e-Dokumenty

e-Dokumenty

Moduł e-Dokumenty to wspólny moduł dla aplikacji WAPRO ERP, pozwalający na zapisywanie dokumentów wersji elektronicznej takich jak dokumenty PDF, WORD, Excel czy też zdjęcia w bazie danych. Program pozwala zapisywać załączniki do konkretnych obiektów programu np. do:

  • kontrahenta
  • artykułu
  • dokumentu magazynowego
  • dokumentu handlowego
  • zlecenia produkcyjnego
  • zamówienia
  • firmy
  • zadania CrM
  • pracownika

Załączniki zapisywane są w bazie danych programu dzięki czemu wykonując kopię zapasową danych programu od razu zabezpieczane są także załączniki.

Dane zapisywane są w bazie danych serwera bazy danych SQL Server. Należy pamiętać, że powoduje to także wzrost rozmiaru bazy danych. Wersja serwera bazy danych dostarczana z programem SQL Server 2008 R2 posiada ograniczenie rozmiaru bazy danych do 10GB, SQL Server 2005 posiada ograniczenie do 4GB.

Aby uruchomić moduł e-dokumentów należy na danym ekranie wybrać opcję e-Dokumenty, moduł zostanie uruchomiony w kontekście wybranego rekordu oznacza to tyle, że jeśli użytkownik uruchomi moduł mając podświetlonego kontrahenta Jan Kowalski to załączniki podepną się właśnie pod tego kontrahenta. Jeśli zaznaczona zostanie faktura o nr Fv/00001/2014 to załączniki podpięte zostaną do tego dokumentu handlowego. Użytkownik może także wyświetlić załączniki z całej firmy poprzez uruchomienie opcji e-Dokumenty z poziomu menu Kartoteki.

Opcje modułu

Po uruchomieniu modułu użtytkownik może wybrać na wstążce następujące opcje:

Dodaj – pozwala dodać nowy załącznik

Odznacz wszystkie – odznacza zaznaczone załączniki

Zaznacz wszystkie – zaznacza załączniki

Zapisz zaznaczone – opcja pozwala zapisać ponownie załączniki na dysku

Usuń zaznaczone – opcja oznacza załączniki w bazie jako usunięte ale fizycznie ich nie kasuje

Trwale usuń zaznaczone – powoduje fizyczne usunięcie załączników z bazy (opcja nieodwracalna)

Odśwież wszystko – odświeża zawartość kartoteki

Odśwież rodzaj – odświeża bieżący rodzaj załączników

Domyślnie moduł ogranicza rozmiar dodawanych załączników do 20Mb, aby zmienić rozmiar należy wybrać System > Opcje > Maksymalny rozmiar dokumentu.

Podgląd załączników

Użytkownik może podglądać załączniki bezpośrednio w module, jeśli dodaje zdjęcia są one wyświetlane od razu w miniaturce w sekcji szczegóły a po kliknięciu w nazwę pliku uruchomione zostanie dodatkowe systemowej aplikacji do przeglądania zdjęć. Jeśli załącznik jest typu tekstowego np. dokument w notatniku system po wybraniu nazwy wyświetli okno modułu z zawartością tekstową.

 

Dane załącznika

Podczas dodawania załącznika system nadrzędny w tym przypadku WAPRO Mag przenosi dodatkowe informacje do załącznika takie jak:

Nazwa dokumentu (może tu trafić nazwa dokumentu lub nazwa kontrahenta, do którego załącznik został podpięty)

Sygnatura typu (sygnatura dokumentu, może być przydatna do grupowania załączników)

Nazwa firmy (nazwa firmy, w której dany załącznik został podpięty)

Opis (np. uwagi dokumentu, do którego załącznik został dodany)

 

Filtrowanie, sortowanie i grupowanie danych

Użytkownik może filtrować zawartość okna załączników, w tym celu wystarczy kliknąć na ikonę filtra (lejek po najechaniu na nagłówek kolumny np. Sygnatura typu) pojawi się lista, gdzie można wybrać zawartość do prezentacji danych. Dodatkowo klikając prawym przyciskiem myszy na nagłówku kolumn dostępna jest opcja Pokaż panel wyszukiwania który pozwala przeszukać listę po szukanej frazie. Do dyspozycji znajduje się także Filtrowanie zaawansowane dostępne jako zakładka na dole ekranu, w której użytkownik może wybrać interesujące go warunki jakie mają spełniać wyświetlane załączniki.

Dodatkowo użytkownik może sortować klikając po nagłówkach kolumn, wystarczy kliknąć w nagłówek aby lista została posortowana zgodnie z wybranym porządkiem.

Jeśli użytkownik ma podpięte dużo załączników można definiować grupowanie poprzez przeciągnięcie nagłówka kolumny do sekcji “Przeciągnij tutaj nagłówek kolumny, jeśli ona ma być podstawoą grupowania”.

 

Konfiguracja kolumn

Użytkownik może skonfigurować widoczność kolumn w module e-Dokumentów poprzez wybranie prawego przycisku myszy na nagłówkach kolumn i wybraniu opcji Wybór kolumn. Użytkownik może zdecydować jakie kolumny mają być widoczne a jakie nie. Przytrzymując lewy przycisk myszy na nagłówku kolumny można zmienić jej położenie na liście.

 

Przenoszenie załączników pomiędzy programami na wspólnej bazie

Jeśli użytkownik posiada na jednej bazie danych struktury programu WAPRO Mag oraz WAPRO Fakir , załączniki mogą być widoczne np. na poziomie dokumentu zarówno w WAPRO Mag jak i w WAPRO Fakir. System przenosi podpięte załączniki pod dokumenty WAPRO Maga automatycznie podczas opcji dekretacji i importu dokumentów z programu handlowego do finansowo księgowego.

 

Kasowanie załączników

Użytkownik może zdecydować czy podczas kasowania obiektu nadrzędnego (asortymentu, kontrahenta, dokumentu itp.) w programie magazynowym powiązane do niego załączniki mają zostać także skasowane (trwale) czy też mają zostać przeniesione do poziomu firmy. Jeśli zostaną przeniesione po skasowaniu użytkownik nadal ma dostęp do załącznika wybierając opcję e-Dokumenty z menu Kartoteki. Parametr konfigurowalny jest dla użytkownika w menu Administrator > Konfiguracja użytkownika > archiwum e-Dokumentów > Usuwanie załączników po skasowaniu obiektu

Program umożliwia automatyczne zapisywanie dokumentu po wydruku w formacie PDF. W tym celu na oknie wydruku należy włączyć opcję w konfiguracji firmy (Administrator > Konfiguracja firmy > Dokumenty handlowe > Zapisz obraz faktury). Obraz może być zapisany po wysłaniu, wydrukowaniu itp.

Automatyczne tworzenie obrazu faktury

Funkcja pozwala tworzyć automatyczne archiwum zapisywanych dokumentów. Użytkownik może określić w menu Administrator > Konfiguracja Firmy > Dokumenty handlowe > Zapisz obraz dokumentu przy jakich zdarzeniach taki obraz powinien być tworzony.

Do dyspozycji są 4 opcje:

  • Brak zapisu – domyślna
  • Po zatwierdzeniu – zapisze dokument po zatwierdzeniu w systemie
  • Po wydruku lub wysłaniu mailem – zapisze dokument po wydrukowaniu na drukarce/do pliku lub po wysyłce mailem
  • Po zablokowaniu – po zablokowaniu dokument (z operacji lub zgodnie z ustawieniem w konfiguracji firmy)

Jeśli użytkownik ma zapisany już obraz faktury, a wykona ponownie np. wydruk dokumentu system poinformuje go o tym, że istnieje obraz i zapyta czy dodać kolejny czy nie.
Utworzone załączniki można obejrzeć w module e-Dokumenty po wybraniu przycisku e-Dokumenty lub za pomocą skrótu Ctrl+E. Należy pamiętać, że dokumenty wyświetlane są kontekstowo (oznacza to, że lista załączników prezentowana jest dla podświetlonego wiersza przed uruchomieniem załącznika).

Opcja pozwala na automatyczną archiwizację dokumentów w postaci pliku. W przyszłości pojawi się możliwość podpisania cyfrowo takiego załącznika wraz z możliwością wysyłki mailem.

Formy dostawy

Formy dostaw

Formy dostaw to słownik dostaw jakie użytkownik będzie miał do wyboru podczas uzupełniania Adresu dostawy w definicji kontrahenta lub wybierając adres dostawy kontrahenta na dokument. Użytkownik może w tym miejscu wprowadzić różne formy np.

Nazwa: Kurier DHL

Typ: DHL

Nazwa: Kurier UPS

Typ: UPS

Nazwa: Poczta Polska

Typ: PP

Dzięki takiemu słownikowi można szybko definiować rodzaje dostaw.

Opcja [Dodaj] służy do wprowadzania nowych form, opcja [Popraw] pozwala je edytować, [Usuń] kasuje formę a [Wybierz] jest aktywna tylko podczas wybierania formy na dokument.

Aby wskazać domyślną formę dostawy należy wybrać edycję danego kontrahenta i sekcji Adresów na zakładce Dostawy można wybrać odpowiednią formę dla danego kontrahenta. Podobnego wyboru można dokonać podczas wystawiania dokumentu np. WZ lub Zamówienia w opcji Adresy dostawy.

Formy płatności

Formy płatności

Funkcja Kartoteki | Kartoteki finansowe | Formy płatności pełni rolę słownika przechowującego nazwy sposobów regulowania zobowiązań i należności (np. gotówka, przelew, czek), oraz domyślne terminy płatności — niezależne dla należności i dla zobowiązań.. Nazwy te są proponowane przez program w czasie wypełniania dokumentów handlowych i finansowych. Większość wykorzystywanych w praktyce form płatności jest już uwzględniona przez twórców programu — są to nazwy systemowe i nie można ich zmieniać ani usuwać. W razie konieczności użytkownik może jednak dopisać własną nazwę. Usunięcie takiego zapisu w przyszłości będzie możliwe, o ile nie została wcześniej użyta w żadnym dokumencie. Dostęp do tej kartoteki można uzyskać z dowolnego miejsca w programie, gdzie wykorzystywanae jest pole „Forma płatności” (np. przy wystawianiu faktury).

W wersji 8.00.0 pojawiła się funkcjonalność pozwalająca określić jakie formy płatności wprowadzone przez użytkownika mają być wliczane do limitu kupieckiego oraz jakie mają generować automatyczne rozliczenie. Pozwala to użytkownikowi wpływać na automatyczne procesy jakie realizuje system podczas zatwierdzania dokumentów. Dzięki temu użytkownik będzie mógł samodzielnie określić z jakich form płatności ma być wyliczany limit kupiecki oraz z jakich form płatności powinno powstać automatycznie rozliczenie w dokumentach finansowych.

Formy płatności dostępne są w menu Kartoteki > Formy płatności na liście użytkownik widzi formy użytkownika oraz formy systemowe.

Po wybraniu przycisku Popraw lub F2 użytkownik może wybrać dodatkowe atrybuty dla formy:

Generuj automatyczne rozliczenie (KP/KW) – podczas ustawienia, że system ma automatycznie rozliczać dokumenty gotówkowe 0 dni, system wygeneruje dokument KP lub KW w dokumentach finansowych
Wliczaj do limitu kupieckiego – pozwala uwzględnić zobowiązania w innych formach podczas obliczania limitu kupieckiego
Zobrazowano to na poniższym obrazie

 

Tabela odsetek

Tabela odsetek

Przy okazji prowadzenia rozliczeń z odbiorcami czasem zmuszeni jesteśmy do naliczania karnych odsetek za nieuregulowane w terminie płatności. W WAPRO Mag użytkownik może zadeklarować kilka sposobów naliczenia odsetek. Zapamiętany wariant można przypisać odbiorcy (z możliwością korekty lub odstąpienia od naliczania odsetek już w momencie rozliczenia).

Po uruchomieniu funkcji Kartoteki | Kartoteki finansowe | Tabele odsetek wyświetlane jest zestawienie wariantów naliczania kar. Każdy wariant zapisany jest pod własną nazwą, np. odsetki Ustawowe, Dla Znajomych, Dla Szczególnie Opornych. Obsługa tej tabeli odbywa się w zwykły sposób.

Dla każdej tabeli odsetek należy zdefiniować:

  • Nazwę tabeli. W kartotece kontrahentów można przypisać każdemu kontrahentowi wybrany wariant tabeli odsetek.
  • Od dnia. Należy podać datę, od której odsetki mają obowiązywać.
  • Wartość odsetek, wyrażona w procentach. Można podać wartość w stosunku rocznym, lub na każdy dzień zwłoki.
  • Za okres. Decyduje jakiego okresu dotyczy wartość odsetek. Wpisujemy liczbę 365 (odsetki liczone na rok), bądź 1 (odsetki na jeden dzień zwłoki).
  • Ustawowe. Jeśli dany wariant to odsetki ustawowe, to należy zaznaczyć pole w dolnej części formatki danych.
  • Opis. Pole na notatki, do dowolnego wykorzystania przez użytkownika.

Nazwy i kursy walut

Nazwy i kursy walut

Kartoteka dostępna jest w menu Kartoteki | Kartoteki finansowe | Waluty, i przechowuje nazwy walut obcych, wykorzystywane w WAPRO Mag do przeliczeń i aktualizacji cen towarów importowanych. Udostępnia również tabelę notowań.

W części definiującej nazwę waluty należy podać następujące dane:

  • Symbol i nazwa waluty. Zaleca się stosowanie międzynarodowych, trzyliterowych oznaczeń kodowych (zob. dalej).
  • Symbol i nazwa kraju. Obie wartości przechowywane są w kartotece pomocniczej, której uzupełnianie odbywa się w zwykły sposób. Również zaleca się stosowanie międzynarodowych oznaczeń kodowych (np. PL — Rzeczpospolita Polska).
  • Mnożnik. Pole przydatne w przypadku walut (np. włoskiego lira), dla których kurs jest podawany dla wielokrotności jednostki 1000 ITL.

A oto wykaz międzynarodowych symboli najczęściej używanych walut:

Symbol Waluta Symbol Waluta
AUD dolar australijski EUR euro
CAD dolar kanadyjski JPY jen japoński
CHF frank szwajcarski GBP funt brytyjski
DKK korona duńska NOK korona norweska
ECU waluta EWG USD dolar amerykański
SEK korona szwedzka PLN złoty polski

Notowania walut są wykorzystywane w WAPRO Mag do przeliczeń i aktualizacji cen towarów importowanych. Po wybraniu funkcji Kursy bazowe — [Ctrl+B] użytkownik ma dostęp do notowań aktualnych, lub z dowolnego dnia w przeszłości i według nich może dokonywać przeliczeń. Włączenie opcji Przelicz ceny sprzedaży po aktualnych kursach, znajdującej się w dolnej części okna notowań bazowych, spowoduje aktualizację tych cen sprzedaży, które wyrażone są w walutach, lub zależą od walutowej ceny zakupu. Obsługa dokumentów zagranicznych w walucie obcej dostępna jest w wariancie Prestiż lub Prestiż PLUS WAPRO Mag, podstawowa obsługa walut i dokumentów krajowych wyrażonych w walucie włącznie z funkcją importów kursów walut z NBP lub ECB dostępna jest od wariantu START.

Użytkownik również może skonfigurować program tak aby podczas uruchamiania program proponował uzupełnianie kursów walut, w tym celu należy wybrać w menu Administrator | Konfiguracja firmy | Walutowość | Wypełniaj waluty przy starcie systemu ustawić na TAK.

Import kursów walut z Narodowego Banku Polskiego

Program umożliwia import kursów walut z NBP. Kursy w NBP publikowane są w dni robocze o godzinie 12.00. System podczas uruchomienia funkcji Pobierz z NBP zawsze pobiera ostatni kurs jaki został opublikowany przez NBP. Jeśli nie minęła godzina 12 bieżącego dnia roboczego kurs będzie pobrany z ostatniego poprzedzającego dnia roboczego. Podczas pobierania danych pobierana jest zawartość Tabeli A kursów średnich, do programu jednak importowane są tylko kursy dla tych walut, które użytkownik ma dodane w programie. Jeśli w przyszłości użytkownik doda kolejne waluty, które publikowane są w tabeli kursów średnich to system automatycznie pobierze kursy dla tych walut.

Domyślna waluta bazowa w programie to PLN, w PLN wyrażone są także kursy walut publikowane w Narodowym Banku Polskim, w związku z tym podczas importu nie następują żadne przeliczenia i użytkownik otrzyma kursy walut wyrażone w stosunku do PLN.

Kursy prezentowane w NBP posiadają w niektórych przypadkach mnożnik np. x 100 dla walut, które mają niską wartość nominalną w stosunku do PLN. W przypadku kursów prezentowanych w ECB, tabela kursów wyrażona jest w EUR oraz wszystkie kursy wyrażone są za 1 jednostkę danej waluty. W momencie importu kursów do systemu następuje pomnożenie kursu razy mnożnik. Dla przykładu jeśli kurs dla 1 HUF w ECB wyrażony jest jako 297.65 to podczas importu jeśli użytkownik ma podany mnożnik 100 nastąpi pomnożenie tego kursu x 100.

Podczas importu kursów sprawdzona jest waluta bazowa. Jeśli waluta bazowa wyrażona jest w EUR tabela kursów walut pobrana jest 1 do 1 bez przeliczeń (za wyjątkiem mnożnika), jeśli waluta bazowa wyrażona jest w innej walucie niż EUR np. PLN w pierwszej kolejności wyliczony jest kurs EUR do tej waluty i dopiero wyliczone są kursy w stosunku do waluty bazowej.

Import kursów walut z NBP odbywa się za pomocą opcji Pobierz z NBP.

 

Import kursów walut z Europejskiego Centralnego Banku (ECB)

System umożliwia import kursów walut z ECB. Tabela kursów wyrażona jest w EUR i podawana jest za 1 jednostkę każdej waluty w stosunku do EUR. Zwyczajowo kursy prezentowane są o godzinie 15.00. WAPRO Mag prowadzi jedną ewidencję kursów bez rozbicia na bank źródłowy, oznacza to, że jeśli użytkownik zaimportuje najnowsze kursy z NBP po 12 dnia roboczego, to podczas importu kursów z ECB otrzyma komunikat, że tabela z tego dnia jest uzupełniona i jedyna możliwość to skasowanie kursów z tego dnia lub modyfikacja ręczna.

Pobieranie kursów z ECB odbywa się za pomocą opcji Pobierz z ECB.

Banki

Banki

Kartoteka przechowuje informacje o bankach, w których ma otwarte rachunki nasza firma lub nasi kontrahenci.

Funkcja dostępna jest w menu Kartoteki | Kartoteki finansowe | Banki.

Należy wypełnić następujące pola:

  • Nazwa banku.
  • Numer banku.
  • Adres banku. Należy wpisać: kod pocztowy, miejscowość, ulicę i numer lokalu.
  • Kontakt. Kartoteka przechowuje informacje o telefonie i numerze faksu, adresie e–mailowym, oraz adresie internetowym.

Wygląd okna kartoteki, dostępne funkcje pomocnicze (np. sortowania, filtrowania) oraz podstawowe czynności wykonalne w kartotece (tj. dodanie nowej pozycji, przeglądanie danych, poprawianie lub usuwanie istniejących danych z kartoteki) są standardowe. Dokładniejszy opis zamieszczono w rozdziale „Obsługa programu”.

W niektórych przypadkach poprawianie i kasowanie istniejących danych w kartotece jest możliwe, o ile w programie nie było jeszcze żadnych operacji (np. nie wystawiono żadnego dokumentu) z wykorzystaniem tej pozycji. W razie potrzeby program wygeneruje odpowiednie ostrzeżenie.

Domyślnie program posiada uzupełnioną listę banków, istnieje również możliwość określenia w Administrator | Konfiguracja firmy | rachunki bankowe, wskazania ścieżki do pliku z bazą banków pobranej ze strony KIR w celu aktualizacji listy banków.

Kasy

Kasy

Kartoteka przechowuje nazwy (identyfikatory) kas w firmie. W WAPRO Mag przyjęto bowiem zasadę, że każda operacja finansowa realizowana za pośrednictwem kasy musi być przypisana do jednej z kas. Nazwy kas oraz ich symbole (skróty) tworzy użytkownik, np. Kasa Główna — KG. Każdy użytkownik generujący (bezpośrednio lub pośrednio) dokumenty kasowe musi mieć przydzieloną kasę, w której będą one rejestrowane.

Funkcja dostępna jest w menu Kartoteki | Kartoteki finansowe | Kasy.

Wygląd okna kartoteki, dostępne funkcje pomocnicze (np. sortowania, filtrowania) oraz podstawowe czynności wykonalne w kartotece (tj. dodanie nowej pozycji, przeglądanie danych, poprawianie lub usuwanie istniejących danych z kartoteki) są standardowe. Dokładniejszy opis zamieszczono w rozdziale „Obsługa programu”.

W niektórych przypadkach poprawianie i kasowanie istniejących danych w kartotece jest możliwe, o ile w programie nie było jeszcze żadnych operacji (np. nie wystawiono żadnego dokumentu) z wykorzystaniem tej pozycji. W razie potrzeby program wygeneruje odpowiednie ostrzeżenie.

Kartoteka urzędów

Kartoteka urzędów

Kartoteka przechowuje informacje adresowe i dane o kontach bankowych urzędów skarbowych i oddziałów Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, z którymi prowadzimy korespondencję w sprawach podatkowych i ubezpieczeniowych.

Funkcja dostępna jest w menu Kartoteki | Urzędy.

Wygląd okna kartoteki, dostępne funkcje pomocnicze (np. sortowania, filtrowania) oraz podstawowe czynności wykonalne w kartotece (tj. dodanie nowej pozycji, przeglądanie danych, poprawianie lub usuwanie istniejących danych z kartoteki) są standardowe. Dokładniejszy opis zamieszczono w rozdziale „Obsługa programu”.

W niektórych przypadkach poprawianie i kasowanie istniejących danych w kartotece jest możliwe, o ile w programie nie było jeszcze żadnych operacji (np. nie wystawiono żadnego dokumentu) z wykorzystaniem tej pozycji. W razie potrzeby program wygeneruje odpowiednie ostrzeżenie.

Podręczne menu kontekstowe

Podobnie jak w większości rejestrów i kartotek WAPRO Mag, w kartotece urzędów dostępne jest:

  • Podręczne menu kontekstowe, uruchamiane przez kliknięcie prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu na obszarze listy. Menu zawiera podstawowe operacje edycyjne — dodawanie, poprawianie i usuwanie wpisu w kartotece.

Kartoteka pracowników

Kartoteka pracowników

Funkcja dostępna jest w menu Kartoteki | Pracownicy. Kartoteka jest wspólna dla wszystkich aplikacji WAPRO ERP i przechowuje informacje o pracownikach naszej firmy, na które składają się dane osobowe (imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia itd.), dane adresowe, oraz dane o rachunkach bankowych posiadanych przez pracownika. Dane te mogą być wykorzystane m. in. przy prowadzeniu rozliczeń z pracownikiem, czy też do korespondencji z urzędem skarbowym i ZUSem.

Ponieważ w programie wprowadzono możliwość powiązania dokumentu z nazwiskiem osoby wystawiającej (co ma znaczenie m.in. w niektórych raportach, np. Obroty pracowników), kartoteka pracowników przechowuje także dane potrzebne do cechowania dokumentów. Funkcja ta dotyczy dokumentów magazynowych, handlowych, finansowych, oraz zamówień.

Jako że znaczenie większości pól nie nasuwa wątpliwości, opisane zostaną tylko wybrane:

  • Numer ewidencyjny. Identyfikuje pracownika w firmie, może być wykorzystany do współpracy WAPRO Mag z systemem finansowoksięgowym, lub kadrowopłacowym.Kolejne dwa pola wykorzystywane są do powiązania dokumentów z nazwiskiem osoby wystawiającej.
  • Pracownik jest użytkownikiem systemu. Zaznaczenie tej opcji powoduje, że dostępne będzie kolejne pole:
  • Nazwa użytkownika. Jak już wspomniano, dane o pracownikach przechowywane są we wspólnej bazie danych wszystkich aplikacji WAPRO ERP. Natomiast każda aplikacja, w tym i WAPRO Mag, posiada własną, niezależną kartotekę użytkowników programu (w WAPRO Mag listę użytkowników definiuje się za pomocą funkcji Administrator | Uprawnienia użytkowników). Niniejsze pole służy do skojarzenia osoby pracownika z użytkownikiem aplikacji. W tym celu z rozwijanej listy należy wybrać nazwę (identyfikator) użytkownika systemu WAPRO Mag. W czasie wystawiania dokumentów program sprawdza, który użytkownik jest aktualnie zalogowany do programu i na tej podstawie oznacza dokument nazwiskiem pracownika. Należy podkreślić, że przypisanie to nie jest sztywne i w formatce dokumentu można zmienić domyślnie proponowanego pracownika.Wygląd okna kartoteki, dostępne funkcje pomocnicze (np. sortowania, filtrowania) oraz podstawowe czynności wykonalne w kartotece (tj. dodanie nowej pozycji, przeglądanie danych, poprawianie lub usuwanie istniejących danych z kartoteki) są standardowe. Dokładniejszy opis zamieszczono w rozdziale „Obsługa programu”.

    Funkcja Eksport do Excela, dostępna poprzez podręczne menu kontekstowe, wywoływane prawym klawiszem myszy, umożliwia zapisywanie treści kartoteki pracowników w pliku tekstowym akceptowanym m.in. przez arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel. Więcej informacji na temat działania modułu eksportu danych można znaleźć w rozdziale „Obsługa programu. Eksport zawartości kartoteki / rejestru do Excela”.

    W niektórych przypadkach poprawianie i kasowanie istniejących danych w kartotece jest możliwe, o ile w programie nie było jeszcze żadnych operacji (np. nie wystawiono żadnego dokumentu) z wykorzystaniem tej pozycji. W razie potrzeby program wygeneruje odpowiednie ostrzeżenie.

Podręczne menu kontekstowe

Podobnie jak w większości rejestrów i kartotek WAPRO Mag, w kartotece pracowników dostępne jest:

  • Podręczne menu kontekstowe, uruchamiane przez kliknięcie prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu na obszarze listy. Poza standardowym zestawem poleceń (zob. opis w rozdziale „Obsługa programu. Kartoteki i rejestry. Podręczne menu kontekstowe i Okno operacji dodatkowych”) można stąd uruchomić funkcje:
    • Powielania pozycji w rejestrze. Funkcja działa analogicznie, jak powielanie pozycji w kartotece asortymentów.

Rachunki wirtualne kontrahentów

Rachunki wirtualne kontrahentów

Tworzenie schematów wirtualnych

WAPRO Mag pozwala użytkownikowi definiować rachunki wirtualne dla kontrahentów. Funkcja jest przydatna kiedy dla każdego kontrahenta chcemy przypisać indywidualny rachunek bankowy posiadając jeden numer konta bankowego.

Aby stworzyć rachunek wirtualny należy najpierw uzupełnić rachunek firmowy oraz na jego podstawie stworzyć schemat wirtualny, który posłuży do generowania rachunków wirtualnych dla kontrahentów.

Istnieje możliwość utworzenia wielu schematów, na podstawie różnych rachunków bankowych firmy.

Aby utworzyć schemat należy wybrać z menu Kartoteki | Powiązane z kontrahentem | Schematy rachunków wirtualnych. Na liście schematów opcją DODAJ tworzymy nowy schemat.

Użytkownik powinien podać nazwę schematu oraz wskazać rachunek bankowy powiązany ze schematem. Automatycznie na tej podstawie uzupełniony zostanie Numer banku, następnie należy wskazać człon stały danego schematu. Do programu została przygotowana procedura składowana SQL, która generuje człon zmienny rachunku. Zaawansowani użytkownicy znający SQL mogą z poziomu SQL Server utworzyć własną procedurę generującą człon zmienny. Po określeniu kolejności oraz czy schemat jest domyślny należy zapisać schemat.

Generowanie rachunków wirtualnych

Jeśli utworzono schemat wirtualny można przejść do procedury generowania rachunku dla kontrahenta. W tym celu należy wybrać w menu Kartoteki | Powiązane z kontrahentami | Rachunki wirtualne.

Użytkownik w drzewie po prawej stronie dostępny ma filtr schematów, na jego podstawie widać którzy kontrahenci korzystają z danego schematu.

Poprzez opcję dodaj operator wybiera schemat oraz dla jakich kontrahentów ma być generowany rachunek.

Można wykonać zaznaczenie wielu kontrahentów i wykonać operację grupowego generowania rachunków.

Po wygenerowaniu rachunków, program podczas wystawiania dokumentu będzie dokonywał analizy czy rachunek wybrany na dokumencie jest związany ze schematem, jeśli tak to czy kontrahent posiada wygenerowany rachunek wirtualny w przypadku posiadania rachunku wirtualnego drukowany on będzie na dokumencie, jeśli system nie nie wykryje rachunku wirtualnego wydrukuje podstawowy rachunek wybrany do dokumentu.