z pewnością na poświęcenie mu choć trochę uwagi. Nie jest wprawdzie prostym modułem, ale odpowiednio wykorzystany może bardzo wspomóc bieżącą działalność. A nawet obniżyć koszty utrzymania zapasów magazynowych bez straty płynności obrotu towarowego oraz ogólne koszty działania firmy.

Ci z Państwa, którzy mają wiele oddziałów, magazynów, odbiorców, wielu dostawców (różniących się ceną sprzedaży swoich towarów i szybkością realizacji dostaw), dużą różnorodność asortymentową wiedzą ile pracy jest potrzebne aby odpowiednio skonstruować zamówienia. A czasem łatwo w takich sytuacjach popełnić błąd, o czymś zapomnieć, doprowadzić do przerostu zapasów dla jednych towarów a dla innych przeciwnie, utratę płynności obrotu.

I tu my możemy Państwu pomóc naszym generatorem zamówień. Jak już wcześniej mówiłem, ogólnie rzecz biorąc jest on przeznaczony do generowania zamówień do dostawców czyli może nas wspomóc w wyżej opisanym procesie „zatowarowania” magazynu. A może to zrobić na wiele różnych sposobów, wybór algorytmu zależy od Państwa.

  • Może pracować w kontekście wszystkich lub tylko wybranych magazynów, wybranego towaru lub wybranej grupy towarów;
  • Generator może kierować zamówienia do dostawców, których wybiera sam lub może działać w oparciu o wybranych przez Państwa dostawców;
  • W przypadku wybrania opcji automatycznego doboru dostawców, generator może ich dobierać zgodnie z różnymi algorytmami:
    • ostatnio dostarczający
    • najtańsi
    • krótki termin realizacji
    • najszybsi z najtańszych
    • najtańsi z najszybszych
  • Dodatkowo można określić okres czasu, w którym przeprowadzi taką weryfikację.
  • Generator może zestawiać zamówienie przeprowadzając:
    • Analizę zamówień od odbiorców;
    • Analizy rozchodów w magazynie w wybranym okresie;
    • Analizę ustalonych stanów minimalnych i maksymalnych w kartotece towarów;
    • Dla produktów może przeanalizować zlecenia produkcyjne i określić zapotrzebowanie na materiały;
    • Jeżeli ww. opcje nie wystarczą, można określić samodzielnie własny wzór obliczeniowy.

Dla wszystkich wariantów należy oczywiście określić okres, na jaki ma zostać obliczone „zatowarowanie” magazynu.

Wszystkie powyższe algorytmy generowania zamówień mogą być dodatkowo doprecyzowywane wieloma parametrami jak np. możliwość określenia procentowego poziomu generowanych zamówień w stosunku do obliczonych ilości, obliczone wielkości mogą być pomniejszane (korygowane) lub nie o aktualny stan magazynu, o wystawione wcześniej niezrealizowane zamówienia lub obie opcje razem.

Pomimo tego, że generator jest rozbudowanym narzędziem, zdajemy sobie sprawę, że jest on narzędziem mającym tylko wspomóc Państwa w pracy i należy stosować go w sposób przemyślany. Wiemy również, że nie rozwiąże wszystkich problemów. Na przykład, nowo założone firmy nie mają jeszcze historii rozchodów dla żadnego towaru, wobec tego zrozumiałe jest, że nie można wybierać w tym przypadku opcji generowania zamówienia na podstawie analizy historycznych rozchodów. Podobnie jest nowymi towarami wprowadzanym do naszej oferty handlowej lub towarami, których charakterystyka sprzedaży zależna jest wyłącznie od umów lub przypadkowych zamówień. W takich przypadkach generator zawiedzie w przypadku analiz wg historii rozchodów, może natomiast w tych przypadkach generować zamówienia na podstawie stanów minimalnych i maksymalnych lub na podstawie złożonych zamówień od odbiorców.

Pomimo to, w wielu innych sytuacjach jak np. przy obliczaniu ilości do zamówień towarów, których stan magazynowy był stale utrzymywany „mniej więcej powyżej zera” w zadanym okresie, a sprzedaż zależy tylko od okresowego popytu, generator może okazać się nieocenionym „pomocnikiem” w codziennej pracy. Dla towarów charakteryzujących się sezonowością sprzedaży wystarczy wybrać odpowiednie okresy do analiz rozchodów historycznych i już można łatwo planować zamówienia na nadchodzący sezon.

Należy pamiętać, że generator nie potrafi odróżnić czy brak sprzedaży w wybranym okresie wynika z rzeczywistego braku popytu, czy tylko z fizycznego braku towaru w magazynie w wybranym okresie.

Wiem, że są firmy, które z powodzeniem korzystają z tego narzędzia i są bardzo zadowolone dlatego zachęcam do zapoznania się z nim. Nawet jeżeli wolimy sami planować poziom zamówień na najbliższy okres, warto aby nasz „pomocnik” pełnił rolę kontrolną. Może przypomni o jakiejś niedocenionej, zapomnianej pozycji lub wskaże jakiś inny ilościowy błąd?

Wywołać go można wciskając niepozornie wyglądający klawisz o nazwie „Gen. zamówień” w kartotece „Zamówienia”.

Zamówienia utworzone przez generator trafiają najpierw do „Bufora zamówień”, aby mogły być zweryfikowane i zatwierdzone przez operatora systemu. W związku z tym, można bezpiecznie testować działanie generatora, bez obawy, że coś się „popsuje” w bazie danych. Takie testowe zamówienia można spokojnie usunąć z bufora bez szkód dla bieżącej działalności firmy.

Dobrze jest to robić w czasie kiedy baza danych programu nie jest szczytowo obciążona. W większych firmach mających wiele magazynów, dużą różnorodność asortymentową i długą historię rozchodów, po wybraniu „globalnej analizy wszystkich magazynów, całego asortymentu, za cały okres działalności z wybraną opcją analizą historii” może w to wpłynąć na niepotrzebne przeciążenie pracy serwera.