Rejestr zamówień

Jesteś tutaj:
< Powrót

Rejestr zamówień

Po uruchomieniu funkcji Magazyn | Zamówienia prezentowana jest lista (rejestr) zamówień wystawionych w czasie pracy z programem. Wygląd okna dokumentów jest analogiczny jak w przypadku listy dokumentów magazynowych. Zamówienia skierowane do dostawców standardowo otrzymują sygnatury ZD, zaś zamówienia złożone w naszej firmie przez odbiorców — sygnatury ZO.

Przy wyświetlonej liście zamówień dostępne są wszystkie standardowe operacje na dokumentach, tj. tworzenie nowego zamówienia, przeglądanie, poprawianie, drukowanie i kasowanie istniejącego, które obsługiwane są analogicznie jak w przypadku dokumentów magazynowych.

Opis formatki danych

Poniżej zamieszczono opis wybranych pól w formatce zamówienia. Pominięto pola, których znaczenie jest oczywiste.

Nagłówek zamówienia

  • Typ zamówienia. Do wyboru są: zamówienie do dostawcy i od odbiorcy.
  • Kontrahent.
  • Numer zamówienia. Podobnie jak dokumenty magazynowe, zamówienia mogą być numerowane ręcznie lub automatycznie.
  • Data rejestracji zamówienia. Datę podaje się w formacie obowiązującym w systemie Windows (sprawdź Ustawienia regionalne w Panelu sterowania).
  • Termin realizacji. Musi być późniejszy, niż data rejestracji zamówienia.
  • Sposób rezerwacji ilości zamawianej (tylko zamówienia od odbiorców). Podczas przyjmowania zamówień od odbiorców można w WAPRO Mag korzystać z mechanizmu rezerwacji towaru. Polega on na blokowaniu możliwości sprzedaży zarezerwowanego towaru innym odbiorcom — dla wszystkich kontrahentów poza zamawiającym program wykazuje stany magazynowe pomniejszone o ilość objętą rezerwacją. Oczywiście użytkownik w każdej chwili może wycofać towar z rezerwacji w celu sprzedania go innemu nabywcy.
    • Przy rezerwacji automatycznej program blokuje całą zamawianą ilość towaru./li>
    • Przy ręcznej rezerwacji użytkownik może podczas wypełniania specyfikacji towarowej zamówienia zablokować tylko część zamawianej ilości.

Domyślny tryb rezerwacji towaru użytkownik może zienić w menu Administrator | Konfiguracja firmy | Zamówienia. W tym miejscu może również określić inne zachowania domyślne dla programu dotyczące modułu zamówień.

  • Zamówienie walutowe. Pole dostępne w wariancie Prestiż WAPRO Mag. Przy właczonej opcji uaktywniają się pola Waluta, Kurs, Z dnia w zakładce Pozycje zamówienia.
  • Rejestruj w buforze. To pole decyduje o trybie rejestracji zamówienia. Może ono trafić bezpośrednio do rejestru głównego i oczekiwać na realizację, ale może również trafić do bufora zamówień, który pełni funkcje swoistej „poczekalni” dokumentów. Dokument w buforze otrzymuje numer kolejny , niezależny od numeracji zamówień, nie powoduje rezerwacji i generalnie jest czymś w rodzaju brudnopisu zamówienia. Dopiero po pełnej edycji i akceptacji przenosimy zamówienie z bufora do rejestru głównego, gdzie otrzyma swój numer kolejny oraz ewentualnie dokona się rezerwacja towaru.

Zakładka Informacje nagłówkowe

  • Zaliczka. Należy wpisać wysokość zaliczki pobranej od odbiorcy lub zapłaconej dostawcy. Klawisz [Ctrl+L] otwiera listę zaliczek związanych z wybranym kontrahentem. W oknie tym można skojarzyć poczynione zaliczki z wypełnianym zamówieniem. Zaliczki są rejestrowana przez moduł kasowy. Kwoty zaliczek skojarzonych z zamówieniem zostaną po jego realizacji uwzględnione przy rozliczeniach z kontrahentem (tzn. odjęte od kwoty do zapłaty na fakturze lub rachunku). Zaliczka może zostać również powiązana z istniejącym dokumentem finansowym poprzez opcję Lista płatności.
  • Numer zamówienia klienta (tylko zamówienia od odbiorców). Pole umożliwia wpisanie numer zamówienia w ewidencji dostawcy.

  • Priorytet rezerwacji. Parametr ten określa kolejność, w jakiej towar z magazynu będzie przydzielany do rezerwacji. Przewidziano trzy stopnie priorytetu: „wysoki”, „średni”, „niski”. W przypadku, gdy odbiorca prosi o rezerwację większej ilości towaru, aniżeli jest dostępna w magazynie, program przydzieli mu całą posiadaną ilość, zaś brakująca część zostanie dołączona do rezerwacji przy okazji najbliższej dostawy do magazynu. Kolejność, w jakiej będzie rezerwowany napływający towar określona jest przez przypisany zamówieniu priorytet realizacji rezerwacji. W pierwszej kolejności towar będzie przydzielany do rezerwacji na zamówieniach z najwyższym stopniem pilności, potem z drugim i tak dalej, aż do wyczerpania zamówień lub towaru dostępnego w magazynie. W obrębie każdego stopnia rezerwacja odbywa się chronologicznie, według kolejności składania zamówień.
  • Pracownik. Program może przechowywać wraz z dokumentem informację o osobie jego wystawcy. Nazwisko wybiera się z kartoteki pracowników (kartoteka pracowników jest wspólna dla wszystkich aplikacji WAPRO ERP). Jeżeli w kartotece pracowników powiązano nazwiska pracowników z konkretnymi użytkownikami systemu WAPRO Mag, to program automatycznie wypełni tę rubrykę, kierując się tym, kto jest aktualnie zalogowany do WAPRO Mag (użytkownik aktywny). Cechowanie dokumentów nazwiskiem wystawcy wykorzystuje się m.in. w niektórych raportach, np. Obroty pracowników.
  • Uwagi. Pole umożliwia wpisanie krótkich uwag dotyczących zamówienia. Aby tekst został umieszczony na wydruku należy włączyć opcję Drukuj uwagi w oknie konfigurowania wariantu wydruku.
  • Nr rachunku bankowego wystawcy. Można wskazać rachunek bankowy, który może przydać się w przypadku generowania faktury ProForma z zamówienia.
  • Uwagi. Dodtkowe informacje do zamówienia.
  • Adres dostawy. Możliwość wskazania adresu dostawy, na jaki będzie realizowane zamówienie jeśli jest on inny niż dane adresowe kontrahenta.
  • Rabat/Narzut. Pozwala przypisać do wszystkich pozycji rabat lub narzut.
  • Waluta–Kurs–Z dnia. Pola uaktywniają się, gdy w nagłówku zamówienia włączona jest opcja Zamówienia walutowe. Umożliwia to wybranie waluty, w której składane jest zamówienie (pole dostępne tylko w wariancie Prestiż WAPRO Mag).
  • Osoba zamawiająca. Pozwala przypisać kontakt kontrahenta jako osobę składającą zamówienie, dzięki temu zachowana jest informacja kto złożył zamówienie w imieniu kontrahenta.
  • Kod kreskowy. umożliwia na wygenerowanie oraz wydrukowanie unikalnego kodu kreskowego. Po kodzie kreskowym można łatwo odnaleźć dokument w systemie poprzez zeskanowanie go z dokumentu. Ustawienia dotyczące generowania kodu dostępne są w administracji firmy w sekcji zamówień.

Zakładka Pozycje zamówienia

Pozycje zamówienia wybiera się z kartoteki artykułów. Przy każdej pozycji należy podać:

  • Ilość zamówiona.
  • Ilość do rezerwacji (tylko zamówienia od odbiorców).
  • Cena netto/Cena brutto.
  • Rabat/Narzut. Podana wartość dotyczy tylko wybranej pozycji asortymentowej, a nie dokumentu jako całości. Klawisz ekranowy [P], znajdujący się na prawo od pola, otwiera okno umożliwiające skalkulowanie wartości rabatu i narzutu wyrażonego procentowo, bądź kwotowo. Wpisanie dowolnej wartości spowoduje wyliczenie pozostałych.
  • Opis. W przeciwieństwie do tekstu uwag z zakładki Informacje nagłówkowe, który dotyczy zamówienia jako całości, tekst opisu służy do dołączania komentarza do poszczególnych pozycji asortymentowych. Naciśnięcie klawisza [Ctrl+O] otwiera okno, w którym można wpisać dowolny tekst. Drukowanie opisu wymaga włączenia opcji Drukuj opis pozycji w oknie konfigurowania wariantu wydruku.

Zakładka statusy zamówień

W statusach zamówień użytkownik może sterować statusem danego zamówienia. Statusy są niezależne od systemowych statusów dotyczących realizacji. W tym miejscu użytkownik np. przy współpracy ze sklepem internetowym WAPRO B2C/B2B może określać szczegółowe informacje o statusach, które prezentowane są klientowi w sklepie. Dodatkowo do każdej zmiany statusu można dopisać komentarz jak również przeanalizować historię zmian.

Użytkownik może także wykonać konfigurację statusów korzystając z menu Administrator > Statusy dokumentów > Statusy zamówień.

Zakładka informacje dodatkowe

Pozwala wprowadzić dodatkowy komentarz do zamówienia.

Adresy dostawy

Funkcja umożliwia użytkownikowi wprowadzenie innego adresu dostawy niż adres wynikający z danych kontrahenta. Dzięki temu można wprowadzić adres na jaki dany dokument wraz z towarem powinien zostać przesłany. W adresach dostawy użytkownik także określa formy dostawy np. typy przesyłek.

Filtry zamówień

W wersji 8.00.0 WAPRO Mag dodano nowe filtry na oknie zamówień. Filtry pozwalają bardzo szybko wyświetlić dokumenty, których termin realizacji przypada dzisiaj lub w termin realizacji w dniu dzisiejszym już został przekroczony.

W przypadku zamówień filtr bazuje na zawartości kolumny „Data realizacji” .