Rozbieżności pomiędzy podsumowaniem dok. magazynowych a podsumowaniem obrotu

Jesteś tutaj:
< Powrót

Rozbieżności pomiędzy podsumowaniem dok. magazynowych a podsumowaniem obrotu

Artykuł opisuje często zgłaszany przez użytkowników programu WAPRO Mag problem rozbieżności pomiędzy podsumowaniem dokumentów magazynowych a obliczoną wyceną magazynu na podstawie dokumentów magazynowych lub też niezgodność z podsumowaniami obrotów magazynowych.

W rzeczywistości nie ma żadnych rozbieżności. Należy tylko właściwie interpretować treść, którą prezentują wyżej wymienione dokumenty, ich zestawienia i rejestry. W żadnym przypadku nie wolno ich bezpośrednio porównywać, ponieważ tylko pozornie informują o tym samym.

Dokumentu magazynowe, zestawienia, rejestry:

  • „PZ” oraz „PZk” – są dokumentami służącymi w księgowości firmy do zarejestrowania przychodów do magazynu;
  • „WZ” oraz „WZk” – są dokumentami służącymi w księgowości firmy do rejestrowania rozchodów z magazynu;
    Jako dokumenty rejestrowane w księgowości, nie mogą być po zarejestrowaniu modyfikowane. Niezależnie od momentu, kiedy wykonamy jest raport czy podsumowanie. wyniki za takie same okresy muszą być identyczne (nawet, jeżeli w międzyczasie cen zakupu towarów uległy zmianie).

Zestawienia obrotów magazynowych, ich podsumowania, bieżąca wycena wartościowa magazynu są przeznaczone do bieżącej działalności działów zarządzania obsługą magazynów, sprzedazy firmy w związku z tym muszą zawierać zawsze aktualne informacje. Muszą na przykład uwzględniać aktualne wartości cen zakupu towarów, które są podstawą naliczania cen sprzedaży – od czego bezpośrednio zależy wynik na sprzedazy towarów handlowych firmy.

Problem („rozbieżności”) zaczyna pojawiać się w momencie, kiedy w programie zarejestrowane zostaną korekty faktur zakupu towarów o stosunkowo dużej płynności, a od momentu zarejestrowania pierwotnej faktury zakupu minęło na tyle dużo czasu, że wystawiono już dokumenty rozchodu tego towaru.

Zobrazuję to na prostym przykładzie. Dla uproszczenia pominiemy omawianie dokumentów handlowych a zajmiemy się tylko dokumentami magazynowymi i wartościami przychodu i rozchodu towarów:

  • Wartością przychodów towarów wyrażoną w cenie zakupu oraz;
  • Wartością rozchodów towarów wyrażoną w cenie zakupu towarów;

Załóżmy, że:

  • W styczniu:
    1. W dniu 02 stycznia przyjęto do magazynu 100 szt. towaru w cenie zakupu -> 100 zł.;
    2. Sprzedano łącznie 10 szt. towaru – cena zakupu rozchodowanego towaru -> 100 zł.;
  • Program oraz Księgowość zarejestrują zgodnie:
    1. Zwiększenie wartości magazynu na podstawie dokumentu PZ o 10 000 zł;
    2. Zmniejszenie wartości magazynu na podstawie wystawionych dokumentów WZ o 10 szt. x 100 zł = 1 000 zł;
  • W lutym
    1. Do 14 lutego sprzedano 5 szt. towaru – cena zakupu rozchodowanego towaru 100 zł.
    2. W dniu 15 lutego dokonano korekty cenowej zakupu 100 szt. towaru z dnia 02 stycznia. Nowa cena to 90 zł (zmniejszenie pierwotnej ceny o 10 zł); (Przyjmijmy dla uproszczenia, że wystawiony dokument „PZk” był pierwszym zarejestrowanym w systemie dokumentem w dniu 15 lutego);
    3. Od 15 lutego do końca miesiąca sprzedano kolejne 5 szt. towaru, ale obecnie cena zakupu rozchodowanego towaru wynosi 90 zł
  • Program oraz Księgowość zarejestrują zgodnie:
    1. Zmniejszenie przychodów zgodnie z „PZk” o 100 szt. x (-10 zł.) = – 1 000 zł.;
    2. Zmniejszenie wartości magazynu o wystawione w lutym dokumenty WZ (sprzedaż) to jest: (5 szt. x 100 zł.) + (5 szt. x 90 zł.) = 950 zł.

Program dodatkowo:

  1. Jednocześnie z wystawieniem dokumentu „PZk”, program uaktualni z dniem 15 lutego cenę zakupu korygowanego towaru w cennikach, uaktualni wartość rozchodowanego wcześniej towaru tak, aby zestawienia obrotów magazynowych, wycena magazynu i inne były oparte o aktualne dane. Wartość rozchodów towarów za okres 2 styczeń – 28 luty wyrażona w cenie zakupu towarów zostanie uaktualniona o:

15 szt. x (-10 zł)  = – 150 zł;

Po przeprowadzeniu w programie powyższych operacji, niezależnie od przeprowadzenia korekty wartości zakupionego towarów, w zestawieniach wystawionych dokumentów magazynowych, podsumowaniach dokumentów magazynowych uwzględnione zostaną wyłącznie pierwotne ceny.

Niektórzy użytkownicy programu sugerowali, aby dokonywać w takich przypadkach automatycznej korekty wyceny wcześniej wystawionych dokumentów „WZ”. Jednak proszę zauważyć, że w ten sposób księgowość firmy nie byłaby w stanie uzgodnić w inny sposób swoich zapisów z zapisami w programie WAPRO Mag niż ponowny wydruk wcześniejszych zestawień dokumentów WZ, ręczne zestawienie znalezionych różnic a na koniec zaksięgowaniu tych korekt nota księgową.

Wobec tego w zestawieniach wystawionych dokumentów magazynowych, podsumowaniach dokumentów magazynowych za okres 1 styczeń – 28 luty pojawią się wartości:

  • Wartość przychodów towaru -> 9 000 zł;
  • Wartość rozchodów towaru wyceniona w wartości zakupu -> 1 950 zł;

Natomiast w zestawieniach obrotów magazynowych towaru, w podsumowaniach obrotów magazynowych towaru na dzień 28 lutego uwzględnione będą już zmiany ceny zakupu towaru. W zestawieniach za okres 1 stycznia – 28 luty pojawią się następujące wartości:

  • Wartość przychodów towaru w okresie 1 styczeń – 28 luty – 9 000 zł;
  • Wartość rozchodów towaru w okresie 1 styczeń – 28 luty – 1 800 zł;

Różnica w rozchodach pomiędzy oboma rodzajami zestawień wyniesie -150 zł.
Jedyną możliwością, aby zlikwidować wyżej wymienioną różnicę jest po wystawieniu dokumentu korekty zakupu wystawienie odpowiednich dokumentów „WZk” do wcześniej wystawionych dokumentów „WZ” (w których znajduje się korygowany towar). Należy jednak pamiętać, że czasami może być konieczne wystawienie korekty kilkudziesięciu i więcej dokumentów WZ.

Problem rozwiązuje w programie zestawienie ilościowo – wartościowe, które w pozycjach dokumentów PZ po stronie Przychodów wykazuje zmniejszenie przychodów wynikające z dokumentu PZ czyli dla naszego przykładu – 1 000 zł a po stronie rozchodów wykazuje kwotę, o którą należy zmniejszyć (skorygować) dotychczasowe rozchody towaru. W naszym przykładzie byłaby to kwota – 150 zł. Wartość ta pozwala księgowości firmy zarejestrować stosowne korekty rozchodów towarów z magazynu.

Podsumowując powyższe rozważania należy podkreślić, że:

  1. Zestawienia dokumentów magazynowych prezentujących ceny i wartości zakupu towarów jak również ich podsumowania prezentują wyłącznie wartości pierwotnie, z momentu ich wystawienia. Zestawienia te i podsumowania mogą nie mieć nic wspólnego z aktualnymi cenami i wartościami zakupu obowiązującymi w firmie;
  2. Wartości dokumentów „WZ” korygować można tylko dokumentami „WZk”;
  3. Błędem jest bezpośrednie porównywanie zestawień, rejestrów i podsumowań dokumentów magazynowych z zestawieniami i podsumowaniami obrotów magazynowych, bez wystawienia odpowiednich dokumentów „WZk” po korektach zakupów lub uwzględnieniu stosownych poprawek. Zawierają one inne pod względem prezentowanej zawartości merytorycznej informacji;
  4. Błędem jest również próba obliczenia wyceny magazynu poprzez dodanie do poprzednio uzgodnionej wyceny wartości magazynu dokumentów „PZ”, odjęciu „PZk” i „WZ”. Obliczona w ten sposób aktualna wycena magazynu może być obarczona błędem.